- Kleine tools starten rond 2.500 euro, complete platformen lopen tot 150.000 euro of meer
- De scope bepaalt de prijs: aantal schermen, koppelingen en gebruikersrollen wegen het zwaarst
- Reken niet op de bouwkosten alleen: beheer en doorontwikkeling zijn 15 tot 20 procent per jaar
Het is de eerste vraag in bijna elk kennismakingsgesprek: wat gaat maatwerk software kosten? Het eerlijke antwoord is "dat hangt ervan af", maar daar koopt u niets voor. Daarom geven wij in dit artikel echte bandbreedtes, de factoren die de prijs bepalen en een manier om zelf in te schatten in welke categorie uw project valt.
Wat kost maatwerk software in de praktijk?
Op basis van projecten die wij bouwen en offertes die wij in de markt terugzien, kunt u met deze categorieën rekenen:
- Kleine tool of automatisering (2.500 tot 15.000 euro): één duidelijk proces, zoals een offertegenerator, een planningstool of een koppeling tussen twee systemen.
- Bedrijfsapplicatie (15.000 tot 45.000 euro): een CRM op maat, een klantportaal of een orderverwerkingssysteem met meerdere gebruikersrollen en koppelingen.
- Platform of SaaS-product (60.000 tot 150.000 euro en verder): software die u aan derden aanbiedt, met abonnementen, facturatie, beveiligingseisen en schaalbaarheid.
Wat bepaalt de prijs van maatwerk software?
Drie factoren wegen het zwaarst. Ten eerste het aantal schermen en gebruikersrollen: elk scherm moet ontworpen, gebouwd en getest worden, en elke rol (beheerder, medewerker, klant) verdubbelt zo ongeveer de scenario's. Ten tweede de koppelingen: een verbinding met uw boekhoudpakket of een betaalprovider is goed te doen, maar een verouderd systeem zonder API kan zomaar de duurste post van het project worden. Ten derde de eisen aan beveiliging en schaal: software voor vijf collega's stelt andere eisen dan een portaal waar duizend klanten op inloggen.
Welke kosten worden vaak vergeten?
Bouwkosten zijn niet het hele verhaal. Reken jaarlijks op 15 tot 20 procent van de bouwsom voor hosting, updates, beveiliging en kleine verbeteringen. Software die niet wordt onderhouden veroudert snel: browsers veranderen, koppelingen wijzigen en beveiligingseisen worden strenger. Wij leggen die afspraken vast in een heldere SLA, zodat u vooraf weet wat beheer kost.
Hoe houdt u de investering beheersbaar?
De beste manier om kosten te beheersen is faseren. Start met de kern die aantoonbaar tijd of geld oplevert, en bouw pas verder als die kern zich bewijst. Een goed bureau denkt daarin mee en zegt ook eerlijk wat u níet moet bouwen. Vraag altijd om een voorstel met een vaste prijs per fase of een duidelijke urenraming, en om een concreet resultaat per fase; zo voorkomt u een project zonder einde.
Onze eigen vanaf-prijzen per traject, het uurtarief en de drie serviceniveaus staan op de pagina wat kost maatwerksoftware. Hoe zo'n traject in fases verloopt, leest u bij onze aanpak.
