Bezichtigingen plannen per telefoon
Elke aanvraag betekent heen en weer bellen en mailen om een moment te vinden. Een afzegging of verplaatsing begint het rondje opnieuw.
AxiOps voor vastgoed en makelaardij
Software voor vastgoed en makelaardij
Een makelaar verdient zijn geld aan tafel en in de woning, niet achter het scherm. Wij bouwen systemen die het dossier, de afspraken en het beheer bijhouden, zodat de tijd naar klanten en objecten gaat.
De situatie
Het object staat centraal, de gegevens staan verspreid
Software voor vastgoed en makelaardij is een systeem met het object als kern, waarin dossier, bezichtigingen, biedingen, huurcontracten en onderhoud aan elkaar vastzitten in plaats van in losse pakketten en mailboxen te leven. Een makelaarskantoor werkt met een pakket voor de woningpresentatie en daarnaast met agenda's, mail, spreadsheets en een map per dossier. Een vastgoedbeheerder heeft een beheerpakket en daarnaast een lijst met onderhoudsmeldingen, een lijst met contracten die aflopen en een telefoon die de hele dag gaat.
Het werk zelf is persoonlijk: bezichtigingen, onderhandelingen, overleg met eigenaren en huurders. Wat eromheen gebeurt is voor een groot deel herhaling. Een bezichtiging inplannen, een bieding vastleggen, een koper op de hoogte houden van de voorwaarden, een onderhoudsmelding doorzetten naar een aannemer en de afhandeling terugmelden. Elke stap is klein, maar bij honderd lopende objecten gaat er een groot deel van de week naartoe.
In beheer komt daar de termijnbewaking bij. Huurverhogingen, indexaties, afrekeningen servicekosten, einddata van contracten en periodiek onderhoud hebben elk een eigen moment. Wie dat in een agenda of een lijst bijhoudt, merkt een gemiste termijn pas als het geld al is misgelopen.
Waar het meestal op vastloopt
De punten die wij bij makelaars en vastgoedbeheerders het vaakst tegenkomen.
Biedingen en voorwaarden in de mail
Wie wat heeft geboden, onder welk voorbehoud en wanneer, staat verspreid over mails en notities. Bij een vraag van de verkoper moet het worden teruggezocht.
Dossiers die per medewerker verschillen
Welke stukken compleet zijn en welke nog ontbreken, weet alleen wie het dossier behandelt. Bij vakantie of ziekte moet een collega het reconstrueren.
Onderhoudsmeldingen zonder status
Een huurder meldt een lekkage, de melding gaat door naar een aannemer en daarna is het stil. De huurder belt opnieuw en niemand weet direct wat de stand is.
Termijnen in een lijst of agenda
Huurverhogingen, indexaties, contracteinden en afrekeningen hangen aan vaste data. Een gemiste datum kost huur die niet meer te verhalen is.
Rapportage aan eigenaren met de hand
Elk kwartaal wordt een overzicht per eigenaar samengesteld uit meerdere bronnen. Dat kost dagen en de cijfers zijn al oud als ze verstuurd worden.
Wat wij voor vastgoed en makelaardij bouwen
Van een losse tool naast uw huidige pakket tot het systeem waar het hele kantoor op draait. Wij bouwen het op maat, of alleen het onderdeel waar uw pakket tekortschiet.
Een objectgericht CRM
Relaties, objecten, zoekprofielen en contactmomenten op een plek. Het systeem weet welke koper bij welk object past, wie er al heeft bezichtigd en wat er is afgesproken.
Bezichtigingen en biedingen
Kandidaten kiezen zelf een moment uit de vrijgegeven tijden en krijgen een bevestiging en een herinnering. Biedingen worden vastgelegd met bedrag, voorbehouden en tijdstip, zodat de verkoper een helder overzicht krijgt.
Een beheersysteem voor verhuur
Contracten, huurprijzen, indexaties, servicekosten en borgen per eenheid, met termijnen die zichzelf bewaken en tijdig melden.
Onderhoud en meldingen
Een huurder meldt een gebrek met foto, de melding gaat naar de juiste aannemer en de status is voor iedereen zichtbaar tot de afhandeling. Periodiek onderhoud plant zichzelf vooruit.
Portalen voor huurders, kopers en eigenaren
Huurders zien hun contract en meldingen, kopers de voortgang van hun aankoop en eigenaren de cijfers van hun portefeuille, zonder dat iemand hoeft te bellen.
Losse tools en koppelingen
Een dossierchecklist, een generator voor huurovereenkomsten of een koppeling tussen uw makelaarspakket en uw boekhouding is vaak de snelste winst.
Waar u mee begint
Woninggegevens ophalen en handmatige processen automatiseren, vanaf € 5.500
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 25.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Bezichtigingen zonder heen en weer bellen
- Situatie
- Een kantoor met veertig woningen in de verkoop plant elke bezichtiging per telefoon. Een binnendienstmedewerker is een groot deel van de dag bezig met afspraken maken, verzetten en bevestigen.
- Wat wij bouwen
- De makelaar geeft per object tijdvakken vrij. Kandidaten kiezen zelf een moment, ontvangen een bevestiging met de adresgegevens en een herinnering op de dag zelf. Een afzegging maakt het tijdvak direct weer vrij voor de volgende.
- Wat het verandert
- De binnendienst plant niet meer en handelt alleen nog de uitzonderingen af. De makelaar ziet per object wie er komt en wie er al is geweest.
Onderhoudsmeldingen met een vaste route
- Situatie
- Een beheerder van enkele honderden huurwoningen krijgt meldingen per telefoon, mail en app. Welke melding bij welke aannemer ligt en of die is afgehandeld, staat in een spreadsheet die niet altijd bij is.
- Wat wij bouwen
- Een meldformulier voor huurders met foto en omschrijving. Het systeem koppelt de melding aan de eenheid, stelt de aannemer voor die bij het soort gebrek hoort en houdt de status bij tot de aannemer de klus afmeldt. De huurder krijgt bij elke stap bericht.
- Wat het verandert
- Elke melding heeft een eigenaar en een status. De telefoontjes met de vraag hoe het ervoor staat nemen af, en per complex is te zien welk onderhoud terugkomt.
Termijnen die zichzelf bewaken
- Situatie
- Huurverhogingen, indexaties en einddata van contracten worden bijgehouden in een lijst. In een drukke periode wordt een verhoging te laat aangekondigd en schuift die een jaar door.
- Wat wij bouwen
- Elk contract krijgt zijn eigen termijnen met een aanlooptijd. Het systeem stelt de aankondiging tijdig op, legt vast wanneer die is verstuurd en meldt wat dreigt te verlopen.
- Wat het verandert
- Geen gemiste verhogingen of contracteinden meer. De huuropbrengst per jaar is voorspelbaar en elke aankondiging is met datum terug te vinden.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Het object als kern
Elk object heeft een eigen dossier met kenmerken, documenten, contactmomenten, bezichtigingen en biedingen. Wie het dossier opent, ziet in een keer waar het staat.
Afspraken die zichzelf regelen
Bezichtigingen, taxaties en opnames worden ingepland vanuit vrijgegeven tijden, met bevestiging en herinnering. Verzetten kan zonder telefoontje.
Dossiers met een checklist
Per soort transactie staat vast welke stukken nodig zijn. Het systeem laat zien wat ontbreekt en wie het moet aanleveren.
Huur en termijnen
Contracten, huurprijzen, indexaties en servicekosten per eenheid, met termijnbewaking die tijdig meldt en de aankondigingen voorbereidt.
Meldingen tot afhandeling
Van melding door de huurder tot afmelding door de aannemer loopt alles langs dezelfde route, met een status die voor alle partijen zichtbaar is.
Rapportage per eigenaar
Opbrengsten, kosten, leegstand en onderhoud per eigenaar of portefeuille, altijd actueel en zonder handmatig samenstellen.
- Bezichtigingen worden gepland zonder heen en weer bellen
- Elk dossier laat in een keer zien wat compleet is en wat ontbreekt
- Onderhoudsmeldingen hebben een eigenaar en een status tot de afhandeling
- Geen gemiste huurverhogingen, indexaties of contracteinden meer
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Makelaarssoftware en woningpresentatie die u al gebruikt
- Boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield, Snelstart en AFAS
- Digitale ondertekening voor koop- en huurovereenkomsten
- Agenda's van medewerkers voor bezichtigingen en opnames
- Betaalproviders en incasso voor huur en servicekosten
- Openbare adres- en objectgegevens
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Klantportalen
Geef klanten een beveiligde omgeving voor hun dossier, offertes, facturen en de voortgang van hun opdracht.
Procesautomatisering
Vervang terugkerend handwerk door workflows die zichzelf draaien, met logging, foutafhandeling en een terugverdienberekening vooraf.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Moeten wij ons makelaarspakket vervangen?
Meestal niet. Uw pakket voor woningpresentatie en publicatie blijft staan. Wij bouwen eromheen wat het pakket niet goed doet, zoals bezichtigingen, dossierbewaking of beheer, en koppelen waar het pakket dat toelaat.
Werkt dit voor zowel verkoop als verhuur en beheer?
Ja. Wij richten het systeem in op de activiteiten die u heeft. Een kantoor dat alleen verkoopt heeft geen beheermodule nodig, een beheerder geen biedingen. Beide kunnen later worden toegevoegd.
Kunnen huurders en kopers zelf zaken regelen?
Ja, via een portaal met uw naam en huisstijl. Huurders melden gebreken en zien hun contract, kopers volgen de voortgang van hun aankoop. Wat zij zien bepaalt u zelf.
Hoe zit het met de privacy van huurders en kopers?
Het systeem legt alleen vast wat nodig is, met toegangsrechten per rol en een logboek van wie welke gegevens heeft ingezien. Documenten zoals loonstroken en identiteitsbewijzen krijgen een bewaartermijn en worden daarna verwijderd. Wij zijn verwerker en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst.
Hoe lang duurt zo'n traject?
Een werkende eerste versie, bijvoorbeeld het bezichtigingssysteem of de meldingenroute, staat doorgaans binnen acht tot twaalf weken. Beheer, portalen en rapportage bouwen wij daarna in fases erbij.
Wat kost dit ongeveer?
U hoeft niet met het geheel te beginnen. Een eerste onderdeel, zoals het automatisch ophalen van woninggegevens en het automatiseren van handmatige processen, start vanaf vijfduizend vijfhonderd euro en wordt werkend opgeleverd. Bouwt u dat uit tot een systeem met beheer, portalen en rapportage, dan komt u uit tussen de vijfentwintigduizend en vijftigduizend euro. Na een intake krijgt u een vaste offerte met een afgebakende scope.
Kunnen wij gefaseerd overstappen?
Ja, en dat is de gebruikelijke gang van zaken. Wij zetten per proces over, terwijl de rest in uw huidige werkwijze doorloopt. Bestaande contracten en objecten nemen wij over uit uw huidige bestanden.
Wie kan het systeem later onderhouden?
Wij, met een serviceafspraak die past bij hoe kritisch het systeem is. Uw gegevens blijven van u en staan in uw eigen omgeving. De broncode en het intellectueel eigendom blijven bij ons; wilt u die overnemen, dan spreken wij dat apart af.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00