Dezelfde gegevens op drie plekken
Een nieuwe klant wordt aangemaakt in de boekhouding, in de planning en in de mailinglijst. Bij een adreswijziging gebeurt dat in twee van de drie, en niemand weet welke de juiste is.
Oplossingen van AxiOps
Een bedrijfsapplicatie die uw proces volgt
De meeste organisaties draaien op vier of vijf pakketten die elkaar niet kennen. Een bedrijfsapplicatie op maat brengt die processen samen, met een order of dossier als kern en met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
De situatie
Vier pakketten die elkaar niet kennen
Een bedrijfsapplicatie is een kernsysteem dat op maat is gebouwd voor uw eigen proces, met een order, project of dossier als middelpunt waar offerte, planning, uren en facturatie aan hangen. Bijna elk groeiend bedrijf komt op hetzelfde punt uit. Er is een boekhoudpakket gekozen toen het bedrijf klein was, daarna kwam er een planningstool bij, vervolgens een urenregistratie en ergens onderweg een gedeelde map met spreadsheets voor alles wat nergens paste. Elk onderdeel doet zijn werk. Het probleem zit in de ruimte ertussen.
Die ruimte wordt opgevuld door mensen. Iemand exporteert uit het ene systeem en importeert in het andere, iemand controleert of de twee lijsten nog kloppen, en iemand houdt de spreadsheet bij die het echte overzicht bevat. Dat werk staat op geen enkele functieomschrijving en het groeit mee met de omzet.
Een bedrijfsapplicatie op maat draait dat om. Een order, project of dossier is de kern, en alles wat erbij hoort hangt eraan vast: de offerte, de planning, de uren, het materiaal, de facturen en de correspondentie. Wie iets invoert, voert het een keer in, en iedereen kijkt naar dezelfde stand van zaken.
Waar het meestal op vastloopt
De klachten die wij horen voordat een bedrijf besluit om zijn kernsysteem te laten bouwen.
De waarheid staat in een spreadsheet
Het echte overzicht zit in een bestand dat een of twee mensen bijhouden. Zolang zij er zijn werkt het, en op het moment dat zij weggaan blijkt hoe weinig ervan is vastgelegd.
Licenties voor functies die u niet gebruikt
U betaalt per gebruiker per maand voor een pakket waarvan uw team een fractie gebruikt, terwijl juist het deel dat u nodig heeft er niet in zit.
Werken met omwegen
Het pakket dwingt een volgorde af die niet de uwe is, dus uw mensen bedenken workarounds. Die omwegen worden na verloop van tijd de werkwijze en niemand weet meer waarom.
Geen zicht op de marge tijdens het werk
Pas na de maandafsluiting blijkt of een order geld heeft opgeleverd. Bijsturen kan alleen zolang het werk loopt.
Elke vraag kost uitzoekwerk
Een simpele vraag als hoeveel er deze maand is uitgeleverd, vraagt om een uitdraai uit twee systemen en een half uur rekenwerk.
Wat houdt dit in de praktijk in?
Een bedrijfsapplicatie van AxiOps brengt order, project of dossier samen als kern, met per rol een eigen scherm en koppelingen naar de pakketten die u houdt. Dit zijn de zes onderdelen die er in vrijwel elk kernsysteem in zitten.
Een centrale kern
Order, project of dossier is het middelpunt. Alles wat erbij hoort hangt eraan, van offerte tot factuur, zodat de historie op een plek staat.
Rollen en rechten
Buitendienst, planning, administratie en directie zien elk hun eigen scherm en hun eigen cijfers. Niemand krijgt velden te zien die hij niet gebruikt.
Werkt op elk apparaat
Dezelfde applicatie op kantoor, in de bus en op locatie, ook bij matig bereik. Wat offline wordt ingevoerd, komt binnen zodra er verbinding is.
Koppelt aan wat u houdt
Uw boekhouding, uw salarissysteem en uw leveranciersbestanden blijven staan en worden aangesloten in plaats van vervangen.
Meegroeien zonder verbouwing
Nieuwe processen komen erbij zonder dat het fundament opnieuw op de schop moet. Dat is het verschil tussen maatwerk en een pakket dat u ontgroeit.
Rapportage uit de bron
Cijfers komen uit dezelfde gegevens waarmee gewerkt wordt, dus er is geen aparte exercitie nodig om te weten hoe het ervoor staat.
Wat het kost
€ 15.000 tot € 45.000 eerste versie
Doorlooptijd 6 tot 12 weken. Het verschil binnen die bandbreedte zit vrijwel altijd in het aantal koppelingen en gebruikersrollen. Na een intake krijgt u een vaste prijs op een afgebakende scope.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij hier vaker tegenkomen, met wat wij eraan bouwen en wat het verandert.
Van vijf systemen naar een kern
- Situatie
- Een bedrijf van veertig medewerkers werkt met een boekhoudpakket, een planningstool, een urenapp, een offerteprogramma en drie spreadsheets. Twee mensen zijn dagelijks bezig met het gelijk houden van die bronnen.
- Wat wij bouwen
- Een kernsysteem met de order als middelpunt, waarin offerte, planning, uren en materiaal samenkomen. De boekhouding blijft staan en wordt gekoppeld. Opgeleverd in fases, te beginnen bij offerte en order.
- Wat het verandert
- Het gelijk houden van bronnen vervalt. De twee medewerkers doen nu werk dat wel iets oplevert, en een vraag over de stand van zaken is een handeling in plaats van een uitzoekklus.
Elke rol zijn eigen scherm
- Situatie
- Een eerder pakket toonde iedereen hetzelfde scherm met zeventig velden. De buitendienst gebruikte er vier en vulde de rest niet in, waardoor de administratie alsnog moest nabellen.
- Wat wij bouwen
- Per rol een eigen ingang: de monteur ziet zijn bon, de planner ziet de plankaart, de administratie ziet wat gefactureerd kan worden en de directie ziet de cijfers. Dezelfde gegevens, andere weergave.
- Wat het verandert
- De invoer is compleet omdat er nog maar gevraagd wordt wat die rol echt weet. Het nabellen vanuit de administratie is grotendeels verdwenen.
Groeien zonder verbouwing
- Situatie
- Een bedrijf neemt een tweede vestiging over met een andere werkwijze en een ander assortiment. In het bestaande pakket zou dat een migratie of een tweede licentie betekenen.
- Wat wij bouwen
- Vestigingen als onderdeel van het systeem, met eigen prijsafspraken, eigen planning en eigen rapportage, maar op een gedeelde klant- en artikelbasis.
- Wat het verandert
- De overname draait binnen enkele weken mee in het bestaande systeem. De directie ziet beide vestigingen apart en samen, zonder dat er een tweede administratie ontstaat.
Hoe pakken wij dit aan?
Vier fases met een vast ritme. Op onze aanpak staat per fase wat wij doen, wat wij van u vragen en wat er aan het eind van die fase klaar is.
01
Procesopname
Wij lopen een week mee in de processen die het zwaarst wegen en tekenen op wat er werkelijk gebeurt, inclusief de omwegen die niemand meer opmerkt.
02
Ontwerp per rol
Schermen, velden en rechten per rol, getoetst bij de mensen die ermee gaan werken voordat er een regel code wordt geschreven.
03
Bouw in fases
Het onderdeel met de meeste pijn eerst, werkend opgeleverd. Daarna breiden wij uit, met uw beslissing per fase.
04
Overdracht en beheer
Instructie per rol, documentatie in uw eigen omgeving, met een onderhoudsafspraak die past bij hoe kritisch het systeem is.
- Een gegeven wordt een keer ingevoerd in plaats van drie keer
- De stand van zaken is een handeling in plaats van een uitzoekklus
- Marge per order zichtbaar terwijl het werk nog loopt
- Geen licenties meer voor functies die u niet gebruikt
Standaard inbegrepen
Dit zit er in elk traject, ongeacht de omvang.
- Een procesplaat met de huidige en de nieuwe situatie
- Een werkende eerste versie binnen zes tot twaalf weken
- Documentatie in uw eigen omgeving
- Geautomatiseerde tests op de kritieke processen
- Migratie van uw bestaande gegevens, eerst als proef
- Overdracht en training per rol voor uw eigen beheerders
Waar dit het meest wordt ingezet
Wij werken voor zeven sectoren. Bekijk alle branches of ga direct naar de uwe.
Installatietechniek
Een monteur wil niet aan het eind van de dag nog een uur administratie doen. Wij bouwen systemen waarin de werkbon op locatie wordt afgerond en waarin planning, uren en materiaal daarna vanzelf op hun plek komen.
Bouw en afbouw
In de bouw verdwijnt de marge in het meerwerk dat niemand heeft vastgelegd. Wij bouwen systemen waarin het projectdossier leidend is en waarin elke afwijking op het moment zelf wordt geregistreerd.
Productie
Op de werkvloer is meestal wel bekend hoe het ervoor staat, maar dat weten zit in hoofden en op whiteboards. Wij maken die informatie zichtbaar in het systeem, zodat planning en nacalculatie ergens op gebaseerd zijn.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die opdrachtgevers stellen voordat zij hierover een beslissing nemen.
Waarom niet gewoon een standaardpakket?
Voor veel organisaties is een standaardpakket prima. Maatwerk is pas verstandig als uw proces een echt onderscheidend deel van uw bedrijf is, of als u het pakket zo ver moet ombouwen dat u de voordelen ervan kwijtraakt. Wij zeggen het eerlijk als een pakket in uw geval de betere keuze is.
Wat als wij later willen overstappen?
Uw gegevens blijven van u en u exporteert ze zelf uit het systeem, ook aan het eind van de samenwerking. De broncode en het intellectueel eigendom blijven bij ons; overdracht daarvan spreken wij apart af.
Kunnen wij onze bestaande gegevens meenemen?
Vrijwel altijd. Wij halen klanten, artikelen, projecten en historie uit uw huidige pakketten of spreadsheets, ontdubbelen ze en zetten ze over. Die migratie draaien wij eerst als proef, zodat u de uitkomst kunt controleren voordat er iets definitief is.
Kunnen wij zelf velden en schermen aanpassen?
Voor een deel wel. Keuzelijsten, tarieven, sjablonen en rechten richten wij zo in dat uw eigen beheerder ze zonder ons kan wijzigen. Een nieuw scherm of een nieuwe processtap is bouwwerk en loopt via ons, meestal binnen een paar dagen.
Hoeveel gebruikers kan zo’n applicatie aan?
Wij bouwen standaard voor tientallen tot enkele honderden gelijktijdige gebruikers. Ligt uw aantal hoger, dan houden wij daar vanaf het ontwerp rekening mee. Het aantal gebruikers bepaalt de inrichting, niet of het kan.
Werkt de applicatie ook bij slecht bereik?
Voor buitendienst en werkplaats bouwen wij de schermen zo dat zij bij een wegvallende verbinding blijven werken en de invoer bewaren tot er weer bereik is. U verliest dan geen registratie omdat iemand in een kelder of op een bouwplaats stond.
Wie beheert de applicatie na oplevering?
Dat bepaalt u. Wij bieden beheer met updates, monitoring, back-ups en doorontwikkeling in drie serviceniveaus met vaste reactietijden. Doet u het liever zelf, dan draagt u het over met documentatie en een instructie voor uw eigen beheerders.
Hoe voorkomen jullie dat het systeem te ingewikkeld wordt?
Door per rol te bouwen. Iemand op de planning ziet een ander scherm dan de administratie, en niemand krijgt velden te zien die hij niet gebruikt. Functies die niemand aanzet halen wij er in overleg weer uit.
Wat kost een bedrijfsapplicatie ongeveer?
Een applicatie voor een afgebakend proces begint doorgaans rond de vijftienduizend euro. Een kernsysteem met meerdere rollen, koppelingen en rapportage ligt hoger. Na een intake krijgt u een vaste offerte met een afgebakende scope, zodat er onderweg geen verrassingen bijkomen.
Hoe krijgen wij het team zover dat zij ermee werken?
Door een aantal van hen vanaf het begin mee te laten kijken en de eerste versie op hun dagelijkse werk te richten. Bij oplevering verzorgen wij een korte instructie per rol. Software die sneller werkt dan de oude manier hoeft u daarna niet meer op te leggen.
Dit draait al
Systemen die wij hebben gebouwd en die hier elke dag op staan. Per systeem ziet u de schermen en wat het oplevert.
Brixio, CRM en ERP ingericht op uw vak
Verkoop, offertes, planning, het veld en de facturatie in een systeem, ingericht op uw vak en in uw eigen huisstijl.
D2D, platform voor de buitendienst
De wijk, het gesprek, de offerte en de planning in een systeem. Aan het eind van de dag hoeft er niets meer overgetypt.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00