- Meerwerk dat mondeling blijft, wordt bij de eindafrekening zelden betaald
- Vastleggen moet op locatie gebeuren en mag hooguit een minuut kosten
- Een foto met tijdstip en akkoord is in de praktijk voldoende onderbouwing
Een monteur staat bij de klant, die vraagt er iets bij, de monteur doet het en meldt het aan het eind van de dag. Bij de eindafrekening ontstaat discussie, en meestal wint de klant, omdat u niets kunt laten zien. Dat patroon kost installatiebedrijven jaarlijks een paar procent marge zonder dat het ergens als verlies wordt geboekt.
Waarom het niet aan de monteur ligt
De monteur weet precies wat hij heeft gedaan. Het probleem zit in de overdracht: die kennis moet van de bus naar kantoor, en onderweg raakt de onderbouwing kwijt. Wie dat wil oplossen met een formulier dat later moet worden ingevuld, verplaatst het probleem alleen maar. De vastlegging moet plaatsvinden op het moment dat de afspraak wordt gemaakt.
Wat er minimaal vast moet liggen
- Een korte omschrijving van wat er extra is gevraagd, in gewone taal.
- Een of twee beelden van de situatie, met tijdstip en locatie erbij.
- De naam van degene op locatie die akkoord heeft gegeven.
- Een koppeling naar het project of de opdracht waar het bij hoort.
Hoe u het onder een minuut houdt
De knop moet op de werkbon staan die de monteur toch al open heeft, met de opdrachtgegevens vooringevuld. Omschrijving in een veld, camera erbij, handtekening op het scherm, klaar. Alles wat het systeem al weet, wordt niet opnieuw gevraagd. Werkt de verbinding niet, dan blijft de invoer op het toestel staan en gaat hij later vanzelf mee.
Wat er daarna verandert
Het meerwerk hangt aan het project en verschijnt automatisch op de eindafrekening, met de onderbouwing eronder. Het gesprek met de opdrachtgever gaat dan over de inhoud in plaats van over de vraag of het is afgesproken. Bedrijven die dit invoeren, zien niet zozeer meer meerwerk ontstaan als wel meer meerwerk daadwerkelijk betaald worden.
