- Kies een standaardpakket voor processen die bij elk bedrijf hetzelfde zijn, zoals boekhouding
- Kies maatwerk als het proces uw onderscheidend vermogen is of nergens in past
- De verborgen kosten van standaard: licenties per gebruiker, workarounds en dubbele invoer
Voor bijna elk bedrijfsproces bestaat wel een standaardpakket. Toch bouwen wij dagelijks maatwerk. Niet omdat maatwerk altijd beter is, maar omdat er situaties zijn waarin standaard u meer kost dan het oplevert. Dit is het afwegingskader dat wij zelf gebruiken in adviesgesprekken.
Wanneer een standaardpakket de juiste keuze is
Voor processen die bij elk bedrijf vrijwel identiek zijn, wint standaard bijna altijd: boekhouding, salarisadministratie, e-mail en agenda. Deze pakketten zijn uitontwikkeld, goedkoop per maand en worden doorlopend bijgewerkt. Maatwerk bouwen voor iets wat Exact of Moneybird al perfect doet, is zonde van uw geld, en dat zeggen wij ook in gesprekken waarin ons om maatwerk gevraagd wordt.
Wanneer maatwerk zich terugverdient
Maatwerk wordt interessant in drie situaties. Eén: het proces is uw onderscheidend vermogen. Als uw manier van offreren, plannen of service verlenen précies is waarom klanten voor u kiezen, wilt u niet dat een pakket bepaalt hoe dat werkt. Twee: u werkt met een uitzonderlijke combinatie van stappen die in geen enkel pakket past, waardoor uw team met workarounds, exports en dubbele invoer werkt. Drie: de licentiekosten lopen uit de hand. Vijftig gebruikers maal veertig euro per maand is 24.000 euro per jaar, elk jaar opnieuw; voor dat bedrag bouwt u ook iets dat exact past en van uzelf is.
De middenweg die vaak wordt vergeten
Het is zelden alles of niets. Veel van onze beste projecten combineren standaard en maatwerk: een standaard boekhoudpakket, met daarbovenop een maatwerkportaal dat offertes, orders en klantcommunicatie regelt en via een API-koppeling netjes doorboekt. Zo betaalt u alleen maatwerk voor het deel waar het verschil maakt.
Vijf vragen om zelf de knoop door te hakken
- Is dit proces bij elk bedrijf hetzelfde, of juist typisch voor ons?
- Hoeveel uur per week kost het huidige geknutsel met workarounds en exports?
- Wat betalen we over drie jaar aan licenties voor alle gebruikers samen?
- Beperkt het huidige pakket onze groei of dienstverlening?
- Hebben we één proces of een keten van systemen die niet samenwerken?
Twee of meer antwoorden in de richting van "typisch voor ons, veel geknutsel, hoge licenties": dan loont het om maatwerk serieus te onderzoeken.
