- Bij maatwerk koopt u geen bestaand product, dus het contract bepaalt wat u krijgt
- Negen afspraken voorkomen de meeste conflicten: van scope en acceptatie tot eigendom en exit
- Onderaan staat een checklist die u naast elke offerte kunt leggen
Een standaardpakket kunt u proberen voordat u tekent. Maatwerk software bestaat nog niet op het moment dat u de overeenkomst sluit. Wat u krijgt, wanneer het af is, wat het mag kosten en van wie het daarna is, staat dan alleen op papier. Daarom loont het om vooraf te weten welke afspraken in dat papier thuishoren.
Dit artikel is geen juridisch advies. Het is de lijst die wij in gesprekken met opdrachtgevers het vaakst langslopen, met per punt de vraag die u aan elke leverancier kunt stellen.
Waarom een contract voor maatwerk anders werkt
Bij een licentie op een pakket zijn de functies, de prijs en de voorwaarden al vastgesteld. Bij maatwerk worden ze tijdens het traject ingevuld. Dat heeft drie gevolgen. De omschrijving van wat er gebouwd wordt is het belangrijkste deel van de overeenkomst. Wijzigingen zijn normaal, dus er moet een route voor zijn. En omdat de software nieuw is, moet vastliggen wie de rechten erop heeft, want dat regelt de wet anders dan veel opdrachtgevers verwachten.
1. Scope: wat er wel en niet gebouwd wordt
Een goede scope beschrijft processen en uitkomsten, geen losse schermen. Bijvoorbeeld: een monteur rondt een werkbon af op locatie, de klant tekent op het scherm en de bon wordt een conceptfactuur in het boekhoudpakket. Net zo belangrijk is wat er buiten valt. Een lijst met uitsluitingen voorkomt dat een verwachting halverwege een meningsverschil wordt.
Vraag aan de leverancier: staat in de offerte ook wat er niet in zit?
2. Wijzigingen tijdens het traject
Tijdens de bouw ontdekt u dingen die u vooraf niet kon weten. Dat is geen falen, dat hoort bij maatwerk. Leg daarom vast hoe een wijziging loopt: wie hem mag aanvragen, hoe de leverancier de gevolgen voor prijs en planning doorgeeft en dat er pas gebouwd wordt na schriftelijk akkoord. Zonder zo'n route ontstaat meerwerk dat niemand heeft goedgekeurd en dat bij de eindfactuur voor verrassingen zorgt.
Vraag aan de leverancier: hoe wordt meerwerk aangekondigd en wie keurt het goed?
3. Prijsvorm: vaste prijs of nacalculatie
Bij een vaste prijs draagt de leverancier het risico dat het werk meer uren kost, en betaalt u voor een afgebakende scope. Bij nacalculatie betaalt u de werkelijk gemaakte uren, wat flexibel is maar het risico bij u legt. Een tussenvorm is een vaste prijs per fase, waarbij elke volgende fase pas wordt geoffreerd als de vorige werkt. Welke vorm u ook kiest, zorg dat het uurtarief voor meerwerk vooraf vastligt en dat duidelijk is of bedragen inclusief of exclusief btw zijn.
Wat de verschillende soorten trajecten ongeveer kosten, leest u in wat kost maatwerk software.
4. Oplevering en acceptatie
Wanneer is de software af? Leg vast dat er een acceptatietest is, hoeveel dagen u daarvoor krijgt en welke criteria gelden. Spreek ook af hoe fouten worden ingedeeld. Een fout die het werk blokkeert, houdt de acceptatie tegen. Een schoonheidsfout wordt na acceptatie opgelost en is geen reden om de oplevering maanden te laten liggen. Zonder die afspraak blijft een project hangen tussen bijna klaar en niet betaald.
Vraag aan de leverancier: wat gebeurt er als ik binnen de testtermijn niets laat horen?
5. Betaalmomenten
Leg vast wanneer elk deel van de prijs verschuldigd is. Gangbaar bij maatwerk is een deel bij de start en het restant bij oplevering, of bij grotere trajecten een bedrag per fase. Een aanbetaling bij de start is normaal: de leverancier reserveert capaciteit voor uw project en bouwt weken voordat er iets te zien is. Het deel bij oplevering geeft u de zekerheid dat het restant pas komt als de software er staat.
Belangrijker dan de verdeling is dat vastligt wat als oplevering telt. Koppel dat aan de afspraken uit het vorige punt, zodat er geen discussie ontstaat over het moment waarop de laatste factuur mag worden verstuurd.
Vraag aan de leverancier: welk deel betaal ik bij de start, en wanneer is de rest verschuldigd?
6. Intellectueel eigendom en gebruiksrecht
Dit is het punt waar de meeste misverstanden over bestaan. In Nederland ligt het auteursrecht op software bij de maker. Dat u de ontwikkeling betaalt, maakt u niet automatisch eigenaar: een overdracht van auteursrecht vraagt volgens de Auteurswet een schriftelijke akte. Staat daar niets over in het contract, dan blijft het recht bij de leverancier en krijgt u een gebruiksrecht.
Dat is lang niet altijd een probleem. Veel leveranciers bouwen op eigen onderdelen die ze bij meerdere klanten gebruiken, en een volledige overdracht zou dat onmogelijk maken of de prijs flink verhogen. Belangrijk is dat het gebruiksrecht ruim genoeg is: onbeperkt in tijd, voor uw hele organisatie, en zonder dat de leverancier het eenzijdig kan intrekken zolang u betaalt wat is afgesproken.
Vraag aan de leverancier: wat mag ik met de software doen, en onder welke voorwaarden kan ik de broncode later overnemen?
7. Broncode-escrow: bespreekbaar, geen standaard
Als de broncode bij de leverancier blijft, kunt u zich afvragen wat er gebeurt als die leverancier stopt. Een escrowregeling is daar een mogelijk antwoord op: de broncode wordt bij een onafhankelijke partij neergelegd, die hem vrijgeeft als zich een vooraf afgesproken situatie voordoet.
Escrow is geen standaardonderdeel van een maatwerkcontract. Sommige leveranciers staan ervoor open, andere niet, en de kosten van de regeling en het periodiek bijwerken ervan komen er meestal bij. Voor een losse koppeling of een afgebakende tool is het zelden nodig. Bij een systeem waar uw bedrijfsvoering op draait, kunt u het ter sprake brengen en samen bekijken of het in verhouding staat.
Vraag aan de leverancier: is een escrowregeling bespreekbaar, en wat komt daar dan bij kijken?
8. Gegevens, privacy en exit
Uw gegevens zijn van u, ook als de software dat niet is. Leg vast waar ze worden opgeslagen, wie erbij kan en in welk formaat u ze krijgt als de samenwerking stopt. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens voor u, zoals klant- of personeelsgegevens, dan schrijft de AVG een verwerkersovereenkomst voor. Daarin staan onder meer de beveiligingsmaatregelen, de inzet van subverwerkers en wat er met de gegevens gebeurt na afloop.
Vraag aan de leverancier: kan ik mijn gegevens op elk moment exporteren, en wat kost dat?
9. Beheer en serviceniveau na oplevering
Software die draait heeft onderhoud nodig: beveiligingsupdates, aanpassingen aan gekoppelde pakketten en hulp bij storingen. Leg dat vast in een serviceovereenkomst met reactietijden per prioriteit, bijvoorbeeld binnen een uur bij een storing die het werk stillegt en binnen twee werkdagen bij een vraag. Spreek ook de opzegtermijn af en wat de leverancier doet om een overdracht naar een andere partij mogelijk te maken.
Wat onderhoud per jaar ongeveer kost, staat op de prijzenpagina bij de serviceniveaus.
Algemene voorwaarden: welke gelden?
Leveranciers sturen vaak hun eigen algemene voorwaarden mee, of verwijzen naar branchevoorwaarden zoals de NLdigital Voorwaarden. Opdrachtgevers hebben soms eigen inkoopvoorwaarden. Verwijzen beide partijen naar hun eigen voorwaarden, dan gelden in Nederland in principe de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij de andere partij die uitdrukkelijk van de hand wijst. Lees de voorwaarden dus voordat u tekent, en leg afwijkingen vast in de overeenkomst zelf. Wat in de overeenkomst staat, gaat voor wat in de voorwaarden staat, mits dat zo is afgesproken.
Checklist voor elke offerte
- Staat er wat er gebouwd wordt, en ook wat niet?
- Is er een wijzigingsprocedure met schriftelijk akkoord vooraf?
- Is de prijs vast, per fase of op nacalculatie, en ligt het tarief voor meerwerk vast?
- Zijn er een acceptatietest, een testtermijn en een indeling van fouten?
- Is duidelijk welk deel u bij de start betaalt en wanneer het restant verschuldigd is?
- Is duidelijk wie de rechten op de software heeft en hoe ruim uw gebruiksrecht is?
- Heeft u bij bedrijfskritische software besproken wat er met de broncode gebeurt als de leverancier stopt?
- Liggen opslag, export en een verwerkersovereenkomst voor uw gegevens vast?
- Zijn er reactietijden, een opzegtermijn en afspraken over overdracht?
- Weet u welke algemene voorwaarden van toepassing zijn?
Hoe wij dit bij AxiOps regelen
Na een intake krijgt u een vaste prijs voor een afgebakende fase, met de uitsluitingen erbij. Die betaalt u voor de helft bij de start en voor de helft bij oplevering. Bij systemen waar uw bedrijfsvoering op draait, is een escrowregeling voor de broncode bespreekbaar. Wijzigingen bieden wij eerst aan en bouwen wij pas na uw akkoord. U krijgt een gebruiksrecht op de software voor uw eigen organisatie; de broncode en het intellectueel eigendom blijven bij ons, en overname daarvan spreken wij apart af. Uw gegevens staan in uw eigen omgeving, blijven van u en zijn altijd te exporteren. Waar wij persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Beheer loopt via een serviceafspraak met vaste reactietijden.
Wilt u een offerte naast deze checklist leggen? Plan een gesprek van dertig minuten, dan lopen wij de punten samen door. Hoe een traject bij ons verloopt, leest u bij onze aanpak.
