Kopiëren en plakken tussen schermen
Gegevens uit het ene pakket worden veld voor veld in het andere gezet, omdat de twee niet met elkaar praten.
Oplossingen van AxiOps
RPA: softwarerobots die het klikwerk tussen uw systemen overnemen
Sommige pakketten hebben geen koppeling, dus zit er iemand dagelijks te kopiëren en te plakken. Een softwarerobot doet dat werk via het scherm, net als die medewerker, maar sneller, zonder typefouten en ook buiten kantoortijd.
- Vanaf€ 2.500 per traject
- Doorlooptijd2 tot 6 weken
- KennismakingGratis, 30 minuten, met prijsindicatie
- Bel direct0413 410 369
De situatie
Wat RPA is, en wanneer u het nodig heeft
RPA staat voor robotic process automation: software die handelingen op een computer uitvoert zoals een mens dat doet. Inloggen, een scherm openen, gegevens overnemen, een knop indrukken, een rapport downloaden. De robot werkt in uw bestaande pakketten, dus u hoeft niets te vervangen.
RPA is de oplossing als een systeem geen koppeling of API heeft, of als de leverancier daar veel geld voor vraagt. Denk aan een oud branchepakket, een portaal van een leverancier of overheid, of een webapplicatie waar alleen een inlogscherm op zit.
Heeft een pakket wel een koppeling, dan bouwen wij die liever. Een robot die via het scherm werkt, moet worden bijgewerkt als de leverancier zijn schermen verandert. Een koppeling heeft daar geen last van. Daarom kiezen wij per stap de stabielste route, en vaak wordt het een combinatie van beide.
Waar het meestal op vastloopt
Het klikwerk dat wij het vaakst tegenkomen in pakketten zonder koppeling.
Inloggen op portalen
Iemand logt elke dag in bij een leverancier, vervoerder of overheidsportaal om een status te controleren of een document op te halen.
Rapporten downloaden en bewerken
Elke week wordt een export gedraaid, in Excel bewerkt en weer ergens anders ingelezen.
Oude pakketten zonder koppeling
Het systeem werkt goed, maar heeft geen API. Vervangen is duur, dus blijft het handwerk bestaan.
Werk dat op kantoortijd wacht
Een verwerking kan pas beginnen als iemand achter de computer zit, ook als het werk zich al om zes uur ’s ochtends aandient.
Fouten bij herhaling
Wie de vijftigste regel overneemt, is minder scherp dan bij de eerste. Een robot neemt de vijftigste even nauwkeurig over als de eerste.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Een robot is pas waardevol als hij betrouwbaar blijft draaien. Daarom bouwen wij elke robot met dezelfde zes onderdelen.
Koppeling waar het kan, scherm waar het moet
Per stap kiezen wij de stabielste route. Biedt een pakket een API, dan gebruiken wij die. Alleen waar dat niet kan, bedient de robot het scherm.
Geen licentie per robot
Wij bouwen de robots in eigen code. U betaalt geen jaarlijkse licentie per robot aan een RPA-leverancier.
Eerst meten, dan bouwen
Wij leggen vast hoeveel tijd het huidige klikwerk kost en rekenen de terugverdientijd door voordat er een robot wordt gebouwd.
Uitzonderingen naar een mens
Wat de robot niet zeker weet, zet hij klaar voor een medewerker in plaats van te gokken.
Volledig te volgen
Van elke handeling is terug te zien wat de robot deed, wanneer en met welke gegevens, met een noodstop per robot.
Bewaakt na livegang
Verandert een leverancier zijn scherm en stopt de robot, dan krijgt u en krijgen wij een melding. Wij passen de robot aan in plaats van dat het werk ongemerkt blijft liggen.
Wat het kost
Wat kost een softwarerobot?
€ 2.500 tot € 15.000 per traject
Doorlooptijd 2 tot 6 weken. Het verschil binnen die bandbreedte zit vrijwel altijd in het aantal koppelingen en gebruikersrollen. Na een intake krijgt u een vaste prijs op een afgebakende scope.
Nog te vroeg voor een heel traject? Begin met een procesanalyse van 1.500 euro: een dag meekijken op locatie en een rapport met wat het oplevert, in welke volgorde. Gaat u door, dan gaat dat bedrag van de opdracht af.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij hier vaker tegenkomen, met wat wij eraan bouwen en wat het verandert.
Orders uit een leveranciersportaal
- Situatie
- Een medewerker logt elke ochtend in bij het portaal van een grote afnemer, kopieert de nieuwe orders en voert ze in het eigen orderpakket in. Het portaal heeft geen koppeling.
- Wat wij bouwen
- Een robot logt vroeg in de ochtend in, haalt de nieuwe orders op en zet ze via de API van het orderpakket klaar. Orders met afwijkende artikelnummers gaan naar een controlescherm.
- Wat het verandert
- De orders staan klaar voordat het team begint. De medewerker beoordeelt alleen nog de afwijkingen.
Een oud pakket zonder API
- Situatie
- Een bedrijf werkt met een branchepakket zonder koppeling. Klantgegevens uit het CRM worden daarom met de hand in het pakket overgenomen.
- Wat wij bouwen
- Een robot leest nieuwe klanten uit het CRM via de API en vult ze in het branchepakket in via het scherm, inclusief een controle of het opslaan gelukt is.
- Wat het verandert
- Het overtypen verdwijnt zonder dat het branchepakket vervangen hoeft te worden.
De wekelijkse export die zichzelf verwerkt
- Situatie
- Elke maandag draait iemand een export uit een webapplicatie, bewerkt die in Excel en leest het resultaat in bij de boekhouding.
- Wat wij bouwen
- Een robot haalt de export op, voert de bewerkingen uit die nu in Excel gebeuren en levert het resultaat aan de boekhouding aan. Bij ontbrekende gegevens volgt een melding.
- Wat het verandert
- Het maandagochtendwerk vervalt en de cijfers staan er elke week op hetzelfde moment.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier fases met een vast ritme. Op onze aanpak staat per fase wat wij doen, wat wij van u vragen en wat er aan het eind van die fase klaar is.
01
Meten
Wij kijken mee met het huidige klikwerk en leggen vast hoeveel tijd het kost en hoe vaak het voorkomt.
02
Route kiezen
Per stap bepalen wij of er een koppeling kan of dat de robot het scherm moet bedienen. U krijgt de rekensom en het advies vooraf.
03
Bouwen en proefdraaien
De robot draait eerst naast de bestaande werkwijze, zodat u de uitkomsten kunt vergelijken voordat het handwerk stopt.
04
Overdragen en bewaken
U krijgt logging, meldingen en een noodstop. Wij bewaken de robot en passen hem aan als een pakket verandert.
- Klikwerk tussen pakketten verdwijnt uit de week van uw team
- Bestaande pakketten blijven, ook als ze geen koppeling hebben
- Werk wordt ook buiten kantoortijd verwerkt
- Geen licentiekosten per robot
Standaard inbegrepen
Dit zit er in elk traject, ongeacht de omvang.
- Een overzicht van het huidige klikwerk met tijdsbeslag per stap
- Advies per stap: koppeling of schermrobot, met terugverdienberekening
- Bouw van de robot, inclusief test naast de huidige werkwijze
- Logging en een noodstop per robot
- Meldingen bij storingen en uitzonderingen
- Bewaking en aanpassing als een pakket verandert
Waar dit het meest wordt ingezet
Wij werken voor acht sectoren. Bekijk alle branches of ga direct naar de uwe.
Groothandel
Groothandels lopen zelden vast op het pakket, maar op de uitzonderingen: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers en orders die via vier kanalen binnenkomen. Daar bouwen wij de laag omheen.
Zakelijke dienstverlening
Bij dienstverlening is tijd het product. Als uren laat of onnauwkeurig worden vastgelegd, ziet u pas achteraf dat een opdracht verliesgevend was. Wij bouwen systemen waarin registreren weinig moeite kost en waarin de marge per dossier meeloopt.
Productie
Op de werkvloer is meestal wel bekend hoe het ervoor staat, maar dat weten zit in hoofden en op whiteboards. Wij maken die informatie zichtbaar in het systeem, zodat planning en nacalculatie ergens op gebaseerd zijn.
Wat hierover wordt gevraagd
De vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Wat is RPA?
RPA staat voor robotic process automation. Het is software die handelingen op een computer uitvoert zoals een medewerker dat doet: inloggen, gegevens overnemen, knoppen indrukken en bestanden downloaden. De robot werkt in uw bestaande pakketten.
Wat kost RPA voor het mkb?
Een afgebakende robot valt bij ons binnen een traject van 2.500 tot 15.000 euro, met een doorlooptijd van 2 tot 6 weken. Omdat wij in eigen code bouwen, betaalt u geen jaarlijkse licentie per robot. Wel rekenen wij met u af voor bewaking en onderhoud, omdat schermen van pakketten veranderen.
Wat is het verschil tussen RPA en een koppeling?
Een koppeling wisselt gegevens direct uit tussen twee systemen via hun API. Een RPA-robot bedient het scherm zoals een mens. Een koppeling is stabieler en sneller, RPA werkt ook als er geen koppeling bestaat. Wij kiezen per stap de beste route.
Werken jullie met UiPath of Power Automate?
Wij bouwen onze robots in eigen code, zodat u niet vastzit aan een licentie per robot. Gebruikt u al een RPA-pakket en wilt u daar hulp bij, vertel het ons in het eerste gesprek. Dan zeggen wij eerlijk of wij daar de juiste partij voor zijn.
Wat gebeurt er als een pakket zijn scherm verandert?
Dan kan een robot die via het scherm werkt stoppen. U en wij krijgen daar direct een melding van. Wij passen de robot aan, zodat het werk niet ongemerkt blijft liggen. Dit is ook de reden dat wij een koppeling kiezen waar dat kan.
Welke processen zijn geschikt voor RPA?
Processen die vaak voorkomen, volgens vaste regels lopen en nu bestaan uit overnemen, opzoeken of downloaden. Processen met veel menselijke afwegingen zijn minder geschikt. In de intake zetten wij uw processen naast elkaar op frequentie, tijdsbeslag en foutgevoeligheid.
Is RPA veilig?
De robot krijgt een eigen account met alleen de rechten die hij nodig heeft, en elke handeling wordt gelogd. Zo is altijd terug te zien wat hij heeft gedaan. Wachtwoorden staan versleuteld opgeslagen en niet in de code.
Moeten wij onze pakketten vervangen?
Nee. Juist daarvoor is RPA bedoeld: de robot werkt in de pakketten die u al heeft, ook als die geen koppeling bieden.
Wat wij er voor u bij doen
Naast de software nemen wij werk van u over. Bekijk al onze dienstverlening.
Procesoptimalisatie
Wij lopen mee, meten waar de tijd en de fouten zitten en leveren een plan met wat eruit kan, wat anders moet en in welke volgorde.
Technische bedrijfsoptimalisatie
Een doorlichting van uw pakketten, licenties, koppelingen en gegevens, met een plan om dubbel werk, onnodige kosten en risico op te ruimen.
Plan een gratis gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie, geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde, en u krijgt een prijsindicatie. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00