- De rekensom: (uren per week x uurkosten x 46 weken) vergeleken met bouwkosten plus beheer
- Tel ook de verborgen winst mee: minder fouten, snellere reactie en schaalbaarheid
- Een terugverdientijd onder de 18 maanden is in de praktijk een veilige investering
"Dat scheelt vast veel tijd" is geen businesscase. Gelukkig is de echte rekensom eenvoudig genoeg om op een bierviltje te maken. Zo bepaalt u vóór de investering of een automatisering zich terugverdient, en binnen welke termijn.
Hoe berekent u de ROI van automatisering?
Neem een proces en beantwoord drie vragen: hoe vaak komt het voor, hoelang duurt het per keer, en wie doet het? Vermenigvuldig: aantal keer per week × minuten per keer × de werkelijke uurkosten van die medewerker (loon plus werkgeverslasten, doorgaans 1,3 tot 1,4 × bruto). Reken met 46 werkweken per jaar.
Voorbeeld: offertes maken kost 3 uur per stuk, u maakt er 5 per week, door een medewerker van 45 euro per uur aan werkelijke kosten. Dat is 15 uur × 45 euro × 46 weken = 31.050 euro per jaar. Automatiseert u tweederde van dat werk weg, dan bespaart u ruim 20.000 euro per jaar. Tegenover een automatisering van bijvoorbeeld 15.000 euro bouwkosten plus 2.500 euro beheer per jaar is de terugverdientijd minder dan een jaar.
Welke winst zit niet in de rekensom?
De urenbesparing is meestal maar de helft van het verhaal. Tel mee: minder fouten (een verkeerde prijs of vergeten factuur kost direct geld), snellere reactietijden (de eerste aanbieder wint vaker de klus), en schaalbaarheid: het geautomatiseerde proces kan twee keer zoveel volume aan zonder extra mensen. Dat laatste is voor groeiende bedrijven vaak de grootste waarde, al is hij lastiger in euro's te vangen.
Welke kosten hoort u mee te rekenen?
Zet aan de kostenkant alles: de bouw, het beheer (reken 15 tot 20 procent van de bouwsom per jaar), de tijd van uw eigen mensen tijdens het project en eventuele licenties. Een eerlijk gerekende businesscase die dan nóg onder de 18 maanden terugverdientijd uitkomt, is in onze ervaring een veilige investering. Zit u op drie jaar of meer, kies dan eerst een proces met meer volume.
Wanneer is automatiseren de investering waard?
Maak de som voor uw drie meest tijdrovende processen en zet ze naast elkaar. Vrijwel altijd springt er één uit met een terugverdientijd onder het jaar; dat is uw startpunt. Begin daar, meet na drie maanden de werkelijke besparing en gebruik dat bewijs voor de volgende stap.
