Werk dat op meerdere plekken gebeurt
Twee afdelingen leggen dezelfde gegevens vast of doen dezelfde controle, elk omdat ze niet weten dat de ander het al doet.
Dienstverlening van AxiOps
Procesoptimalisatie: eerst het proces, dan de software
Een proces groeit mee met het bedrijf en niemand ontwerpt het opnieuw. Wij lopen mee op de werkvloer, leggen vast wat er werkelijk gebeurt en maken een plan waarmee overbodige stappen, overdrachten en wachttijd verdwijnen.
De situatie
Een proces dat niemand ooit heeft ontworpen
Procesoptimalisatie is het herinrichten van de manier waarop werk door uw organisatie loopt: wie doet wat, in welke volgorde, met welke informatie en met welke controle. In de meeste bedrijven is dat nooit bewust zo bedacht. Er kwam een klant bij, een collega, een pakket, een regel, en het proces groeide eromheen.
Het gevolg is werk dat dubbel gebeurt, overdrachten waarbij informatie wegvalt en controles op plekken waar het niet meer nodig is. Iedereen werkt hard, en toch duurt een order of aanvraag langer dan nodig.
Wij kijken eerst naar het proces en pas daarna naar software. Een stap die overbodig is, wordt door automatisering niet minder overbodig. Pas als het proces klopt, heeft het zin om het te versnellen.
Waar het meestal op vastloopt
Wat wij het vaakst zien als wij meelopen in een organisatie die is gegroeid.
Informatie die bij de overdracht wegvalt
Verkoop weet wat de klant wil, de uitvoering hoort het half. Het ontbrekende deel wordt later nagebeld of hersteld.
Wachten op een handtekening
Een order staat stil omdat een akkoord nodig is van iemand die er die week niet is. Niemand ziet dat het werk wacht.
Kennis in een of twee hoofden
Een paar mensen weten hoe het echt werkt. Bij ziekte of vertrek valt een deel van het proces stil.
Uitzonderingen die de regel zijn geworden
Een omweg die ooit voor een klant is bedacht, wordt nu voor iedereen gelopen, ook waar hij niets toevoegt.
Geen zicht op doorlooptijd
Niemand weet hoe lang een order van aanvraag tot factuur werkelijk duurt, dus ook niet waar de tijd blijft.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Een optimalisatietraject eindigt bij een plan dat u kunt uitvoeren, met of zonder ons. Dit zijn de onderdelen waaruit het bestaat.
Meelopen op de werkvloer
Wij kijken mee bij de mensen die het werk doen, in plaats van het proces te reconstrueren in een vergaderzaal.
Een procesplaat van nu
Elke stap, overdracht en controle op een plaat, inclusief de omwegen die iedereen kent en niemand heeft opgeschreven.
Meten waar de tijd blijft
Per stap de tijd en het aantal fouten, zodat duidelijk wordt welke verbetering het meeste oplevert.
Een procesplaat van straks
Het proces zoals het moet lopen: minder stappen, duidelijke eigenaren en controles op de plek waar ze iets toevoegen.
Een plan in volgorde
Wat u morgen al anders kunt doen, wat een afspraak of rolwijziging vraagt en wat pas met software te verbeteren is.
Begeleiding bij de invoering
Desgewenst begeleiden wij de verandering, met korte evaluaties tot het nieuwe proces het gewone proces is.
Wat het kost
Een procesanalyse kost 1.500 euro: een dag meekijken op locatie en een rapport met wat er beter kan en in welke volgorde. Een breder traject over meerdere afdelingen krijgt na een intake een vaste prijs. Laat u daarna software bouwen, dan gaat het analysebedrag van de opdracht af.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier stappen met een vast ritme. Na elke stap beslist u of u verder gaat.
01
Intake
Een gesprek over welk proces het meeste pijn doet en wie erbij betrokken zijn. Daaruit volgt de afbakening.
02
Meelopen en meten
Wij lopen mee, leggen de huidige situatie vast en meten tijd en fouten per stap.
03
Ontwerp en plan
De nieuwe situatie op een plaat, besproken met de mensen die ermee gaan werken, met een plan in volgorde.
04
Invoering
U voert het plan zelf uit of met onze begeleiding. Software komt pas aan bod als het proces staat.
- Minder stappen tussen aanvraag en factuur
- Overdrachten waarbij geen informatie meer wegvalt
- Duidelijke eigenaren per processtap
- Een onderbouwde keuze over wat u wel en niet automatiseert
Wat u van ons krijgt
Dit zit er standaard in, ongeacht de omvang.
- Een procesplaat van de huidige en de nieuwe situatie
- Metingen van tijd en fouten per stap
- Een verbeterplan met prioriteit en volgorde
- Een presentatie van de uitkomst aan directie en betrokkenen
Werkt samen met uw CRM
Een beter proces vraagt vaak om een systeem waarin het vastligt. Wij richten het nieuwe proces in uw bestaande CRM in, in Brixio of in een CRM op maat.
Brixio
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
CRM op maat
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Excel eruit: wanneer is uw bedrijf toe aan een eigen CRM?
Spreadsheets vol klanten, deals die blijven liggen en niemand die het overzicht heeft? Dit zijn de vijf signalen dat uw bedrijf toe is aan een CRM op maat.
Wat hierover wordt gevraagd
Vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Wat is het verschil met procesautomatisering?
Procesoptimalisatie gaat over hoe het werk loopt: stappen, rollen en overdrachten. Procesautomatisering is software die een deel van die stappen overneemt. Wij doen het eerste meestal voordat we aan het tweede beginnen, zodat u geen overbodige stap automatiseert.
Moeten wij daarna software bij jullie afnemen?
Nee. Het plan is van u en u kunt het zelf uitvoeren of met een andere partij. Blijkt dat er software nodig is, dan maken wij daar graag een voorstel voor.
Hoeveel tijd kost het onze mensen?
Weinig. Wij lopen mee terwijl het werk gewoon doorgaat en stellen tussendoor vragen. Daarnaast vragen wij een paar uur voor het bespreken van de nieuwe situatie.
Kan dit voor één afdeling of één proces?
Ja, en daar beginnen de meeste trajecten. Een afgebakend proces, zoals offerte tot order of order tot factuur, levert snel een bruikbaar plan op.
Wat als het proces al goed loopt?
Dan zeggen wij dat. Een analyse die uitwijst dat er weinig te winnen valt, voorkomt een investering die niets oplevert.
Verder lezen
15 oktober 2026
Procesoptimalisatie in vijf stappen: zo vindt u waar de tijd blijft
Procesoptimalisatie in vijf stappen: een proces kiezen, meelopen, meten, opnieuw ontwerpen en invoeren. Met de fouten die u beter kunt voorkomen.
9 september 2026
Bedrijfsprocessen automatiseren: stappenplan in zes stappen
Bedrijfsprocessen automatiseren in zes stappen: welke processen eerst, standaardtool of maatwerk, wat het kost en hoe u vooraf de terugverdientijd uitrekent.
8 september 2026
Bedrijfsprocessen: 30 voorbeelden per soort en per afdeling
Wat is een bedrijfsproces? Dertig voorbeelden van verkoop tot productie en onderhoud, ingedeeld naar soort, met per afdeling de plek waar het vastloopt.
Plan een gratis gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie, geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde, en u krijgt een prijsindicatie. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00