Roosters die met de hand worden gemaakt
Een planner is dagen per maand bezig met een rooster dat bij de eerste ziekmelding omvalt. Het opvullen gebeurt daarna via de telefoon en de groepsapp.
AxiOps voor zorg
Software voor zorgorganisaties
In de zorg gaat administratietijd rechtstreeks ten koste van tijd voor de client. Wij bouwen systemen waarin registreren weinig moeite kost, en waarin privacy en herleidbaarheid vanaf het begin zijn ingericht in plaats van er later bijgezet.
De situatie
Elke minuut administratie is een minuut minder zorg
Software voor zorgorganisaties is een systeem waarin roosters, registratie bij de client en declaratie samenkomen, ingericht op de AVG en met logging van elke inzage in een dossier. Zorgorganisaties werken met een personeelstekort en met verantwoordingseisen die eerder toe- dan afnemen. Die twee dingen botsen op de werkvloer: elke minuut die naar registratie gaat, is een minuut die niet naar de client gaat. Toch kan de registratie niet weg, want zonder onderbouwing wordt er niet gedeclareerd en is er geen verantwoording af te leggen.
De uitweg zit niet in minder registreren maar in minder moeite per registratie. Als rapporteren aan het bed gebeurt in plaats van na de dienst, en als het systeem invult wat het al weet, blijft de kwaliteit van de vastlegging overeind terwijl de tijd die het kost afneemt.
Daarnaast is de zorg een omgeving waarin de eisen aan privacy en herleidbaarheid hoog liggen. Wie welk dossier heeft ingezien, moet vast te stellen zijn. Dat is geen onderdeel dat u er achteraf bij zet; het bepaalt vanaf het ontwerp hoe toegang, opslag en logging worden ingericht.
Waar het meestal op vastloopt
Waar het bij zorgorganisaties in de praktijk op vastloopt.
Rapporteren na de dienst
Wat er tijdens de dienst is gebeurd, wordt er thuis of op kantoor bijgeschreven. Dat kost onbetaalde tijd en de vastlegging wordt minder nauwkeurig naarmate het later gebeurt.
Declaraties die worden afgekeurd
Zonder complete onderbouwing volgt afkeur. Herstellen en opnieuw indienen kost meer tijd dan het in een keer goed vastleggen zou hebben gekost.
Geen zicht op inzage
Wie welk clientdossier heeft bekeken, is niet vast te stellen. Bij een incident of een vraag van de client is dat een probleem.
Losse systemen naast elkaar
Rooster, dossier, declaratie en salaris staan los van elkaar. Dezelfde gegevens worden meermaals ingevoerd, met verschillen als gevolg.
Verantwoording kost onevenredig veel tijd
Cijfers voor de accountant, de inspectie of de gemeente worden met de hand samengesteld uit meerdere bronnen.
Wat wij voor zorgorganisaties bouwen
Van een roosterapplicatie tot het systeem waarin uw zorgproces, verantwoording en bedrijfsvoering samenkomen.
Een eigen zorgadministratie
Clienten, indicaties, zorgafspraken, planning, registratie en declaratie in een omgeving die uw zorgvorm kent. Voor organisaties waarvan het werk niet past in een standaard clientdossier is dat vaak de enige manier om de administratielast echt omlaag te krijgen.
Een roostersysteem
Roosteren op bevoegdheid, contracturen, voorkeuren en arbeidstijdenwetgeving, met open diensten die medewerkers zelf oppakken. Dit is meestal het onderdeel dat het snelst tijd oplevert.
Een app voor de zorgmedewerker
Rapporteren, aftekenen en registreren bij de client, ook zonder bereik. Vaste keuzes voor wat vaak terugkeert, zodat er minder getypt en meer geregistreerd wordt.
Een CRM voor verwijzers en opdrachtgevers
Gemeenten, zorgkantoren, verwijzers en samenwerkingspartners met hun contracten, contactmomenten en aanmeldingen op een plek. Bij aanbestedingen en contractverlengingen scheelt dat zoekwerk.
Declaratie en verantwoording
Toetsing aan indicatie en regels op het moment van registreren, en cijfers voor accountant, inspectie en opdrachtgever die uit de registratie zelf komen.
Portalen voor client en familie
Inzage in het zorgplan, de rapportage en de afspraken, binnen de grenzen die u instelt en met vastlegging van elke inzage.
Waar u mee begint
Roosteren met beschikbaarheid en open diensten, vanaf € 15.000
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 28.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Roosteren dat een ziekmelding overleeft
- Situatie
- Twee planners maken de roosters voor honderdtachtig medewerkers. Bij een ziekmelding gaat er een bericht naar een groepsapp en wordt er net zo lang gebeld tot iemand de dienst overneemt.
- Wat wij bouwen
- Roosteren op basis van beschikbaarheid, bevoegdheid, contracturen en de arbeidstijdenwetgeving. Bij uitval doet het systeem een voorstel uit de medewerkers die mogen en kunnen, die de dienst zelf kunnen accepteren.
- Wat het verandert
- Het opvullen van een dienst gaat van tientallen minuten bellen naar enkele minuten. De planners houden tijd over en medewerkers hebben meer grip op hun eigen rooster.
Rapporteren tijdens de dienst
- Situatie
- Rapportage gebeurt aan het eind van de dienst achter een vaste computer, of thuis. De vastlegging is daardoor summier en de overdracht is onvolledig.
- Wat wij bouwen
- Rapporteren op de telefoon bij de client, met de zorgafspraken en de laatste rapportages op hetzelfde scherm. Terugkerende registraties gaan met een keuze in plaats van met een vrij tekstveld.
- Wat het verandert
- De rapportage is uitgebreider en actueler, terwijl de tijd die het kost afneemt. De overdracht naar de volgende dienst klopt zonder dat iemand het naderhand aanvult.
Declareren dat in een keer goed gaat
- Situatie
- Een deel van de declaraties wordt afgekeurd door ontbrekende of niet-aansluitende onderbouwing. Het herstellen en opnieuw indienen kost maandelijks meerdere dagen.
- Wat wij bouwen
- De geleverde zorg wordt bij de registratie al getoetst aan de indicatie en de geldende regels. Wat niet aansluit, komt op een controlelijst voordat er wordt ingediend in plaats van erna.
- Wat het verandert
- Het aantal afkeuringen daalt sterk en de doorlooptijd tot betaling wordt korter. De maandelijkse hersteldagen komen vrij voor ander werk.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Roosters en beschikbaarheid
Op basis van bevoegdheid, contracturen, voorkeuren en de arbeidstijdenwetgeving, met een voorstel voor open diensten die medewerkers zelf kunnen oppakken.
Registratie bij de client
Rapporteren op de telefoon, met de zorgafspraken en de laatste rapportages op hetzelfde scherm en vaste keuzes voor wat vaak terugkeert.
Declaratie met controle vooraf
Toetsing aan indicatie en regels op het moment van registreren, zodat afwijkingen boven komen voordat er wordt ingediend.
Toegang en logging
Toegang per rol en per client, met vastlegging van elke inzage. Wie welk dossier heeft bekeken is altijd te herleiden.
Overdracht en signalering
Wat de volgende dienst moet weten staat op een plek, en afwijkingen in het zorgverloop melden zichzelf in plaats van dat iemand ze moet opmerken.
Verantwoording
Cijfers voor accountant, inspectie en opdrachtgever komen uit de registratie zelf, zonder dat er een maand aan handwerk aan voorafgaat.
- Minder tijd per registratie, zonder dat de vastlegging magerder wordt
- Een open dienst is in minuten opgevuld in plaats van via de groepsapp
- Minder afgekeurde declaraties en een kortere weg naar betaling
- Van elke inzage in een dossier is vast te stellen wie en wanneer
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Elektronische clientdossiers die u al gebruikt
- Declaratiestandaarden voor de financiering waar u onder valt
- Salaris- en verloningssystemen voor gewerkte en geroosterde uren
- Identiteitsbeheer voor veilig inloggen en tweestapsverificatie
- Medicatiesystemen waar dat voor uw zorgvorm van toepassing is
- Boekhouding voor facturatie en verantwoording
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Procesautomatisering
Vervang terugkerend handwerk door workflows die zichzelf draaien, met logging, foutafhandeling en een terugverdienberekening vooraf.
Dashboards en rapportage
Koppel uw bronsystemen aan een centrale datahub en zet er dashboards op die zichzelf bijwerken, per rol ingericht.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Hoe borgen jullie de privacy van clientgegevens?
Toegang gaat per rol en per client, elke inzage wordt vastgelegd, het verkeer en de back-ups zijn versleuteld en de gegevens blijven binnen de EU. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst en richten bewaartermijnen in volgens de regels die voor uw zorgvorm gelden.
Moeten wij ons clientdossier vervangen?
Nee. In de meeste gevallen blijft uw bestaande dossier de bron en bouwen wij eromheen wat ontbreekt, zoals roosteren, declaratiecontrole of verantwoording. Wij koppelen aan het dossier in plaats van het te vervangen.
Hoe gaan jullie om met de arbeidstijdenwetgeving in het rooster?
De regels voor rusttijden, maximale diensten en opeenvolgende nachtdiensten zitten in het roosteren zelf. Een voorstel dat in strijd is met de regels wordt tegengehouden met vermelding van de reden.
Kunnen medewerkers hun eigen rooster beinvloeden?
Ja, en dat is een van de sterkste punten. Beschikbaarheid doorgeven, ruilen met een collega en een open dienst oppakken kan vanaf de telefoon, binnen de grenzen die u instelt. Dat scheelt de planner werk en het geeft medewerkers grip.
Werkt dit ook bij zorg aan huis zonder goede verbinding?
Ja. Rapporteren en registreren werkt door zonder bereik en synchroniseert zodra er weer verbinding is. De medewerker merkt niet of hij online was.
Wat als de financieringsregels veranderen?
Dat gebeurt regelmatig, dus wij leggen die regels vast op een plek die aanpasbaar is in plaats van verspreid door het systeem. Een wijziging in tarieven of voorwaarden is daardoor een aanpassing van dagen en niet van weken.
Kunnen jullie een compleet zorgsysteem of clientdossier bouwen?
Ja, maar wij adviseren dat niet altijd. Voor gangbare zorgvormen is een bestaand clientdossier meestal goedkoper en al gecertificeerd voor de uitwisseling die u nodig heeft. Voor organisaties met een zorgvorm die in geen enkel pakket past, is een eigen systeem wel de verstandigste route en bouwen wij het volledig op maat.
Wij houden ons huidige clientdossier. Wat bouwen jullie er dan omheen?
Meestal het roosteren, de declaratiecontrole vooraf, de verantwoording en de portalen voor client en verwijzer. Dat zijn de onderdelen waar standaardpakketten het zwakst zijn en waar de meeste tijd verdwijnt. Het dossier blijft daarbij de bron voor de zorginhoud.
Hoe verloopt invoering in een organisatie die dag en nacht doordraait?
Per team of per locatie, nooit in een keer. Het nieuwe onderdeel draait naast de bestaande werkwijze, met een terugvaloptie die beschikbaar blijft tot het bewezen werkt. Wij plannen de overgangsmomenten buiten de drukste diensten.
Van wie zijn de clientgegevens?
De gegevens zijn en blijven van uw organisatie. Wij zijn verwerker en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst, inclusief bewaartermijnen, subverwerkers en wat er gebeurt bij beëindiging van de samenwerking.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00