Dagen handwerk per maand
Exporteren, samenvoegen en corrigeren kost een medewerker meerdere dagen per maand, elke maand opnieuw, aan werk dat niets toevoegt.
Oplossingen van AxiOps
Dashboards die sturen op cijfers, niet op gevoel
Als de maandcijfers met de hand worden samengesteld, zijn ze bij oplevering al oud. Wij koppelen de bronsystemen, leggen de definities een keer vast en zetten er dashboards op die zichzelf bijwerken.
De situatie
Cijfers die klaar zijn als ze al oud zijn
Een dashboard is een weergave die cijfers rechtstreeks uit uw bronsystemen haalt en zichzelf bijwerkt, zodat er geen maandelijkse exercitie met exports en spreadsheets meer nodig is. De maandcijfers worden in veel bedrijven met de hand samengesteld. Iemand exporteert uit twee of drie systemen, plakt dat samen in een spreadsheet, corrigeert wat er niet klopt en levert het op. Dat kost dagen, en tegen de tijd dat het overzicht er ligt, gaat het over een maand die voorbij is.
Het tweede probleem is dat niemand precies hetzelfde bedoelt. Verkoop rekent een order als omzet zodra hij getekend is, de administratie pas bij facturatie, en de directie kijkt naar iets daartussenin. Dan gaat de vergadering over de vraag welk cijfer klopt in plaats van over wat eraan te doen valt.
Het echte werk aan een dashboard zit niet in de weergave maar in die definities en in de kwaliteit van de brongegevens. Als dat eenmaal is vastgelegd, is het bijwerken de eenvoudigste stap van allemaal.
Waar het meestal op vastloopt
Waarom sturen op cijfers in de praktijk vaak niet lukt.
Cijfers die al verouderd zijn
Een overzicht dat gaat over een afgesloten maand komt te laat om er nog iets aan te doen.
Afdelingen die andere getallen noemen
Zonder vastgelegde definities heeft iedereen zijn eigen rekenwijze en gaat het gesprek over het cijfer in plaats van over de uitkomst.
Brongegevens die niet kloppen
Dubbele klanten, ontbrekende velden en verkeerd geboekte uren maken elk dashboard onbetrouwbaar. Dat is zichtbaar te maken en op te lossen.
Rapportage bij een persoon
De spreadsheet met de logica erin is van een medewerker. Bij vakantie of vertrek weet niemand precies hoe het werkte.
Geen signaal bij afwijkingen
Een cijfer dat de verkeerde kant op gaat valt pas op bij de volgende rapportage, niet op het moment dat het gebeurt.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Het werk aan een dashboard zit niet in de weergave maar in de definities en de kwaliteit van de brongegevens. Zijn die eenmaal vastgelegd, dan werkt de rapportage zichzelf bij. Dit zijn de zes onderdelen die daarbij horen.
Definities een keer vastleggen
Wanneer telt een order als omzet, telt een annulering mee, welke uren zijn declarabel. Dat is het echte werk en het voorkomt discussie achteraf.
Datakwaliteit eerst
Wij beginnen met een controle op de brongegevens en maken zichtbaar waar het misgaat. Vaak levert dat opschonen alleen al meer op dan het dashboard zelf.
Bijwerken zonder handwerk
De bronnen worden gekoppeld en werken zichzelf bij. Bij elk cijfer staat wanneer het voor het laatst is ververst.
Per rol een eigen beeld
Een vestigingsleider ziet zijn vestiging, de directie ziet het geheel, en gevoelige cijfers blijven beperkt tot wie daarover gaat.
Melding bij een grens
U stelt in wanneer een cijfer aandacht nodig heeft. Dan komt er een bericht, in plaats van dat iemand het moet opmerken.
Zelf uitbreiden
Uw eigen mensen maken nieuwe weergaven op de gegevens die al binnenkomen, zonder dat wij eraan te pas hoeven te komen.
Wat het kost
€ 7.500 tot € 25.000 per traject
Doorlooptijd 3 tot 6 weken. Het verschil binnen die bandbreedte zit vrijwel altijd in het aantal koppelingen en gebruikersrollen. Na een intake krijgt u een vaste prijs op een afgebakende scope.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij hier vaker tegenkomen, met wat wij eraan bouwen en wat het verandert.
De maandrapportage die zichzelf maakt
- Situatie
- Een medewerker is elke maand drie dagen bezig met exporteren, samenvoegen en controleren uit vier systemen. De cijfers zijn bij oplevering ruim twee weken oud.
- Wat wij bouwen
- De vier bronnen worden gekoppeld en elke nacht ingelezen. De definities zijn vastgelegd en de rapportage gaat automatisch naar de vaste ontvangers.
- Wat het verandert
- De drie dagen per maand vervallen en de cijfers zijn dagelijks actueel. De maandvergadering gaat over de uitkomst in plaats van over de totstandkoming.
Een cijfer waar iedereen achter staat
- Situatie
- Verkoop, administratie en directie noemen drie verschillende omzetcijfers over hetzelfde kwartaal. Elke vergadering begint met de vraag welk getal klopt.
- Wat wij bouwen
- De rekenwijzen zijn naast elkaar gezet en het verschil is zichtbaar gemaakt. Daarna is er een definitie gekozen die vanaf dat moment voor iedereen geldt.
- Wat het verandert
- Er is nog een omzetcijfer, met de definitie erbij. De discussie over de cijfers is verdwenen.
Opschonen levert meer op dan het dashboard
- Situatie
- Een bedrijf wil een klantendashboard, maar de klantgegevens bevatten dubbele records en ontbrekende velden. Elk overzicht zou daarmee misleidend zijn.
- Wat wij bouwen
- Eerst een datakwaliteitscheck met een lijst van wat er mis is, daarna een eenmalige opschoning en controles die voorkomen dat het opnieuw ontstaat.
- Wat het verandert
- Het klantenbestand klopt, wat de facturatie en de mailings meteen al beter maakt. Het dashboard erbovenop is daarna een kleine stap.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier fases met een vast ritme. Op onze aanpak staat per fase wat wij doen, wat wij van u vragen en wat er aan het eind van die fase klaar is.
01
Vragen ophalen
Wij beginnen bij de beslissingen die u wilt nemen, niet bij de gegevens die er toevallig zijn. Dat bepaalt welke cijfers er moeten komen.
02
Definities vastleggen
Per cijfer schrijven wij op wat het precies betekent en wie erover gaat. Dat document is later het antwoord op elke discussie.
03
Bronnen opschonen
Een datakwaliteitscheck met een lijst van wat er mis is, gevolgd door opschoning en controles die het schoon houden.
04
Bouwen en uitbreiden
Een eerste versie met een handvol cijfers waarop u werkelijk stuurt. Daarna breidt u zelf uit op de gegevens die al binnenkomen.
- Dagen handwerk per maand vervallen
- Cijfers die actueel zijn in plaats van weken oud
- Een definitie per cijfer, dus geen discussie meer over getallen
- Een melding zodra een cijfer aandacht nodig heeft
Standaard inbegrepen
Dit zit er in elk traject, ongeacht de omvang.
- Een datakwaliteitscheck met bevindingen en herstelvoorstel
- Vastgelegde definities per cijfer, met eigenaar
- Koppeling van de bronsystemen met automatische verversing
- Dashboards per rol, ook bruikbaar op een telefoon
- Automatische verzending en meldingen bij grenswaarden
- Instructie zodat uw team zelf weergaven kan toevoegen
Waar dit het meest wordt ingezet
Wij werken voor zeven sectoren. Bekijk alle branches of ga direct naar de uwe.
Groothandel
Groothandels lopen zelden vast op het pakket, maar op de uitzonderingen: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers en orders die via vier kanalen binnenkomen. Daar bouwen wij de laag omheen.
Productie
Op de werkvloer is meestal wel bekend hoe het ervoor staat, maar dat weten zit in hoofden en op whiteboards. Wij maken die informatie zichtbaar in het systeem, zodat planning en nacalculatie ergens op gebaseerd zijn.
Zakelijke dienstverlening
Bij dienstverlening is tijd het product. Als uren laat of onnauwkeurig worden vastgelegd, ziet u pas achteraf dat een opdracht verliesgevend was. Wij bouwen systemen waarin registreren weinig moeite kost en waarin de marge per dossier meeloopt.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Onze data is een rommeltje. Kan dit dan wel?
Dat is eerder regel dan uitzondering. Wij beginnen met een datakwaliteitscheck en maken zichtbaar waar het misgaat. Vaak levert dat opschonen alleen al meer op dan het dashboard zelf.
Kunnen wij zelf rapportages toevoegen?
Ja. Wij richten het zo in dat uw eigen mensen nieuwe weergaven kunnen maken op de gegevens die al binnenkomen, zonder dat wij eraan te pas hoeven te komen.
Hoe actueel zijn de cijfers in een dashboard?
Waar het bronsysteem het toelaat werken de cijfers gedurende de dag bij. Voor zwaardere berekeningen is eenmaal per nacht gebruikelijk en ook voldoende. Bij elk cijfer staat wanneer het voor het laatst is bijgewerkt, zodat er geen twijfel over bestaat.
Wie bepaalt wat een cijfer precies betekent?
U, en wij leggen het een keer vast. Wanneer telt een order als omzet, en telt een geannuleerde opdracht mee. Die definities zijn het echte werk aan een dashboard; de weergave is daarna het eenvoudige deel.
Wat als afdelingen nu verschillende cijfers noemen?
Dat is vrijwel altijd de aanleiding om te beginnen. Wij zetten de rekenwijzen naast elkaar en maken zichtbaar waar het verschil vandaan komt. Daarna kiest u er een, en die geldt vanaf dat moment voor iedereen.
Kunnen wij rapportages automatisch laten versturen?
Ja. Een weekoverzicht op maandagochtend of een maandrapportage naar de directie gaat er vanzelf uit. Daarnaast kunt u een melding instellen die afgaat zodra een cijfer een grens over gaat, in plaats van dat iemand het moet opmerken.
Wie mag welke cijfers zien?
Toegang gaat per rol. Een vestigingsleider ziet zijn eigen vestiging, de directie ziet het geheel en loongegevens blijven beperkt tot wie daarover gaat. Dat richten wij bij de start in en het is later te wijzigen.
Hebben wij hiervoor een aparte gegevensopslag nodig?
Bij een of twee bronnen niet. Werkt u met meerdere systemen of zijn de rapportages zwaar, dan is een tussenlaag verstandig zodat uw bronsystemen niet vertragen door het meekijken. Wij zeggen het als het in uw geval nog niet nodig is.
Kunnen wij ook op een telefoon meekijken?
Ja. De kerncijfers zijn ingericht op een klein scherm, zodat u ze onderweg kunt raadplegen. Uitgebreide analyses blijven het prettigst op een groot scherm.
Hoe lang duurt het voordat het eerste dashboard staat?
Doorgaans drie tot zes weken, waarbij het vastleggen van de definities en het opschonen van de gegevens het grootste deel is. De eerste versie beperken wij bewust tot een handvol cijfers waarop u werkelijk stuurt.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
GSR, gevaarlijke stoffen register
Bladen erin, register eruit. Bij een inspectie is het compleet, zonder dat iemand honderd pdf-bladen heeft overgetypt.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00