Werkbonnen die worden overgetypt
De bon wordt op locatie ingevuld en op kantoor opnieuw in het systeem gezet. Dat kost per bon een paar minuten, maar bij honderd bonnen per week is dat een halve arbeidsplaats aan werk dat niets toevoegt.
AxiOps voor installatietechniek
Software voor installatiebedrijven
Een monteur wil niet aan het eind van de dag nog een uur administratie doen. Wij bouwen systemen waarin de werkbon op locatie wordt afgerond en waarin planning, uren en materiaal daarna vanzelf op hun plek komen.
De situatie
De administratie loopt een dag achter op de bus
Software voor installatiebedrijven is een systeem waarin de werkbon, de planning, het materiaal en de uren samenkomen, zodat een monteur op locatie afrondt wat anders op kantoor wordt overgetypt. Een installatiebedrijf van vijftien tot zestig monteurs draait bijna altijd op dezelfde combinatie: een boekhoudpakket, een planning in een gedeeld bestand, een map met werkbonnen en de kennis van een of twee mensen die weten hoe alles in elkaar zit. Zolang het aantal opdrachten stabiel blijft, werkt dat. Zodra u groeit, groeit het kantoor even hard mee, want elke extra monteur levert extra papier op dat iemand moet verwerken.
Het knelpunt zit zelden bij de monteur. Die weet precies wat hij heeft gedaan en welk materiaal hij heeft verwerkt. Het knelpunt zit in de overdracht: die informatie moet van een bon in de bus naar een factuur op kantoor, en onderweg raakt een deel kwijt. Materiaal dat niet is doorbelast, meerwerk dat mondeling is afgesproken en uren die uit het hoofd worden ingevuld, kosten samen een paar procent marge per jaar.
Daar komt bij dat het werk verschuift van aanleg naar onderhoud en service. Servicecontracten, wettelijke keuringen en terugkerende beurten vragen om bewaking die niet in een agenda past. Wie die contracten met de hand bijhoudt, ontdekt een gemiste keuring meestal pas als de klant erover belt.
Waar het meestal op vastloopt
Wat wij bij installatiebedrijven het vaakst aantreffen, in volgorde van wat het kost.
Meerwerk dat mondeling blijft
De klant vraagt er iets bij, de monteur doet het en niemand legt het vast. Bij de factuur ontstaat discussie en meestal wint de klant, omdat u niets kunt laten zien.
Materiaal dat niet wordt doorbelast
Uit de bus verwerkt materiaal komt zonder registratie nooit op de factuur. Dat lekt stil weg en valt pas op als de voorraadtelling niet klopt.
Een planning die rondgemaild wordt
Elke ochtend gaat er een nieuw overzicht de deur uit en elke wijziging daarna gaat per telefoon. Wie de laatste versie heeft, weet niemand met zekerheid.
Keuringen en contracten die verlopen
Terugkerende beurten en wettelijke keuringen worden bewaakt in een agenda of een lijst. Bij honderd contracten glipt er onvermijdelijk een doorheen.
Nacalculatie die te laat komt
Pas weken na oplevering is duidelijk of een project geld heeft opgeleverd. Voor bijsturen is het dan te laat en voor de volgende offerte is de les nog niet beschikbaar.
Wat wij voor installatiebedrijven bouwen
Van een losse tool tot het systeem waar het hele bedrijf op draait. Wij bouwen het op maat, of vervangen alleen het onderdeel dat u ontgroeid bent.
Een eigen ERP
De administratieve kern van uw bedrijf: projecten, orders, inkoop, voorraad, uren en facturatie in een systeem dat op uw werkwijze is gebouwd. Geen pakket waar u zich naar voegt, maar een omgeving die uw manier van werken volgt.
Een CRM dat installaties kent
Relaties, offertes, contracten en onderhoudshistorie op een plek. Anders dan een algemeen verkoopsysteem weet dit systeem welke installatie bij welke klant staat, wanneer die aan de beurt is en wat er de vorige keer is vervangen.
Een app voor de buitendienst
Werkbon, planning, materiaal, foto's en handtekening op telefoon of tablet, ook zonder bereik. Gebouwd op de manier waarop uw monteurs werken, niet op een standaardformulier.
Een planning- en dispatchsysteem
Een plankaart die rekening houdt met vakbekwaamheid, rijafstand en spoedwerk, en die een wijziging direct op het scherm van de monteur zet.
Een klantportaal
Opdrachtgevers en beheerders zien hun installaties, keuringen, werkbonnen en facturen zelf, en melden storingen zonder te bellen.
Losse tools en automatiseringen
Niet alles hoeft een platform te zijn. Een offertegenerator, een keuringsregister of een koppeling tussen twee bestaande pakketten is vaak de snelste winst.
Waar u mee begint
Digitale werkbon met koppeling naar uw boekhouding, vanaf € 12.500
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 25.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Werkbon die de factuur maakt
- Situatie
- Twintig monteurs leveren dagelijks papieren bonnen in. Twee administratief medewerkers typen die over, zoeken ontbrekende gegevens na en maken de facturen. De doorlooptijd tussen uitvoering en factuur is gemiddeld negen dagen.
- Wat wij bouwen
- Een werkbon op telefoon of tablet met de opdrachtgegevens vooringevuld, materiaal via een scan of een zoekveld, uren met een start- en stopknop, en een handtekening van de klant op het scherm. De bon werkt door zonder bereik en synchroniseert zodra er weer verbinding is.
- Wat het verandert
- De factuur staat dezelfde dag klaar ter controle in plaats van na negen dagen. Het overtypen vervalt en de vrijgekomen tijd gaat naar het bewaken van openstaande posten.
Meerwerk vastleggen op het moment zelf
- Situatie
- Een aannemer vraagt op locatie om extra werk. De monteur voert het uit en meldt het achteraf. Bij de eindafrekening ontbreekt de onderbouwing en wordt een deel van het meerwerk niet betaald.
- Wat wij bouwen
- Een knop op de werkbon waarmee de monteur meerwerk vastlegt met een korte omschrijving, een foto en een akkoord van de contactpersoon ter plaatse. Het meerwerk hangt aan het project en verschijnt automatisch op de eindafrekening.
- Wat het verandert
- Elke afwijking is onderbouwd met tijd, plaats en akkoord. De discussie bij de eindafrekening gaat over de inhoud in plaats van over de vraag of het is afgesproken.
Contracten die zichzelf inplannen
- Situatie
- Honderdvijftig onderhoudscontracten worden bijgehouden in een spreadsheet. Wie de beurten inplant is met vakantie, en in het najaar blijkt een deel van de keuringen over de termijn heen te zijn.
- Wat wij bouwen
- Contracten met een eigen ritme en een eigen aanlooptijd. Het systeem zet de beurten vooruit in de planning, houdt rekening met de vakbekwaamheid die nodig is en meldt wat dreigt te verlopen voordat de termijn is verstreken.
- Wat het verandert
- De onderhoudsomzet is voorspelbaar en verdeeld over het jaar in plaats van geconcentreerd in het vierde kwartaal. Gemiste keuringen komen niet meer voor.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Digitale werkbon
Op telefoon of tablet, met de opdrachtgegevens vooringevuld, materiaal via een scan, foto's van het werk en een handtekening van de klant. Werkt door bij slecht bereik en synchroniseert zodra er weer verbinding is.
Planning op een plankaart
De planner ziet wie waar is en welke vakbekwaamheid bij welke klus hoort. Een wijziging staat direct op het scherm van de monteur, zonder telefoontje.
Materiaal en uren aan de bron
Beide worden vanaf de bon geboekt, dus nacalculatie is geen zoekplaatje meer. Wat uit de bus komt, komt ook op de factuur.
Onderhoud en keuringen
Terugkerende beurten en wettelijke keuringen plannen zichzelf vooruit en melden tijdig. Per contract is te zien wat er is uitgevoerd en wat er nog open staat.
Klantcommunicatie
Een bevestiging vooraf en een bericht als de monteur onderweg is. Dat scheelt telefoontjes en het scheelt wachttijd voor een deur die niet open is.
Facturatie zonder tussenstap
De goedgekeurde bon wordt een factuurregel en gaat door naar uw boekhouding. Termijnen, regiewerk en contractfacturatie lopen langs dezelfde weg.
- De factuur staat dezelfde dag klaar in plaats van na een week of langer
- Verwerkt materiaal en gemaakte uren komen volledig op de factuur
- Meerwerk is onderbouwd met tijd, foto en akkoord van de klant
- Geen gemiste keuringen of verlopen contracten meer
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield, Snelstart en AFAS
- Artikel- en prijsbestanden van technische groothandels
- Salaris- en verloningssystemen voor de gewerkte uren
- Digitale ondertekening voor werkbonnen en opdrachtbevestigingen
- Betaalproviders voor directe betaling bij particulier werk
- Rittenregistratie en materieelbeheer
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Procesautomatisering
Vervang terugkerend handwerk door workflows die zichzelf draaien, met logging, foutafhandeling en een terugverdienberekening vooraf.
Koppelingen en integraties
Laat uw bestaande pakketten gegevens uitwisselen via API-koppelingen, zodat data een keer wordt ingevoerd en overal klopt.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Werkt de werkbon ook in een kelder of meterkast zonder bereik?
Ja. De bon werkt volledig door zonder verbinding en bewaart de invoer op het toestel. Zodra er weer bereik is, gaat alles vanzelf naar het systeem. De monteur merkt niet of hij online was.
Moeten wij ons boekhoudpakket vervangen?
Nee. Wij koppelen aan het pakket dat u al gebruikt. De gangbare Nederlandse boekhoudpakketten bieden allemaal een uitwisseling die daarvoor geschikt is.
Onze monteurs zijn niet allemaal even digitaal. Werkt dit dan?
Dat is de belangrijkste ontwerpvraag. Wij bouwen de bon met grote knoppen, zo min mogelijk velden en met alles wat al bekend is vooringevuld. In de praktijk is de bon sneller klaar dan het papieren formulier, en dat is wat de overstap maakt.
Kunnen wij onze eigen bonopmaak en huisstijl houden?
Ja. De bon die de klant ontvangt draagt uw naam en uw opmaak. Ook de indeling van de velden richten wij in op hoe u nu werkt, niet op een standaardformulier.
Hoe lang duurt zo'n traject?
Een werkende eerste versie met de werkbon en de koppeling naar de boekhouding staat doorgaans binnen acht tot twaalf weken. Planning, contractbewaking en rapportage bouwen wij daarna in fases erbij.
Wat kost dit ongeveer?
U hoeft niet met het geheel te beginnen. Een digitale werkbon met koppeling naar uw boekhouding start rond de twaalfduizend vijfhonderd euro en wordt werkend opgeleverd. Bouwt u dat in de jaren daarna uit tot een systeem met planning, contractbewaking en rapportage, dan komt u uit tussen de vijfentwintigduizend en vijftigduizend euro. Na een intake krijgt u een vaste offerte met een afgebakende scope.
Kunnen jullie een compleet ERP bouwen of alleen losse onderdelen?
Allebei, en wij beginnen zelden met het geheel. Meestal bouwen wij eerst het onderdeel met de grootste pijn, zoals de werkbon of de contractbewaking, en groeit dat in fases uit tot de kern van uw bedrijfsvoering. Direct een volledig ERP bouwen kan, maar is duurder en risicovoller dan het in stappen te doen.
Ons servicepakket voldoet niet meer. Vervangen of eromheen bouwen?
Dat hangt af van waar het knelt. Zit het probleem in een paar processen, dan is eromheen bouwen sneller en goedkoper. Moet u het pakket zo ver ombouwen dat u de voordelen ervan kwijtraakt, of betaalt u licenties voor functies die u niet gebruikt, dan is vervangen verstandiger. Wij zeggen het eerlijk als uw huidige pakket in uw geval de betere keuze blijft.
Kunnen wij gefaseerd overstappen zonder dat het werk stilligt?
Ja, en dat is de gebruikelijke gang van zaken. Het oude en het nieuwe systeem draaien een tijd naast elkaar, waarbij wij per proces overzetten. Zo werkt de werkbon bijvoorbeeld al in het nieuwe systeem terwijl de facturatie nog in het oude loopt.
Wie kan het systeem later onderhouden?
Wij, met een serviceafspraak die past bij hoe kritisch het systeem is. Uw gegevens blijven van u en staan in uw eigen omgeving. De broncode en het intellectueel eigendom blijven bij ons; wilt u die overnemen, dan spreken wij dat apart af.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00