Wachttijd die niet wordt doorbelast
Een chauffeur staat twee uur te wachten bij de laadplaats. Zonder registratie met begin- en eindtijd komt dat niet op de factuur, terwijl het wel loonkosten en capaciteit kost.
AxiOps voor transport en logistiek
Software voor transport en logistiek
Een rit die verkeerd is gepland kost brandstof, uren en een boze klant. Wij bouwen systemen waarin planning, uitvoering en afrekening aan elkaar vastzitten, en waarin de chauffeur onderweg niets hoeft over te typen.
De situatie
De marge zit in de uren die niet worden doorbelast
Software voor transport en logistiek is een systeem waarin ritplanning, uitvoering en afrekening aan elkaar vastzitten, zodat wachttijd en extra stops worden vastgelegd en doorbelast. Transport is een sector met dunne marges, waarin een paar procent verschil bepaalt of een jaar goed of matig is. Juist daar wordt een groot deel van de werkelijke kosten niet geregistreerd. Wachttijd bij de laadplaats, extra stops, een rit die door een wijziging langer werd: het gebeurt allemaal, en zonder registratie belandt het niet op de factuur.
Tegelijk werken de meeste bedrijven met systemen die elkaar niet kennen. De planning staat in een bestand of pakket, de boordcomputer registreert rijgedrag en tijden, de vrachtbrief is papier en de facturatie gebeurt in de boekhouding. Tussen die vier systemen zit steeds een mens die gegevens overneemt.
Daar komt regelgeving bij. Rij- en rusttijden, digitale vrachtbrieven en eisen van afnemers over bewijs van levering vragen om een administratie die klopt en die snel te doorzoeken is. Wie dat met papier en losse bestanden doet, is bij elke controle en elke claim uren kwijt.
Waar het meestal op vastloopt
Waar bij transportbedrijven het geld en de tijd weglekken.
Papieren vrachtbrieven
De bon ligt dagen later op kantoor en is soms onleesbaar of kwijt. Facturatie wacht daarop en bij een claim ontbreekt het bewijs van levering.
Planning in een bestand
Ritten worden in een spreadsheet ingedeeld en per telefoon bijgestuurd. Wie de laatste versie heeft en welke wagen waar rijdt, is niet centraal te zien.
Vier systemen die elkaar niet kennen
Planning, boordcomputer, vrachtbrief en boekhouding staan los. Tussen elk paar zit iemand die gegevens overneemt.
Nacalculatie per rit ontbreekt
Wat een rit werkelijk opleverde, inclusief brandstof, uren en wachttijd, is niet per rit bekend. Daardoor blijft onduidelijk welke klanten verlieslatend zijn.
Bewijs van levering terugzoeken
Bij een claim of een discussie over een levering kost het opzoeken van handtekening, tijd en plaats onevenredig veel werk.
Wat wij voor transport en logistiek bouwen
Van een digitale vrachtbrief tot het systeem waarin uw hele planning en afrekening samenkomen.
Een eigen transportsysteem
Orders, ritplanning, uitvoering, vrachtbrieven en facturatie in een omgeving die uw type vervoer kent. Distributie, bulk, koeltransport en speciaal transport stellen elk andere eisen die een standaardpakket zelden alle vier goed dekt.
Een CRM voor verladers en opdrachtgevers
Klanten, tarieven, contracten en ritgeschiedenis op een plek, met de werkelijke marge per klant en per traject ernaast. Dat maakt een tariefgesprek een gesprek over cijfers.
Een chauffeursapp
Rit, adressen, laad- en losregistratie, digitale vrachtbrief, handtekening en foto's op een telefoon, ook zonder bereik. Per moment een handeling, met grote knoppen en zo min mogelijk invoer.
Een planningssysteem
Ritten indelen op beschikbaarheid, rijtijd, laadruimte en kwalificatie, met de gevolgen van een wijziging direct zichtbaar in de leverafspraken.
Een magazijn- of warehousesysteem
Ontvangst, locaties, orderverzamelen, cross-docking en verzending, gekoppeld aan de transportkant zodat opslag en vervoer op dezelfde gegevens draaien.
Een portaal voor opdrachtgevers
Zendingen aanmelden, de status volgen en bewijs van levering opvragen zonder te bellen. Bij grotere verladers is dat vaak een voorwaarde om mee te doen.
Waar u mee begint
Chauffeursapp met digitale vrachtbrief, vanaf € 15.000
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 28.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Wachttijd die wel op de factuur komt
- Situatie
- Chauffeurs melden wachttijd mondeling of helemaal niet. De planner weet dat er structureel wordt gewacht bij twee grote afnemers, maar kan het niet onderbouwen en dus niet doorbelasten.
- Wat wij bouwen
- Aankomst, start laden en vertrek worden vastgelegd op de telefoon van de chauffeur, waar mogelijk automatisch op basis van de locatie. Overschrijding van de afgesproken laadtijd levert een regel op met begin- en eindtijd.
- Wat het verandert
- Wachttijd is onderbouwd en daarmee bespreekbaar. Een deel wordt doorbelast, en bij de rest levert het cijfermateriaal op voor het gesprek over de tariefafspraak.
Van rit naar factuur zonder tussenstap
- Situatie
- De facturatie wacht op papieren vrachtbrieven die per post of via de chauffeur binnenkomen. De gemiddelde doorlooptijd tussen rit en factuur is elf dagen.
- Wat wij bouwen
- Een digitale vrachtbrief met handtekening van de ontvanger op het scherm, foto bij afwijkingen en directe koppeling aan de rit. Bij afronding ontstaan de factuurregels, inclusief extra stops en wachttijd.
- Wat het verandert
- De factuur gaat de dag na de rit de deur uit in plaats van na elf dagen. Dat scheelt werkkapitaal en het bewijs van levering is direct terug te vinden.
Weten welke klant geld oplevert
- Situatie
- Het bedrijf rijdt voor veertig opdrachtgevers. Op totaalniveau is de marge bekend, maar per klant en per rit niet. Bij een tariefonderhandeling ontbreekt het cijfermateriaal.
- Wat wij bouwen
- Per rit worden kilometers, uren, brandstof, wachttijd en tolkosten tegen de opbrengst gezet, gevoed door de planning en de boordcomputer. Dat rolt op naar klant, traject en wagen.
- Wat het verandert
- Per klant en per traject is de werkelijke marge zichtbaar. Tariefgesprekken gaan over cijfers, en verlieslatende trajecten komen aan het licht voordat het jaar voorbij is.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Ritplanning
Ritten indelen op basis van beschikbaarheid, rijtijd, laadruimte en vereiste kwalificaties. Een wijziging staat direct op het scherm van de chauffeur.
Digitale vrachtbrief
Handtekening van de ontvanger op het scherm, foto bij schade of afwijking, en directe koppeling aan rit en factuur. Werkt door zonder bereik.
Tijden onderweg
Aankomst, laden, lossen en vertrek worden vastgelegd, waar mogelijk automatisch op basis van de locatie. Wachttijd is daarmee onderbouwd.
Rij- en rusttijden
Gegevens uit de boordcomputer komen binnen en worden bewaakt, zodat een dreigende overschrijding zichtbaar is voordat zij ontstaat.
Nacalculatie per rit
Kilometers, uren, brandstof, tol en wachttijd tegen de opbrengst, oplopend naar klant, traject en wagen.
Klant op de hoogte
Een verwachte aankomsttijd en een bericht bij afwijking, zodat de planner minder tijd kwijt is aan telefoontjes over waar de wagen blijft.
- Wachttijd en extra stops zijn onderbouwd en daarmee te factureren
- De factuur gaat de dag na de rit de deur uit in plaats van ruim een week later
- Bewijs van levering is binnen enkele seconden terug te vinden
- Marge per klant, traject en wagen in plaats van alleen op totaalniveau
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Boordcomputers en rittenregistratie voor tijden, kilometers en rijgedrag
- Transportmanagementsystemen die u al gebruikt
- Digitale vrachtbrief volgens de eCMR-standaard
- Tankpassen en tolsystemen voor kosten per rit
- Boekhouding voor facturatie en debiteurenbewaking
- Systemen van opdrachtgevers voor orderaanlevering en statusterugmelding
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Koppelingen en integraties
Laat uw bestaande pakketten gegevens uitwisselen via API-koppelingen, zodat data een keer wordt ingevoerd en overal klopt.
Dashboards en rapportage
Koppel uw bronsystemen aan een centrale datahub en zet er dashboards op die zichzelf bijwerken, per rol ingericht.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Moeten wij onze boordcomputers vervangen?
Nee. De gangbare boordcomputers geven gegevens af die wij kunnen inlezen. Wij sluiten aan op wat er in de wagens zit en vullen alleen aan wat ontbreekt.
Werkt de vrachtbrief zonder bereik?
Ja. Ondertekenen, foto's maken en tijden vastleggen werkt door zonder verbinding. Zodra er weer bereik is, gaat alles naar het systeem en kan de facturatie doorlopen.
Voldoet een digitale vrachtbrief aan de eisen?
De eCMR is binnen Europa erkend, al hangt de acceptatie af van de landen op uw route en van uw opdrachtgever. Wij richten het zo in dat een papieren versie beschikbaar blijft zolang dat nodig is.
Kunnen chauffeurs hiermee overweg?
Dat is de belangrijkste ontwerpeis. Het scherm toont per moment een handeling, met grote knoppen en zo min mogelijk invoer. Wat het systeem uit de locatie of de planning kan afleiden, vragen wij niet.
Kunnen onze opdrachtgevers de status volgen?
Als u dat wilt. Een portaal of een automatische statusterugmelding naar hun systeem scheelt telefoontjes en is bij grotere verladers vaak een voorwaarde om mee te doen.
Wat kost zo'n systeem?
Beginnen kan met de chauffeursapp en de digitale vrachtbrief, vanaf ongeveer vijftienduizend euro en werkend opgeleverd. Een compleet systeem met ritplanning, tijdregistratie en nacalculatie komt over meerdere jaren uit tussen de achtentwintigduizend en vijftigduizend euro. Na een intake krijgt u een vaste offerte met een afgebakende scope.
Kunnen jullie een compleet transportsysteem bouwen of alleen aanvullen?
Allebei. Werkt uw huidige pakket goed voor de administratie, dan bouwen wij de planning, de chauffeursapp en de nacalculatie eromheen. Dwingt het pakket u tot een werkwijze die niet past bij uw type vervoer, dan bouwen wij het systeem zelf, in fases en te beginnen bij het onderdeel met de meeste pijn.
Kunnen jullie ook het magazijngedeelte meenemen?
Ja. Voor bedrijven die opslag en vervoer combineren is dat juist het punt waar winst zit, omdat een zending dan niet twee keer wordt ingevoerd. Ontvangst, locatiebeheer, orderverzamelen en verzending bouwen wij op dezelfde gegevens als de ritplanning.
Hoe voeren jullie dit in zonder dat de planning stilvalt?
Wij beginnen met een deel van de vloot of een enkele opdrachtgever, naast de bestaande werkwijze. De oude route blijft open tot de nieuwe bewezen is. Pas als een week draaien zonder problemen verloopt, gaat de rest over.
Kunnen wij het systeem later zelf uitbreiden?
Tarieven, toeslagen, klantafspraken, ritsjablonen en gebruikersrechten beheert u zelf. Nieuwe schermen of een nieuwe koppeling zijn bouwwerk en lopen via ons. Wij bouwen bewust niets dat alleen bij ons werkt, dus een andere partij kan dat ook oppakken.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00