Overtypen tussen systemen
Gegevens uit het ene scherm worden met de hand in het andere gezet. Elke overname is een kans op een typefout die verderop in het proces duur wordt.
Oplossingen van AxiOps
Bedrijfsprocessen automatiseren: het handwerk dat elke week terugkomt
Overtypen, doorsturen, controleren en opnieuw invoeren kost tijd en gaat een keer mis. Wij brengen die stappen in kaart, rekenen uit wat ze kosten en vervangen ze door workflows en koppelingen die zichzelf draaien.
De situatie
Werk dat niemand mist zodra het weg is
Procesautomatisering is het vervangen van terugkerend handwerk door workflows die zichzelf uitvoeren, van het overtypen tussen twee pakketten tot het inlezen van inkomende facturen. In elk bedrijf zit werk dat er alleen is omdat twee systemen niet met elkaar praten. Een factuur die wordt overgetypt, een order die wordt doorgemaild, een lijst die elke maandag wordt bijgewerkt. Los van elkaar kost het steeds een paar minuten, en juist daarom valt het niemand op.
Bij elkaar opgeteld is het vaak een halve tot een hele arbeidsplaats. Dat blijkt pas als u het gaat meten, en dat is precies waarom wij daarmee beginnen. Zonder die meting is automatiseren een gevoelskwestie en weet u achteraf niet of het iets heeft opgeleverd.
De valkuil is een slecht proces sneller maken. Een handeling die overbodig is, wordt door automatisering niet minder overbodig; hij gebeurt alleen vaker en sneller. Daarom kijken wij eerst naar wat er weg kan en pas daarna naar wat er geautomatiseerd moet.
Waar het meestal op vastloopt
Het handwerk dat wij het vaakst tegenkomen als wij een week meelopen.
Handmatig doorsturen
Een order, bon of aanvraag wordt per mail doorgestuurd naar de volgende schakel. Blijft die mail liggen, dan staat het proces stil zonder dat iemand het merkt.
Controlelijsten bijwerken
Iemand loopt wekelijks een lijst na om te zien of er niets is blijven hangen. Dat is werk dat een systeem beter en vaker doet dan een mens.
Documenten met de hand verwerken
Inkomende facturen, pakbonnen en formulieren worden gelezen en overgenomen. Bij honderd stuks per week is dat dagen werk per maand.
Terugkerende berichten opstellen
Bevestigingen, herinneringen en statusupdates worden per geval geschreven, terwijl negentig procent van de tekst elke keer hetzelfde is.
Fouten die pas laat opvallen
Een verkeerd overgenomen bedrag of adres komt aan het licht bij de klant. Herstellen kost meer tijd dan de handeling ooit heeft gekost.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Procesautomatisering begint bij meten en niet bij bouwen: eerst leggen wij vast hoeveel tijd elke handeling kost, daarna rekenen wij de terugverdientijd door. Dit zijn de zes onderdelen waaruit een automatiseringstraject bestaat.
Eerst meten, dan bouwen
Een procesanalyse laat zien waar de uren zitten en wat ze kosten. Zo automatiseert u niet per ongeluk een proces dat beter geschrapt kan worden.
Terugverdienberekening vooraf
U krijgt de som voordat er gebouwd wordt: bespaarde uren tegenover bouwkosten en beheer. Komt de terugverdientijd boven de twee jaar, dan raden wij het af.
Documentverwerking
Facturen, orders en formulieren worden automatisch ingelezen, gecontroleerd op de velden die ertoe doen en weggeschreven in het juiste systeem.
Signalering in plaats van controle
Het systeem meldt afwijkingen bij een aangewezen persoon, in plaats van dat iemand er dagelijks doorheen moet lopen.
Regels die u zelf beheert
Drempelbedragen, termijnen en ontvangers past uw eigen beheerder aan, zodat een wijziging in het proces niet elke keer bij ons langs moet.
Volledig te volgen
Van elke automatische stap is terug te zien wat er is gebeurd, wanneer en op basis waarvan, met een noodstop per onderdeel.
Wat het kost
€ 2.500 tot € 15.000 per traject
Doorlooptijd 2 tot 6 weken. Het verschil binnen die bandbreedte zit vrijwel altijd in het aantal koppelingen en gebruikersrollen. Na een intake krijgt u een vaste prijs op een afgebakende scope.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij hier vaker tegenkomen, met wat wij eraan bouwen en wat het verandert.
Inkomende facturen zonder overtypen
- Situatie
- Een administratie verwerkt vierhonderd inkoopfacturen per maand met de hand: openen, controleren, boeken en archiveren. Dat kost ongeveer drie dagen per maand en er glippen fouten doorheen.
- Wat wij bouwen
- Facturen worden automatisch uitgelezen op leverancier, bedrag, btw en ordernummer, gecontroleerd tegen de openstaande order en klaargezet ter goedkeuring. Wat niet met zekerheid herkend wordt, gaat naar een controlescherm.
- Wat het verandert
- Het merendeel loopt door zonder tussenkomst. De administratie beoordeelt alleen nog de uitzonderingen en houdt ruim twee dagen per maand over.
De maandelijkse lijst die zichzelf bijwerkt
- Situatie
- Elke maandag stelt een medewerker een overzicht samen uit drie systemen om te zien welke opdrachten dreigen te blijven liggen. Dat kost een dagdeel en het overzicht is bij oplevering al verouderd.
- Wat wij bouwen
- De drie bronnen worden gekoppeld en de regels waarop hij beoordeelde zijn in het systeem gezet. Wat aandacht nodig heeft, komt automatisch bij de juiste persoon terecht.
- Wat het verandert
- Het dagdeel per week vervalt en signalen komen dagelijks in plaats van wekelijks. Opdrachten blijven minder lang liggen omdat het eerder opvalt.
Bevestigingen die vanzelf de deur uit gaan
- Situatie
- Klanten krijgen na een aanvraag pas na een dag bericht, omdat iemand die mail met de hand opstelt. In die dag haakt een deel af of belt na.
- Wat wij bouwen
- Een bevestiging die direct uitgaat met de gegevens van de aanvraag erin, gevolgd door statusberichten op de momenten die ertoe doen. De teksten beheert u zelf.
- Wat het verandert
- Elke aanvrager krijgt binnen enkele seconden bevestiging. Het aantal natelefoontjes over de status daalt zichtbaar.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier fases met een vast ritme. Op onze aanpak staat per fase wat wij doen, wat wij van u vragen en wat er aan het eind van die fase klaar is.
01
Meten
Wij lopen mee en leggen vast hoeveel tijd elke handeling kost en hoe vaak hij voorkomt. Dat levert een rangorde op naar besparing en risico.
02
Rekensom
Voor de bovenste processen maken wij de terugverdienberekening. U beslist op basis van cijfers welke wij aanpakken.
03
Bouwen en proefdraaien
De automatisering draait eerst naast de bestaande werkwijze, zodat u de uitkomsten kunt vergelijken voordat de oude route dichtgaat.
04
Overdragen
Uw beheerder krijgt de regels in handen, met logging, meldingen en een noodstop per onderdeel.
- Terugkerend handwerk verdwijnt uit de week van uw team
- Fouten worden opgemerkt door het systeem in plaats van door de klant
- Een onderbouwde besparing in plaats van een gevoel
- Doorlooptijden korter zonder dat er iemand bij moet
Standaard inbegrepen
Dit zit er in elk traject, ongeacht de omvang.
- Een procesplaat met de huidige en de nieuwe situatie
- Een terugverdienberekening voordat er gebouwd wordt
- Bouw van de workflow of koppeling, inclusief test
- Logging en een noodstop op elke automatische stap
- Meldingen bij afwijkingen naar een aangewezen persoon
- Overdracht zodat uw eigen team de regels kan beheren
Waar dit het meest wordt ingezet
Wij werken voor zeven sectoren. Bekijk alle branches of ga direct naar de uwe.
Groothandel
Groothandels lopen zelden vast op het pakket, maar op de uitzonderingen: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers en orders die via vier kanalen binnenkomen. Daar bouwen wij de laag omheen.
Zakelijke dienstverlening
Bij dienstverlening is tijd het product. Als uren laat of onnauwkeurig worden vastgelegd, ziet u pas achteraf dat een opdracht verliesgevend was. Wij bouwen systemen waarin registreren weinig moeite kost en waarin de marge per dossier meeloopt.
Productie
Op de werkvloer is meestal wel bekend hoe het ervoor staat, maar dat weten zit in hoofden en op whiteboards. Wij maken die informatie zichtbaar in het systeem, zodat planning en nacalculatie ergens op gebaseerd zijn.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Verliezen mensen hierdoor hun werk?
In de praktijk verschuift het werk. Wat verdwijnt is het overtypen en het naslaan, wat overblijft is het beoordelen van uitzonderingen en het contact met klanten. Wij adviseren om vooraf met het team te bespreken welke taken vervallen en wat ervoor terugkomt.
Wat als er iets misgaat in een automatische stap?
Elke automatisering logt wat hij doet en kan worden stilgezet zonder dat de rest eronder lijdt. Bij een afwijking krijgt een aangewezen persoon een melding, in plaats van dat het stil doorloopt.
Welk proces kunnen wij het beste als eerste aanpakken?
Het proces dat vaak voorkomt, weinig uitzonderingen kent en waar nu overgetypt wordt. Dat levert de snelste besparing en het minste risico. In de intake zetten wij uw processen naast elkaar op frequentie, tijdsbeslag en foutgevoeligheid.
Hoe weten wij vooraf of het zich terugverdient?
Wij meten eerst hoeveel tijd de huidige stappen kosten en rekenen dat om naar een bedrag per jaar. Daar zetten wij de bouwkosten en het beheer tegenover. Komt de terugverdientijd boven de twee jaar uit, dan raden wij het af.
Moeten onze huidige systemen hiervoor vervangen worden?
Meestal niet. Automatisering legt zich om uw bestaande pakketten heen en neemt de handelingen ertussen over. Alleen als een systeem geen enkele vorm van uitwisseling toestaat, komt vervanging ter sprake.
Hoe lang duurt het voordat een eerste automatisering draait?
Een afgebakende automatisering staat doorgaans binnen vier tot zes weken, inclusief de analyse vooraf. Wij leveren liever vroeg iets werkends op dan laat iets volledigs, zodat u het effect al ziet terwijl de rest nog loopt.
Wat als ons proces regelmatig verandert?
Dan richten wij de regels zo in dat uw eigen beheerder ze kan aanpassen, in plaats van dat elke wijziging bij ons langs moet. Wat echt in de kern zit blijft bouwwerk, maar dat is bewust het kleinste deel.
Kunnen jullie ook facturen en formulieren automatisch inlezen?
Ja. Inkomende documenten worden uitgelezen, gecontroleerd op de velden die ertoe doen en weggeschreven in het juiste systeem. Wat niet met zekerheid herkend wordt, gaat naar een controlescherm in plaats van dat het geraden wordt.
Hoe houden wij grip op wat het systeem automatisch doet?
Van elke stap is terug te zien wat er is gebeurd, wanneer en op basis waarvan. U kunt een automatisering afzonderlijk stilzetten zonder dat de rest eronder lijdt, en afwijkingen komen bij een aangewezen persoon terecht.
Is automatisering ook zinvol bij kleine aantallen?
Soms wel, als de fout duur is in plaats van vaak. Een verkeerd doorgegeven order of een gemiste keuring weegt zwaarder dan de tijd die u ermee bespaart. Bij lage aantallen en lage risico’s zeggen wij eerlijk dat het niet loont.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
GSR, gevaarlijke stoffen register
Bladen erin, register eruit. Bij een inspectie is het compleet, zonder dat iemand honderd pdf-bladen heeft overgetypt.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00