- Procesoptimalisatie begint op de werkvloer, niet in een vergaderzaal
- Meet per stap de tijd en de fouten voordat u iets verandert
- Schrap eerst, verander daarna en automatiseer pas als laatste
Procesoptimalisatie is het herinrichten van de manier waarop werk door uw organisatie loopt: wie doet wat, in welke volgorde en met welke informatie. In de meeste bedrijven is het proces nooit bewust ontworpen. Het groeide mee met klanten, collega's, pakketten en regels. Dit stappenplan laat zien hoe u het in vijf stappen weer in de hand krijgt.
Hoe wij dit voor opdrachtgevers bouwen en wat het kost, leest u op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren.
Stap 1: kies een proces met een duidelijk begin en eind
Begin klein. Een proces als "offerte tot order", "order tot factuur" of "aanvraag tot afspraak" heeft een herkenbaar begin en een meetbaar eind. Kies het proces waar de meeste klachten over zijn of waar de meeste mensen bij betrokken zijn. Een afgebakend proces levert sneller een bruikbaar resultaat op dan een poging om de hele organisatie in een keer te verbeteren.
Leg vast wie de eigenaar is. Zonder iemand die verantwoordelijk is voor het geheel, verbetert elke afdeling haar eigen deel en blijven de overdrachten liggen.
Stap 2: loop mee en leg vast wat er werkelijk gebeurt
Het proces op papier en het proces op de werkvloer zijn zelden hetzelfde. Ga daarom zitten bij de mensen die het werk doen en kijk mee. Schrijf elke stap op, elke overdracht en elke controle. Let vooral op de omwegen: de spreadsheet naast het systeem, het briefje op het bureau, het telefoontje om iets na te vragen.
Teken het resultaat als een eenvoudige plaat met een kolom per rol. Een whiteboard of een groot vel papier is genoeg. Het doel is dat iedereen kan aanwijzen waar het werk van hand wisselt.
Stap 3: meet waar de tijd en de fouten zitten
Zonder meting blijft verbeteren een gevoelskwestie. Noteer per stap hoe lang het werk duurt, hoe lang het daarna wacht en hoe vaak het fout gaat. Het verschil tussen werktijd en wachttijd is vaak het meest verhelderend: een order waaraan een uur wordt gewerkt, kan een week onderweg zijn omdat hij steeds op iemand wacht.
- Werktijd: hoe lang iemand actief met de stap bezig is
- Wachttijd: hoe lang het werk ligt voordat de volgende stap begint
- Herstel: hoe vaak iets terug moet omdat informatie ontbrak of fout was
- Volume: hoe vaak de stap per week of maand voorkomt
Met die vier getallen kunt u per stap uitrekenen wat het kost. Hoe u dat omzet naar een jaarbedrag, staat in ons artikel over de terugverdientijd van automatisering berekenen.
Stap 4: ontwerp het nieuwe proces
Loop de plaat stap voor stap langs en stel bij elke stap drie vragen, in deze volgorde.
- Kan deze stap weg? Controles die dubbel gebeuren en gegevens die niemand gebruikt, kunnen vaak zonder gevolgen vervallen.
- Kan deze stap anders? Een akkoord dat nu bij de directie ligt, kan misschien tot een bepaald bedrag bij de projectleider. Een overdracht kan een vast formulier krijgen zodat er niets wegvalt.
- Kan deze stap door software worden gedaan? Pas als een stap nodig is en vaststaat, heeft het zin om hem te automatiseren.
Bespreek het ontwerp met de mensen die ermee gaan werken. Zij zien het snelst waar een nieuwe werkwijze in de praktijk vastloopt, en zij moeten het straks uitvoeren.
Stap 5: voer in en meet opnieuw
Voer het nieuwe proces in en meet na een paar weken dezelfde getallen als in stap 3. Zo ziet u wat het heeft opgeleverd en waar nog wrijving zit. Plan korte evaluaties tot het nieuwe proces het gewone proces is geworden. Zonder die aandacht sluipen de oude omwegen er na een paar maanden weer in.
Blijkt in deze fase dat een stap het beste door software kan worden overgenomen, dan is dat het moment om te automatiseren. In de gids bedrijfsprocessen automatiseren leest u hoe u die keuze maakt.
Veelgemaakte fouten
- Direct software kopen voordat het proces klopt, waardoor een overbodige stap sneller wordt uitgevoerd
- Het proces ontwerpen zonder de mensen die het werk doen
- Alleen naar werktijd kijken en de wachttijd tussen de stappen vergeten
- Te groot beginnen, met een traject over alle afdelingen tegelijk
- Geen eigenaar aanwijzen, zodat niemand de verbetering vasthoudt
Het proces vastleggen in uw systemen
Een beter proces werkt het best als het systeem het ondersteunt. Vaak betekent dat: velden en stappen in uw CRM aanpassen, of een CRM kiezen dat uw proces volgt in plaats van andersom. Lees wanneer uw bedrijf toe is aan een eigen CRM of bekijk Brixio, het CRM dat wij voor installatie- en bouwbedrijven inrichten.
Wilt u dat wij meelopen en het plan voor u maken? Bekijk onze dienst procesoptimalisatie. Een procesanalyse van een dag op locatie kost 1.500 euro, inclusief rapport.
