Dezelfde klant staat er drie keer in
Zonder een leidende bron ontstaan er dubbele records met verschillende gegevens. Welke de juiste is, blijkt meestal pas als er een factuur terugkomt.
Oplossingen van AxiOps
API-koppelingen: uw systemen praten met elkaar
Losse pakketten zijn zelden het probleem. Het probleem is dat ze elkaar niet kennen, waardoor dezelfde gegevens op drie plekken worden bijgehouden. Wij bouwen de laag ertussen, zodat data een keer wordt ingevoerd en daarna vanzelf op zijn plek komt.
De situatie
Losse pakketten zijn zelden het probleem
Een koppeling of integratie is een laag tussen twee of meer softwarepakketten die gegevens in de juiste richting doorgeeft, zodat een gegeven een keer wordt ingevoerd en overal klopt. De meeste bedrijven hebben hun pakketten met goede redenen gekozen. De boekhouding doet wat een boekhouding moet doen, de webshop verkoopt en het planningssysteem plant. Elk onderdeel is op zichzelf een verstandige keuze geweest.
Het knelpunt ontstaat doordat die pakketten elkaar niet kennen. Dezelfde klant staat er drie keer in, met drie keer een ander adres. Een order die binnenkomt moet met de hand naar de planning en daarna naar de facturatie. Wie iets wijzigt, moet onthouden waar het nog meer staat.
Een koppeling is de laag ertussen. Die legt per gegeven vast welk systeem leidend is, geeft wijzigingen door in de juiste richting en houdt berichten vast als er aan de andere kant even niemand thuis is. Het resultaat is dat een gegeven een keer wordt ingevoerd en daarna vanzelf op zijn plek komt.
Waar het meestal op vastloopt
Wat er misgaat zolang systemen naast elkaar staan in plaats van aan elkaar.
Handmatig overzetten van orders
Een order wordt overgetypt van het ene systeem naar het andere. Dat kost tijd en het is de plek waar de meeste fouten ontstaan.
Voorraad die per kanaal verschilt
De webshop toont iets anders dan het magazijn. Elke afwijking levert een nabelactie en een teleurgestelde klant op.
Wijzigingen die niet doorkomen
Een adreswijziging in het ene systeem bereikt het andere niet, met een mislukte levering of een onbestelbare factuur als gevolg.
Geen zicht op wat er misging
Als een uitwisseling stilvalt, merkt niemand het tot er iets ontbreekt. Daarna is het reconstrueren wat er wel en niet is doorgekomen.
Leveranciers die hun koppeling wijzigen
Een pakketleverancier verandert iets aan zijn uitwisseling, meestal zonder aankondiging, en de koppeling stopt zonder melding.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Een koppeling legt per gegeven vast welk systeem leidend is en geeft wijzigingen door in de juiste richting, ook als er aan de andere kant even niemand thuis is. Dit zijn de zes onderdelen die elke koppeling van ons bevat.
Een leidende bron per gegeven
Wij leggen vooraf vast welk systeem de waarheid bevat voor klantgegevens, voor prijzen en voor voorraad. Zonder die afspraak schrijven systemen elkaar om beurten over.
Werkt ook met oudere pakketten
Is er geen moderne uitwisseling, dan sluiten wij aan op een database, een exportmap of een bestandsuitwisseling. Wij onderzoeken dat vooraf en zeggen het als het niet verantwoord kan.
Berichten blijven bewaard
Ligt een systeem plat, dan wachten de berichten in een rij en worden ze verwerkt zodra het terug is. U verliest geen gegevens en niemand hoeft na te lopen wat er is blijven hangen.
Bewaking en melding
Wij bewaken of de uitwisseling nog goed verloopt en krijgen een melding zodra er iets verandert, in plaats van dat u het ontdekt via een klant.
Ontdubbelen bij de start
Voordat de koppeling aangaat, draaien wij een ontdubbeling op de bestaande gegevens, zodat u niet met de rommel van voor de koppeling verder gaat.
Beveiligd en vastgelegd
Versleuteld verkeer, toegang beperkt tot wat de koppeling echt nodig heeft, en elke uitwisseling vastgelegd voor als er vragen over komen.
Wat het kost
€ 1.500 tot € 7.500 per koppeling
Doorlooptijd 1 tot 4 weken. Het verschil binnen die bandbreedte zit vrijwel altijd in het aantal koppelingen en gebruikersrollen. Na een intake krijgt u een vaste prijs op een afgebakende scope.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij hier vaker tegenkomen, met wat wij eraan bouwen en wat het verandert.
Webshoporders zonder tussenkomst
- Situatie
- Orders uit de webshop worden dagelijks met de hand overgezet naar het voorraadsysteem en daarna naar de boekhouding. Bij drukte loopt dat een dag achter en ontstaan er dubbele boekingen.
- Wat wij bouwen
- Een koppeling die de order rechtstreeks doorzet, de voorraad reserveert, de klantgegevens ontdubbelt tegen het bestaande bestand en de factuur klaarzet in de boekhouding.
- Wat het verandert
- Orders staan binnen enkele seconden in beide systemen. Het overzetten vervalt en dubbele boekingen komen niet meer voor.
Een pakket zonder moderne uitwisseling
- Situatie
- Een bedrijf werkt met een branchepakket uit een eerder decennium dat geen koppelmogelijkheid biedt. De leverancier verwijst naar een migratie die niemand wil.
- Wat wij bouwen
- Aansluiting op de onderliggende database voor lezen en op een bewaakte exportmap voor schrijven, met controles die voorkomen dat er onvolledige gegevens doorgaan.
- Wat het verandert
- Het pakket blijft staan en levert toch zijn gegevens aan de rest van de keten. De migratie is uitgesteld tot een moment dat het bedrijf zelf kiest.
Storing zonder gegevensverlies
- Situatie
- Bij onderhoud aan het boekhoudpakket vielen eerder de doorzettingen weg. Achteraf was niet vast te stellen welke facturen wel en niet waren aangekomen.
- Wat wij bouwen
- Berichten gaan in een wachtrij met bevestiging. Wat niet is aangekomen blijft staan en wordt automatisch opnieuw aangeboden, met een melding als het te lang duurt.
- Wat het verandert
- Onderhoud of een storing kost geen gegevens meer. Na afloop loopt de achterstand vanzelf weg en is per bericht terug te zien wat er is gebeurd.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier fases met een vast ritme. Op onze aanpak staat per fase wat wij doen, wat wij van u vragen en wat er aan het eind van die fase klaar is.
01
Veldenoverzicht
Wij leggen per gegeven vast welke kant het op gaat, hoe vaak en welk systeem leidend is. Dat document is de basis en voorkomt discussie achteraf.
02
Bouw en acceptatie
De koppeling wordt gebouwd en getest op een acceptatieomgeving met uw eigen gegevens, zodat u de uitkomst ziet voordat het live gaat.
03
Ontdubbelen en live
Eenmalige opschoning van de bestaande records, daarna gefaseerd aanzetten met de oude route nog beschikbaar.
04
Bewaken
Monitoring, meldingen en herstel bij wijzigingen van leveranciers, ondergebracht in het onderhoudscontract.
- Een gegeven wordt een keer ingevoerd en klopt overal
- Geen dubbele records meer tussen uw pakketten
- Een storing kost geen gegevens en geen naloopwerk
- Uw bestaande pakketten blijven staan
Standaard inbegrepen
Dit zit er in elk traject, ongeacht de omvang.
- Veldenoverzicht met richting, frequentie en leidende bron
- Bouw en test op een acceptatieomgeving
- Eenmalige ontdubbeling van de bestaande gegevens
- Herstelbare wachtrij bij storing aan een van beide kanten
- Monitoring met melding bij uitval of wijziging
- Documentatie voor uw eigen beheerders
Waar dit het meest wordt ingezet
Wij werken voor zeven sectoren. Bekijk alle branches of ga direct naar de uwe.
Groothandel
Groothandels lopen zelden vast op het pakket, maar op de uitzonderingen: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers en orders die via vier kanalen binnenkomen. Daar bouwen wij de laag omheen.
Transport en logistiek
Een rit die verkeerd is gepland kost brandstof, uren en een boze klant. Wij bouwen systemen waarin planning, uitvoering en afrekening aan elkaar vastzitten, en waarin de chauffeur onderweg niets hoeft over te typen.
Installatietechniek
Een monteur wil niet aan het eind van de dag nog een uur administratie doen. Wij bouwen systemen waarin de werkbon op locatie wordt afgerond en waarin planning, uren en materiaal daarna vanzelf op hun plek komen.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Werkt dit ook met ons oudere pakket?
Vaak wel. Als er geen moderne API is, kunnen wij meestal aansluiten op een database, een exportmap of een bestandsuitwisseling. Wij onderzoeken dat vooraf en zeggen het als het niet verantwoord kan.
Wat gebeurt er als een systeem plat ligt?
De koppeling houdt de berichten vast in een wachtrij en verwerkt ze zodra het systeem terug is. U verliest geen gegevens en niemand hoeft handmatig na te lopen wat er is blijven hangen.
Welk systeem is leidend als gegevens verschillen?
Dat leggen wij vooraf per gegeven vast. Uw boekhouding is bijvoorbeeld leidend voor factuurgegevens en uw kernsysteem voor klantgegevens. Zonder die afspraak schrijven twee systemen elkaar om beurten over en weet niemand meer wat klopt.
Hoe snel staan gegevens aan de andere kant?
Waar het kan binnen enkele seconden, doordat het bronsysteem de wijziging zelf doorgeeft. Laat een pakket dat niet toe, dan halen wij de wijzigingen op een vast ritme op, bijvoorbeeld elk kwartier of eenmaal per nacht. Welk ritme verstandig is, hangt af van wat u ermee doet.
Wat gebeurt er als een leverancier zijn koppeling wijzigt?
Dat gebeurt, en meestal zonder aankondiging. Wij bewaken daarom actief of de uitwisseling nog goed verloopt en krijgen een melding zodra er iets verandert. Herstel valt binnen het onderhoudscontract en niet onder meerwerk.
Kunnen jullie koppelen met ons boekhoudpakket?
De gangbare Nederlandse boekhoudpakketten bieden allemaal een uitwisseling die wij kunnen gebruiken. Wij controleren vooraf welke gegevens uw pakket werkelijk vrijgeeft, want dat verschilt en bepaalt wat er mogelijk is.
Moeten wij hiervoor overstappen op andere software?
Nee. Het doel van een koppeling is juist dat u uw bestaande pakketten houdt. Alleen als een systeem geen enkele vorm van uitwisseling toestaat en er ook geen omweg is, bespreken wij vervanging.
Hoe voorkomen jullie dubbele records?
Elk record krijgt een vaste sleutel die aan beide kanten gelijk blijft. Bij het inrichten draaien wij eerst een ontdubbeling op de bestaande gegevens, zodat u niet met de rommel van voor de koppeling verder gaat.
Wat kost het onderhoud van een koppeling?
Een koppeling is geen eenmalig product, omdat de systemen eronder blijven veranderen. Reken op vijftien tot twintig procent van de bouwkosten per jaar voor bewaking, herstel en aanpassing aan wijzigingen van leveranciers. Een afgebakende koppeling zelf ligt doorgaans tussen de vijftienhonderd en zevenduizend vijfhonderd euro.
Is een koppeling veilig genoeg voor gevoelige gegevens?
Het verkeer is versleuteld, de toegang is beperkt tot de gegevens die de koppeling echt nodig heeft en elke uitwisseling wordt vastgelegd. Waar persoonsgegevens bij betrokken zijn, leggen wij de verwerking vast in de verwerkersovereenkomst.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00