Prijsafspraken in spreadsheets
Klantprijzen, staffels en jaarafspraken worden naast het systeem bijgehouden. Bij een prijswijziging van een leverancier moet iemand ze stuk voor stuk nalopen.
AxiOps voor groothandel
Software voor de groothandel
Groothandels lopen zelden vast op het pakket, maar op de uitzonderingen: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers en orders die via vier kanalen binnenkomen. Daar bouwen wij de laag omheen.
De situatie
Het pakket kan het, maar niet zoals u het doet
Software voor de groothandel is de laag om uw pakket heen die de uitzonderingen aankan: prijsafspraken per klant, staffels, eigen artikelnummers van afnemers en orders uit meerdere kanalen. Vrijwel elke groothandel draait op een ERP-pakket dat de basis prima aankan: artikelen, voorraad, orders en facturen. Het knelpunt ligt bij alles wat daarbuiten valt, en dat is precies waar uw bedrijf zich onderscheidt. Prijsafspraken per klant, staffels die per productgroep verschillen, klanten die hun eigen artikelnummers gebruiken en jaarafspraken met een bonusregeling achteraf.
Die uitzonderingen belanden in spreadsheets naast het systeem. Iemand houdt ze bij, iemand controleert ze en bij een prijswijziging moeten ze allemaal opnieuw langs. Dat werkt zolang die persoon er is, en het gaat mis op het moment dat de organisatie groeit of die persoon vertrekt.
Tegelijk komen orders via steeds meer kanalen binnen: per mail, telefonisch, via de webshop, via een uitwisseling met de systemen van grote afnemers en via een vertegenwoordiger. Elk kanaal heeft zijn eigen route naar het systeem en zijn eigen kans op een invoerfout. Wij bouwen de laag die deze kanalen samenbrengt en de uitzonderingen uit de spreadsheets haalt.
Waar het meestal op vastloopt
Waar de tijd en de marge weglekken bij groothandels die wij spreken.
Orders via vier kanalen
Mail, telefoon, webshop en directe uitwisseling met afnemers komen elk via een eigen route binnen. Dat betekent vier keer invoeren en vier kansen op een fout.
Voorraad die per kanaal verschilt
De webshop toont iets anders dan het systeem en de vertegenwoordiger verkoopt iets dat er niet is. Elke afwijking levert een nabelactie op.
Eigen artikelnummers van klanten
Grote afnemers bestellen met hun eigen codering. Het omzetten naar uw artikelnummers gebeurt met de hand en is foutgevoelig.
Marge pas achteraf zichtbaar
Wat een order werkelijk opleverde, blijkt na de maandafsluiting. Bij dalende inkoopmarges is dat te laat om nog iets te doen.
Retouren zonder proces
Retouren en creditnota's lopen buiten het systeem om via de mail. Wat er nog openstaat en wie het afhandelt, is niet centraal te zien.
Wat wij voor groothandels bouwen
Wij bouwen de systemen waarin uw uitzonderingen thuishoren, en waar nodig de administratieve kern zelf.
Een eigen ERP of een laag eromheen
Waar een standaardpakket uw manier van werken niet aankan, bouwen wij de ontbrekende kern zelf: artikelbeheer, orders, inkoop, voorraad en facturatie ingericht op uw assortiment en uw afspraken.
Een CRM voor buiten- en binnendienst
Klanten, contactmomenten, offertes, jaarafspraken en bezoekverslagen op een plek. De vertegenwoordiger ziet in de auto de omzet, de marge en de openstaande posten van de klant waar hij naartoe rijdt.
Een bestelportaal of B2B-webshop
Uw eigen assortiment met klantprijzen, klantartikelnummers, bestelhistorie en herhaalorders. Gebouwd op uw uitzonderingen in plaats van op een standaardwebshop waar u omheen moet werken.
Een magazijnsysteem
Ontvangst, locatiebeheer, orderverzamelen met scanners, controle en verzending. Ook bij deelleveringen, batchregistratie en meerdere magazijnen blijft de voorraad kloppen.
Prijs- en margebeheer
Klantafspraken, staffels, acties en bonusregelingen als onderdeel van het systeem, met een doorrekening voordat u een prijswijziging doorvoert.
Losse tools en automatiseringen
Orders uit inkomende mail halen, prijsbestanden van leveranciers inlezen of voorraad tussen kanalen gelijk houden. Vaak binnen enkele weken te bouwen.
Waar u mee begint
Bestelportaal voor uw vaste afnemers, vanaf € 15.000
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 28.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Bestelportaal op uw eigen assortiment
- Situatie
- Vaste afnemers bellen of mailen hun bestellingen. Elke order wordt met de hand ingevoerd, inclusief het opzoeken van de juiste klantprijs. De binnendienst is een groot deel van de dag bezig met invoerwerk.
- Wat wij bouwen
- Een besloten bestelportaal waarin de klant zijn eigen assortiment ziet, met zijn eigen prijzen, zijn eigen artikelnummers en zijn bestelhistorie. Herhaalorders zijn met een handeling opnieuw te plaatsen. De order komt rechtstreeks in het systeem.
- Wat het verandert
- Het invoerwerk verdwijnt en de binnendienst gaat van orders invoeren naar klanten bellen. Klanten bestellen buiten kantooruren, wat het ordermoment naar voren haalt.
Prijsafspraken uit de spreadsheet
- Situatie
- Vierhonderd klantspecifieke prijsafspraken staan in een bestand dat door twee mensen wordt beheerd. Bij een leveranciersprijswijziging duurt het bijwerken twee dagen en glipt er altijd iets doorheen.
- Wat wij bouwen
- Prijsafspraken als onderdeel van het systeem, met staffels, geldigheidstermijnen en een basis die meebeweegt met de inkoopprijs. Voor een wijziging is vooraf zichtbaar wat het per klant en per artikel betekent.
- Wat het verandert
- Een prijswijziging kost een half uur in plaats van twee dagen. Er wordt niet meer onder de afgesproken marge verkocht doordat een regel is vergeten.
Alle orderkanalen op een plek
- Situatie
- Orders komen binnen per mail, via de webshop en via een uitwisseling met twee grote afnemers. Elk kanaal heeft een eigen verwerkingsroute en een eigen achterstand.
- Wat wij bouwen
- Een laag die alle kanalen opvangt, de artikelnummers van de klant omzet naar de uwe, de klantprijs toepast en controleert op voorraad en kredietruimte. Wat niet met zekerheid klopt, gaat naar een controlescherm.
- Wat het verandert
- Een werkvoorraad in plaats van vier. De binnendienst beoordeelt alleen nog de uitzonderingen, en de doorlooptijd van order naar pakbon wordt korter.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Bestelportaal
Eigen assortiment, eigen prijzen, eigen artikelnummers en bestelhistorie per klant. Herhaalorders in een handeling en beschikbaarheid die klopt.
Ordercentralisatie
Alle kanalen komen op een werkvoorraad uit, met automatische controle op prijs, voorraad en kredietruimte. Alleen uitzonderingen vragen aandacht.
Prijzen en staffels
Klantafspraken, staffels, actieprijzen en jaarafspraken in het systeem, met geldigheidstermijnen en een doorrekening voordat u een wijziging doorvoert.
Voorraad synchroon
Een voorraadstand die overal hetzelfde is, inclusief wat is gereserveerd en wat onderweg is van de leverancier.
Marge-inzicht
Marge per order, per klant en per productgroep, beschikbaar op de dag zelf in plaats van na de maandafsluiting.
Retour en credit
Een vaste route voor retouren met reden, beoordeling en creditnota, zodat er niets in een mailbox blijft hangen.
- Orders komen binnen zonder dat iemand ze overtypt
- Prijsafspraken zijn onderhoudbaar in plaats van persoonsafhankelijk
- Een voorraadstand die in elk kanaal hetzelfde is
- Marge per klant en per productgroep op de dag zelf zichtbaar
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- ERP-pakketten voor artikelen, voorraad en financiële verwerking
- Directe uitwisseling met de systemen van grote afnemers
- Webshopplatformen en marktplaatsen
- Vervoerders voor labels, zendingen en verzendstatus
- Artikel- en prijsbestanden van uw leveranciers
- Boekhouding voor facturen, creditnota's en kredietbewaking
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Koppelingen en integraties
Laat uw bestaande pakketten gegevens uitwisselen via API-koppelingen, zodat data een keer wordt ingevoerd en overal klopt.
Klantportalen
Geef klanten een beveiligde omgeving voor hun dossier, offertes, facturen en de voortgang van hun opdracht.
Dashboards en rapportage
Koppel uw bronsystemen aan een centrale datahub en zet er dashboards op die zichzelf bijwerken, per rol ingericht.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Moeten wij ons ERP-pakket vervangen?
Nee, en dat raden wij ook zelden aan. Uw pakket blijft de administratieve kern. Wij bouwen de laag eromheen voor de zaken die het pakket niet goed genoeg aankan, zoals klantspecifieke prijzen en het samenbrengen van orderkanalen.
Kunnen klanten met hun eigen artikelnummers bestellen?
Ja. Wij leggen per klant een vertaaltabel vast tussen zijn codering en de uwe. In het portaal en in binnenkomende orders wordt die vertaling automatisch toegepast.
Hoe actueel is de voorraadstand in het portaal?
Waar uw pakket het toelaat vrijwel direct. Wij tonen daarbij ook wat is gereserveerd en wat onderweg is, want een klant heeft meer aan een betrouwbare leverdatum dan aan een getal dat elk uur verandert.
Kunnen wij staffels en jaarafspraken kwijt in zo'n systeem?
Ja. Staffels per productgroep, actieprijzen met een geldigheidstermijn en jaarafspraken met een bonusregeling achteraf zijn allemaal in te richten. Voor elke wijziging kunt u vooraf doorrekenen wat het per klant betekent.
Wat gebeurt er als een order niet klopt?
Die gaat naar een controlescherm in plaats van dat hij wordt geraden of geweigerd. Uw binnendienst ziet direct waarom de order is tegengehouden, bijvoorbeeld door onvoldoende kredietruimte of een onbekend artikelnummer.
Hoe krijgen wij onze klanten aan het bestelportaal?
Door er iets te halen te geven dat bellen niet biedt: bestelhistorie, herhaalorders in een handeling, pakbonnen en facturen op een plek. In de praktijk gaat de grootste groep over binnen enkele maanden nadat de eerste tien klanten ermee werken.
Kunnen jullie ook een compleet ERP of magazijnsysteem bouwen?
Ja. Bij groothandels adviseren wij vaker om het bestaande ERP te laten staan en de laag eromheen te bouwen, omdat de financiële kern van een pakket zelden het probleem is. Past die kern echt niet bij uw assortiment of uw afspraken, dan bouwen wij hem zelf. Een magazijnsysteem bouwen wij regelmatig volledig op maat.
Wanneer is een laag eromheen niet genoeg meer?
Als uw mensen structureel buiten het pakket om werken, als een prijswijziging dagen kost of als het pakket u dwingt tot een werkwijze die klanten kost. Op dat moment betaalt u licenties voor een systeem dat u tegenwerkt, en is vervangen op termijn goedkoper dan blijven aanpassen.
Kunnen jullie ook onze webshop bouwen?
Ja, zowel een besloten bestelportaal voor vaste afnemers als een openbare webshop. Bij groothandels is het portaal meestal het belangrijkste, omdat daar de klantprijzen, de staffels en de eigen artikelnummers samenkomen die een standaardwebshop niet goed aankan.
Hoe verloopt de overstap zonder dat de orderstroom stilvalt?
Per kanaal en per klantgroep. Wij beginnen met een handvol klanten op het nieuwe portaal terwijl de rest blijft bellen en mailen, en breiden uit zodra het werkt. De oude route blijft open tot de nieuwe bewezen is.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00