Uren die worden gereconstrueerd
Wie op vrijdag invult, verdeelt de week op gevoel. Onderzoek en ervaring wijzen beide op vijf tot vijftien procent verlies aan niet-geregistreerde declarabele tijd.
AxiOps voor zakelijke dienstverlening
Software voor zakelijke dienstverlening
Bij dienstverlening is tijd het product. Als uren laat of onnauwkeurig worden vastgelegd, ziet u pas achteraf dat een opdracht verliesgevend was. Wij bouwen systemen waarin registreren weinig moeite kost en waarin de marge per dossier meeloopt.
De situatie
U verkoopt uren en meet ze achteraf
Software voor zakelijke dienstverleners is een systeem met het dossier als kern, waarin uren, budgetbewaking, offertes en facturatie samenkomen omdat tijd bij dienstverlening het product is. Bij een adviesbureau, een ingenieursbureau of een administratiekantoor is de gewerkte tijd het product. Toch wordt die tijd in veel organisaties achteraf gereconstrueerd: op vrijdagmiddag, uit de agenda, uit het geheugen. Dat levert een urenverantwoording op die ongeveer klopt, en ongeveer is bij een uurtarief van honderd euro en meer een dure marge.
Daar komt bij dat het beeld pas ontstaat als de maand voorbij is. Een opdracht die op vaste prijs is aangenomen en waar dertig procent meer uren in gaan, ontdekt u dan als hij al is opgeleverd. Bijsturen kan alleen zolang de opdracht loopt, en dat vraagt om cijfers tijdens het werk.
Het derde punt is de klant. Die belt voor een stand van zaken, vraagt naar een document dat hij eerder heeft gekregen of wil weten wat er nog van hem verwacht wordt. Elk van die vragen is redelijk en kost een adviseur tijd die niet declarabel is. Een portaal met het dossier neemt een groot deel van die vragen weg.
Waar het meestal op vastloopt
De punten die bij dienstverleners het hardst doorwerken in de marge.
Declarabiliteit pas achteraf
Het beeld ontstaat na de maandafsluiting. Op dat moment is een medewerker die structureel onder zijn norm zit al een maand onder zijn norm.
Vaste prijs zonder bewaking
Bij een opdracht op vaste prijs loopt het urenbudget door zonder dat iemand het ziet. De overschrijding blijkt bij de eindafrekening.
Offertes die per adviseur verschillen
Iedereen bouwt zijn eigen voorstel op uit oude documenten. De opmaak wisselt, voorwaarden ontbreken soms en het kost elke keer opnieuw uren.
Klantvragen over de stand van zaken
Bellen en mailen over voortgang, documenten en volgende stappen kost adviseurs uren per week die niemand kan declareren.
Dossierkennis bij een persoon
Wat er is afgesproken zit in een mailbox en in een hoofd. Bij vakantie, ziekte of vertrek moet een collega het dossier reconstrueren.
Wat wij voor zakelijke dienstverleners bouwen
Wij bouwen het systeem waar uw dossiers, uren en facturatie in samenkomen, of alleen het onderdeel dat nu het meeste kost.
Een eigen kantoorsysteem
Dossiers, uren, planning, facturatie en rapportage in een omgeving die uw dienstverlening kent. In plaats van drie pakketten die elkaar niet kennen, met exports ertussen die iemand elke maand moet maken.
Een CRM voor dienstverlening
Relaties, aanvragen, offertes en opdrachthistorie op een plek, met de doorlooptijd van eerste contact tot getekende opdracht zichtbaar. Een adviseur ziet bij een klant meteen de lopende dossiers en de openstaande facturen.
Urenregistratie die wordt gebruikt
Boeken vanaf de telefoon en vanuit de agenda, in seconden. Dit is het onderdeel dat het meest oplevert, omdat elk niet geboekt uur direct marge is.
Een klantportaal
Voortgang, documenten, facturen en openstaande acties voor uw klant, inclusief veilig aanleveren en digitaal ondertekenen. Dat scheelt niet-declarabele tijd aan vragen over de stand van zaken.
Een offerte- en contractsysteem
Voorstellen uit vaste bouwstenen met actuele tarieven en voorwaarden, digitaal te ondertekenen, waarna het dossier vanzelf ontstaat.
Losse tools en automatiseringen
Een rekentool voor uw vakgebied, een intakeformulier dat het dossier aanmaakt of een koppeling tussen uren en boekhouding. Vaak binnen enkele weken te bouwen.
Waar u mee begint
Dossiers met urenregistratie en budgetbewaking, vanaf € 12.500
Dat is een afgebakende eerste fase die werkend wordt opgeleverd, niet een aanbetaling op een groot project. Wilt u daarna verder, dan komt een compleet systeem over meerdere jaren uit tussen € 25.000 en € 50.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en gebruikersrollen. U beslist per fase.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Drie situaties die wij in deze branche vaker tegenkomen, met wat wij eraan doen en wat het verandert. Meer voorbeelden staan bij onze klanten.
Uren boeken in tien seconden
- Situatie
- Vijfendertig adviseurs vullen hun uren aan het eind van de week in. De controller weet dat er tijd wegvalt, maar niet hoeveel. De declarabiliteit schommelt zonder aanwijsbare reden.
- Wat wij bouwen
- Uren boeken vanaf de telefoon en vanuit de agenda, met de laatst gebruikte dossiers bovenaan en een suggestie op basis van afspraken in de agenda. Boeken kost een handeling, niet een formulier.
- Wat het verandert
- Uren worden op de dag zelf geboekt in plaats van op vrijdag. De geregistreerde declarabele tijd stijgt meetbaar, zonder dat er langer wordt gewerkt.
Marge zien terwijl de opdracht loopt
- Situatie
- Een opdracht op vaste prijs van veertigduizend euro blijkt bij oplevering zestigduizend euro aan uren te hebben gekost. Niemand heeft het onderweg zien aankomen.
- Wat wij bouwen
- Per dossier een budget in uren en in geld, waar de geboekte tijd tegen afloopt. Bij zeventig procent verbruik gaat er een melding naar de verantwoordelijke, met de resterende scope ernaast.
- Wat het verandert
- Een overschrijding is zichtbaar bij zeventig procent in plaats van bij honderdvijftig. Er is dan nog ruimte om te herprioriteren of meerwerk bespreekbaar te maken.
Een portaal dat vragen voorkomt
- Situatie
- Adviseurs zijn dagelijks bezig met vragen over voortgang, eerder verstuurde stukken en aan te leveren gegevens. Die tijd is niet declarabel en verstoort het inhoudelijke werk.
- Wat wij bouwen
- Een klantportaal met het dossier: voortgang, documenten, facturen en een lijst met wat er nog van de klant wordt verwacht. Aanleveren en ondertekenen gebeurt in dezelfde omgeving.
- Wat het verandert
- De vragen over de stand van zaken nemen sterk af en de klant levert sneller aan, omdat hij ziet waar het op wacht. Adviseurs houden tijd over voor het werk waarvoor zij zijn ingehuurd.
Hoe richten wij dit in?
In fases, met een werkend onderdeel aan het eind van elke fase. Zo verloopt een traject bij ons van analyse tot beheer.
Dossier als kern
Opdracht, correspondentie, documenten, uren, facturen en afspraken hangen aan een dossier. Een collega kan het overnemen zonder eerst te reconstrueren.
Snel uren boeken
Vanaf de telefoon, vanuit de agenda en met de laatst gebruikte dossiers bovenaan. Registreren moet minder moeite kosten dan het uitstellen.
Budget en marge per dossier
Een budget in uren en in geld waar de geboekte tijd tegen afloopt, met een melding voordat de grens in zicht komt.
Offertes uit sjablonen
Voorstellen uit vaste bouwstenen met actuele tarieven en voorwaarden, digitaal te ondertekenen. Bij akkoord ontstaat het dossier vanzelf.
Klantportaal
Voortgang, documenten, facturen en openstaande acties op een plek, inclusief veilig aanleveren van stukken.
Facturatie en termijnen
Nacalculatie, vaste prijs, termijnen en abonnementen langs dezelfde weg, met een controlestap voordat er iets de deur uit gaat.
- Meer geregistreerde declarabele tijd zonder langer te werken
- Een dreigende overschrijding is zichtbaar terwijl de opdracht nog loopt
- Minder niet-declarabele tijd aan vragen over de stand van zaken
- Een dossier dat een collega zonder overdracht kan oppakken
Waarmee koppelen wij in deze branche?
Wat wij bouwen staat niet los van wat u al heeft. Pakketten die goed werken laten wij staan en koppelen wij eraan vast; wat niet meer past, vervangen wij door een onderdeel dat wel past.
- Boekhoudpakketten voor facturen, debiteuren en grootboek
- Agenda en e-mail, zodat afspraken en correspondentie in het dossier belanden
- Digitale ondertekening voor offertes en opdrachtbevestigingen
- Betaalproviders en incasso voor termijnen en abonnementen
- Identiteitscontrole en verificatie waar uw sector dat vereist
- Opslag voor documenten en dossierarchivering
Oplossingen die hier het meest worden ingezet
Bedrijfsapplicaties
Breng order, planning, urenregistratie en facturatie samen in een systeem, met schermen die zijn ingericht op de mensen die ermee werken.
Klantportalen
Geef klanten een beveiligde omgeving voor hun dossier, offertes, facturen en de voortgang van hun opdracht.
Dashboards en rapportage
Koppel uw bronsystemen aan een centrale datahub en zet er dashboards op die zichzelf bijwerken, per rol ingericht.
Wat hierover wordt gevraagd
Tien vragen die wij in deze branche het vaakst krijgen, met een concreet antwoord.
Onze adviseurs vullen nu al met tegenzin uren in. Wordt dat niet erger?
Alleen als het meer moeite kost. Wij ontwerpen het boeken van uren als een handeling van enkele seconden vanaf de telefoon, met suggesties uit de agenda en de laatst gebruikte dossiers bovenaan. In de praktijk gaan mensen boeken zodra het sneller is dan het uitstellen.
Kunnen wij zowel op nacalculatie als op vaste prijs werken?
Ja, en meestal is het allebei tegelijk. Per dossier legt u de afspraak vast, en het systeem bewaakt daar het budget en de facturatie op. Termijnen en abonnementen lopen langs dezelfde weg.
Hoe zit het met vertrouwelijkheid van dossiers?
Toegang gaat per rol en per dossier, en elke inzage wordt vastgelegd. Voor sectoren met een geheimhoudingsplicht richten wij aanvullende afscherming in, zodat alleen betrokkenen bij een dossier kunnen.
Kunnen wij ons eigen offertesjabloon behouden?
Ja. Wij zetten uw huidige voorstel om in bouwstenen met actuele tarieven en voorwaarden. De opmaak blijft de uwe, alleen het samenstellen gaat sneller en de voorwaarden kunnen niet meer per ongeluk ontbreken.
Wij werken met een klein team. Is maatwerk dan niet te zwaar?
Bij minder dan ongeveer tien medewerkers is een standaardpakket vaak de betere keuze en zeggen wij dat ook. Maatwerk gaat lonen zodra uw manier van werken echt afwijkt of zodra u meerdere pakketten aan elkaar moet knopen.
Hoe lang duurt de invoering?
Een eerste versie met dossiers, uren en facturatie staat doorgaans binnen acht tot twaalf weken. Het klantportaal en de rapportage bouwen wij daarna erbij, zodat uw team stap voor stap overgaat.
Kunnen jullie een compleet kantoorsysteem bouwen?
Ja. Dossiers, uren, facturatie, rapportage en een klantportaal in een omgeving bouwen wij regelmatig volledig op maat. Wij beginnen daarbij vrijwel altijd bij dossiers en uren, omdat dat de kern is waar de rest aan hangt, en breiden van daaruit uit.
Wij gebruiken losse pakketten voor uren, facturatie en relaties. Kan dat samen?
Dat is een van de meest gestelde vragen in deze branche. Twee routes werken: alles in een eigen systeem onderbrengen, of de pakketten laten staan en ze aan elkaar koppelen. Bij drie of meer pakketten met dubbele invoer is een eigen systeem meestal binnen twee jaar goedkoper dan de licenties bij elkaar.
Kunnen jullie onze historie uit de oude pakketten meenemen?
Ja. Relaties, dossiers, geboekte uren en facturen zetten wij over, ontdubbeld en opgeschoond. Die migratie draaien wij eerst als proef zodat u de uitkomst kunt controleren, en bij de definitieve overgang blijft het oude pakket nog een periode leesbaar beschikbaar.
Wat gebeurt er met doorontwikkeling na oplevering?
Een kantoorsysteem is nooit af, omdat uw dienstverlening verandert. Wij werken na livegang met een vast aantal uren per maand voor beheer en doorontwikkeling, waarbij u zelf bepaalt waar die uren naartoe gaan. U zit daar niet aan vast: opzeggen kan en de code blijft van u.
Plan een gesprek van 30 minuten
Wij kijken mee naar uw situatie en geven aan wat wij zouden aanpakken en in welke volgorde. Daar zit geen verplichting aan vast.
0413 410 369 info@axiops.nl Doornhoek 3745A, 5465 TA Veghel Maandag t/m vrijdag, 10:00 tot 18:00