- Reken met het aantal bonnen per week, niet met een gevoel
- De winst zit in overtypen, in doorlooptijd naar de factuur en in vergeten materiaal
- Een werkbon met koppeling naar de boekhouding start rond de 12.500 euro
De vraag wat een digitale werkbon kost, is minder interessant dan de vraag wanneer hij zich terugverdient. Dat tweede is te berekenen, en die berekening is bij de meeste installatie- en servicebedrijven verrassend eenduidig.
De drie posten die meetellen
- Overtypen op kantoor: reken per bon op drie tot vijf minuten inclusief navragen.
- Doorlooptijd naar de factuur: elke dag eerder factureren is een dag eerder geld binnen.
- Materiaal en meerwerk dat niet wordt doorbelast: in de praktijk een paar procent van de omzet.
Een rekenvoorbeeld
Neem honderd bonnen per week en vier minuten per bon. Dat is ruim zes uur per week, ofwel bijna driehonderd uur per jaar. Tegen een belast tarief van veertig euro komt u op ruim elfduizend euro alleen aan overtypen. Daar komt bij dat de facturatie doorgaans een week tot negen dagen vervroegt, wat op jaarbasis in werkkapitaal aanzienlijk scheelt.
De post die het vaakst wordt vergeten
Materiaal dat uit de bus is verwerkt maar niet is geregistreerd, komt nooit op de factuur. Dat lekt stil weg en valt pas op bij de voorraadtelling. Bij bedrijven die dit voor het eerst meten, blijkt het regelmatig om meer geld te gaan dan de hele bouwkosten van de werkbon, alleen al in het eerste jaar.
Wat het bouwen kost
Een digitale werkbon met de opdrachtgegevens vooringevuld, materiaal via een zoekveld of scan, uren met een start- en stopknop, handtekening op het scherm en een koppeling naar uw boekhouding, start rond de twaalfduizend vijfhonderd euro en wordt werkend opgeleverd. Bij de aantallen uit het voorbeeld ligt de terugverdientijd doorgaans onder het jaar.
Waar het misgaat
De enige echte faalfactor is een bon die trager is dan het papieren formulier. Werkt de invoer niet zonder bereik, of moet de monteur gegevens invullen die het systeem al weet, dan wordt hij omzeild en komt u slechter uit dan voorheen. Het ontwerp van dat scherm bepaalt of het traject slaagt.
