Meerwerk zonder onderbouwing
Er wordt op de bouwplaats iets afgesproken en pas bij de eindafrekening opgeschreven. Zonder datum, foto en akkoord wordt een deel van dat meerwerk niet betaald.
AxiOps voor bouw en afbouw
Software voor bouw en afbouw
In de bouw verdwijnt de marge in het meerwerk dat niemand heeft vastgelegd. Wij bouwen systemen waarin het projectdossier leidend is en waarin elke afwijking op het moment zelf wordt geregistreerd.
De situatie
De calculatie klopte, de nacalculatie niet
Software voor de bouw is een systeem met het projectdossier als kern, waarin calculatie, meerwerk, uren en oplevering aan elkaar vastzitten in plaats van in losse bestanden te leven. Een bouw- of afbouwbedrijf werkt per project, en elk project heeft zijn eigen dossier: een calculatie, een planning, een reeks afspraken met de opdrachtgever, uren van eigen mensen en onderaannemers, en aan het eind een oplevering met punten. In de meeste bedrijven leven die onderdelen in verschillende bestanden en bij verschillende mensen.
Zolang alles volgens plan gaat, is dat te overzien. Maar bouwprojecten gaan zelden volledig volgens plan. Er komt werk bij, een levering is te laat, een detail wordt anders uitgevoerd dan getekend. Elke afwijking is een moment waarop marge kan verdwijnen, en of dat gebeurt hangt af van de vraag of iemand het op dat moment heeft vastgelegd.
Het gevolg is bekend: de calculatie klopte, de nacalculatie niet, en achteraf is niet meer te herleiden waar het verschil is ontstaan. Dat maakt de volgende calculatie niet beter, want er is geen betrouwbare terugkoppeling van de werkelijkheid naar de begroting.
Waar het meestal op vastloopt
De vier tot zes punten die in vrijwel elk bouwbedrijf terugkomen dat wij spreken.
Calculatie en werkelijkheid uit elkaar
De begroting staat in het ene bestand en de gemaakte kosten in het andere. Tussentijds bijsturen kan daardoor niet, want u ziet het verschil pas na afloop.
Uren die op vrijdag uit het hoofd komen
Wie aan het eind van de week invult, verdeelt de uren op gevoel over de projecten. De nacalculatie per project is daarmee ongeveer juist en precies onbruikbaar.
Onderaannemers buiten beeld
Wat de onderaannemer heeft gedaan en welke uren daar tegenover staan, komt pas met de factuur binnen. Controleren betekent dan reconstrueren.
Opleverpunten in losse lijstjes
Restpunten staan in een app, op papier en in de mail. Wat er open staat en wie het oppakt, verschilt per lijstje.
Documenten in meerdere versies
Tekeningen en bestekken circuleren per mail. Er wordt gebouwd naar een versie die inmiddels is vervangen, en dat kost herstelwerk.
Wat wij voor bouw- en afbouwbedrijven bouwen
Wij bouwen het systeem waar uw projecten in leven, of alleen het onderdeel dat nu de meeste marge kost.
Een eigen bouwmanagementsysteem
Calculatie, projectdossier, inkoop, uren, meerwerk en facturatie in een omgeving die uw projecttypen kent. Woningbouw, utiliteit en onderhoud kunnen elk hun eigen inrichting krijgen zonder dat er drie systemen ontstaan.
Een CRM voor de bouwketen
Opdrachtgevers, architecten, onderaannemers en leveranciers met hun rol per project. Aanvragen, offertes en gunningen zijn te volgen, en u ziet welke opdrachtgever werkelijk werk oplevert.
Een app voor de bouwplaats
Uren, meerwerk, restpunten, foto's en dagrapporten vanaf de telefoon, ook zonder bereik. Uitvoerders leggen vast op het moment zelf in plaats van 's avonds.
Een opdrachtgeversportaal
Voortgang, goedgekeurde meerwerkbonnen, opleverpunten en documenten inzichtelijk voor uw opdrachtgever. Dat scheelt telefoontjes en versnelt akkoorden.
Een calculatie- en offertesysteem
Offertes uit uw eigen kostprijzen en normen, met een begroting die daarna meeloopt als bewaking in het project. De calculatie en de nacalculatie komen zo uit dezelfde bron.
Losse tools en automatiseringen
Een meerwerkbon, een opleverapp of een koppeling tussen calculatie en boekhouding. Vaak is dat genoeg om het grootste lek te dichten.
Waar u mee begint
Projectdossier met uren en meerwerk op locatie, vanaf € 12.500
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 25.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Meerwerk dat betaald wordt
- Situatie
- Bij een project van vijf ton blijft aan het eind zestienduizend euro aan meerwerk onbetaald, omdat er geen schriftelijk akkoord is. De uitvoerder weet zeker dat het is afgesproken, maar kan het niet laten zien.
- Wat wij bouwen
- Een meerwerkbon die de uitvoerder op de bouwplaats invult: omschrijving, uren, materiaal, foto en een handtekening van de opdrachtgever op het scherm. De bon hangt aan het projectdossier en komt automatisch op de eindafrekening.
- Wat het verandert
- Elke afwijking heeft een datum, een bedrag en een akkoord. De eindafrekening wordt een optelsom van wat al is goedgekeurd, in plaats van een onderhandeling achteraf.
Zien waar het project staat, tijdens het project
- Situatie
- De projectleider hoort pas bij de nacalculatie dat een project vijf procent boven begroting is uitgekomen. Er liepen op dat moment nog drie vergelijkbare projecten met hetzelfde probleem.
- Wat wij bouwen
- De calculatie wordt de begroting in het systeem. Uren, materiaal, onderaannemers en meerwerk boeken tegen die begrotingsregels. Op elk moment is per post zichtbaar wat is begroot, wat is besteed en wat er nog te gaan is.
- Wat het verandert
- Een overschrijding is zichtbaar in week drie in plaats van na oplevering. De projectleider kan nog ingrijpen en de calculator krijgt bruikbare cijfers voor de volgende offerte.
Oplevering met een lijst die klopt
- Situatie
- Bij oplevering ontstaan drie lijsten met restpunten: een van de opzichter, een van de opdrachtgever en een intern. Twee weken later is niet duidelijk wat er is opgelost en wat niet.
- Wat wij bouwen
- Restpunten worden op locatie vastgelegd met een foto en een plaats op de tekening, krijgen een verantwoordelijke en een termijn, en zijn voor de opdrachtgever inzichtelijk. Bij afmelding gaat er een bewijsfoto mee.
- Wat het verandert
- Een lijst waar iedereen naar kijkt, met een zichtbare voortgang. De oplevering sluit sneller en de laatste termijn komt eerder binnen.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Projectdossier als kern
Calculatie, planning, correspondentie, uren, meerwerk, documenten en oplevering hangen aan een project. Alles wat erbij hoort is op een plek terug te vinden.
Meerwerk op locatie
Vastleggen met omschrijving, foto en akkoord op het moment dat het wordt afgesproken. Zonder akkoord blijft de bon open staan en zichtbaar.
Uren en bezetting
Uren boeken per project en per begrotingsregel, op de dag zelf en vanaf de telefoon. Ook de uren van onderaannemers lopen mee.
Begroting tegenover besteed
Per post zichtbaar wat is begroot, wat is besteed en wat er nog te gaan is. Een dreigende overschrijding meldt zichzelf.
Documenten met een versie
Tekeningen en bestekken staan bij het project, met een zichtbare versie en een melding als er een nieuwe is. Er wordt gebouwd naar wat geldig is.
Oplevering en restpunten
Punten met foto, plaats, verantwoordelijke en termijn, inzichtelijk voor de opdrachtgever en met bewijs bij afmelding.
- Meerwerk is onderbouwd en wordt daardoor ook betaald
- Een dreigende overschrijding is zichtbaar tijdens het project in plaats van erna
- Nacalculatie die bruikbaar is voor de volgende calculatie
- Een opleverlijst waar alle partijen dezelfde stand op zien
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Boekhoud- en ERP-pakketten voor projectadministratie en facturatie
- Calculatiesoftware, zodat de begroting niet opnieuw wordt ingevoerd
- Artikel- en prijsbestanden van bouwmaterialenhandel
- Digitale ondertekening voor meerwerkbonnen en opleverdocumenten
- Salaris- en verloningssystemen voor de gewerkte uren
- Opslag voor tekeningen, bestekken en projectdocumentatie
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Klantportalen
Geef klanten een beveiligde omgeving voor hun dossier, offertes, facturen en de voortgang van hun opdracht.
Dashboards en rapportage
Koppel uw bronsystemen aan een centrale datahub en zet er dashboards op die zichzelf bijwerken, per rol ingericht.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Werkt dit op de bouwplaats, ook zonder goed bereik?
Ja. De onderdelen die op locatie worden gebruikt, zoals de meerwerkbon, de urenregistratie en de opleverlijst, werken door zonder verbinding en synchroniseren zodra er weer bereik is.
Kunnen wij onze bestaande calculatiesoftware blijven gebruiken?
Meestal wel. Wij nemen de calculatie over als begroting in het projectdossier, zodat de calculator in zijn eigen omgeving kan blijven werken en de cijfers toch aan elkaar vastzitten.
Hoe gaan onderaannemers hierin mee?
Onderaannemers krijgen beperkte toegang tot het project waar zij aan werken. Zij melden hun voortgang, uren en restpunten en zien alleen wat voor hen bestemd is.
Kunnen opdrachtgevers meekijken?
Als u dat wilt. Een opdrachtgeversportaal met de voortgang, de goedgekeurde meerwerkbonnen en de opleverpunten scheelt telefoontjes en versnelt akkoorden.
Wat als elk project bij ons anders is opgebouwd?
Dat is de norm in de bouw. Wij werken met sjablonen per projecttype die u zelf kunt aanpassen, zodat een woningproject anders is ingericht dan een utiliteitsproject zonder dat er twee systemen ontstaan.
Hoe lang duurt het voordat wij hiermee kunnen werken?
Een eerste versie met het projectdossier, meerwerk en uren staat doorgaans binnen acht tot twaalf weken. Begrotingsbewaking, documentbeheer en oplevering bouwen wij in fases erbij, zodat u onderweg al resultaat heeft.
Kunnen jullie een compleet bouwmanagementsysteem bouwen?
Ja. Van calculatie tot oplevering in een omgeving is goed te bouwen, maar wij doen dat vrijwel altijd in fases. Wij beginnen bij het projectdossier met uren en meerwerk, omdat daar de snelste winst zit, en breiden van daaruit uit naar inkoop, bewaking en oplevering.
Wij gebruiken een branchepakket dat maar half past. Wat adviseren jullie?
Kijk eerst naar wat het pakket goed doet. Is dat de financiële kern, dan laten wij die staan en bouwen wij de projectkant erbij. Zit het knelpunt juist in de administratieve kern en werkt uw team met exports en spreadsheets eromheen, dan is vervangen op termijn goedkoper dan blijven aanpassen.
Wat gebeurt er met de projecten die nu lopen tijdens de overstap?
Lopende projecten maken wij in principe af in het oude systeem, en nieuwe projecten starten in het nieuwe. Waar dat niet werkbaar is, zetten wij lopende projecten over inclusief de tot dan toe geboekte uren en kosten. Dat bepalen wij vooraf per project, niet onderweg.
Kunnen jullie koppelen met tekeningen of een BIM-model?
Tot op zekere hoogte. Tekeningen bij het project zetten met versiebeheer is standaard. Een restpunt op een plattegrond aanwijzen doen wij vaker. Een volledige koppeling met een BIM-model is mogelijk maar aanzienlijk zwaarder, en die adviseren wij alleen als u er dagelijks mee werkt.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
square², adres naar 3D-model
Adres invullen en het pand staat er in 3D, met de oppervlakten erbij. Scheelt een schouw voordat er een offerte ligt.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00