- Bouwsoftware bestaat uit zes onderdelen, van calculatie tot facturatie, en bijna geen bedrijf heeft ze allemaal in een systeem
- Er zijn drie routes: een alles-in-een branchepakket, losse tools die u koppelt, of maatwerk rond uw projectdossier
- Onderaan staan zeven vragen die u aan elke leverancier stelt voordat u kiest
Wie zoekt naar bouwsoftware, vindt tientallen pakketten die allemaal zeggen dat ze het hele bouwproces afdekken. In de praktijk werkt een gemiddeld bouw- of afbouwbedrijf met een calculatieprogramma, een boekhoudpakket, een planning in een spreadsheet, urenbriefjes of een losse urenapp en een map met tekeningen in de mail. De vraag is dus zelden welk pakket het beste is. De vraag is welk deel van uw bedrijf nu de meeste marge kost, en welke software dat deel oplost zonder dat de rest erger wordt.
Hoe wij dit voor opdrachtgevers bouwen en wat het kost, leest u op de pagina over bedrijfsapplicatie laten bouwen.
Dit artikel helpt u die keuze te maken. Het beschrijft wat bouwsoftware omvat, welke routes er zijn, waar het in de uitvoering misgaat en wat de verschillende routes kosten.
Wat is bouwsoftware?
Bouwsoftware is software die het werk van een bouw-, afbouw- of installatiebedrijf ondersteunt per project: van de calculatie en de offerte, via planning, inkoop en uitvoering op de bouwplaats, tot de oplevering en de eindafrekening. Het verschil met algemene bedrijfssoftware zit in het project als eenheid. Elk project heeft een eigen begroting, eigen afspraken met de opdrachtgever, eigen onderaannemers en eigen afwijkingen, en de software moet die allemaal aan dat ene project kunnen hangen.
De zes onderdelen van software voor de bouw
1. Calculatie en begroting
De calculatie bepaalt de prijs en daarmee de marge. Bouwbedrijven werken met eigen normen, artikel- en prijsbestanden van de bouwmaterialenhandel en opslagen per projecttype. Belangrijk is dat de begroting na gunning blijft meelopen als budget, zodat u tijdens de uitvoering ziet waar u boven of onder zit.
2. Planning
Planning in de bouw gaat over mensen, onderaannemers, materieel en leveringen tegelijk. Een spreadsheet werkt zolang een persoon hem bijhoudt en iedereen hem leest. Zodra een levering schuift of een ploeg ziek is, moet de wijziging bij de uitvoerder en de onderaannemer aankomen, en daar loopt een losse planning vaak vast.
3. Projectadministratie en het projectdossier
Het projectdossier is de plek waar contract, tekeningen, bestek, correspondentie, inkoop en afspraken per project samenkomen. Zonder centraal dossier circuleren tekeningen per mail en wordt er gebouwd naar een versie die inmiddels is vervangen.
4. De uitvoeringsfase op de bouwplaats
Bouwsoftware voor de uitvoeringsfase draait op de telefoon of tablet van de uitvoerder en de vakmensen: uren, dagrapporten, foto's, meerwerk, restpunten en opleverpunten. Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt of half werkt, terwijl hier de meeste marge verdwijnt. Wat op de bouwplaats wordt afgesproken en pas 's avonds of bij de eindafrekening wordt opgeschreven, is lastig nog volledig te factureren.
5. Personeel, uren en onderaannemers
HR-software voor de bouw en infra gaat verder dan verlof en contracten. Denk aan certificaten en VCA-diploma's met een vervaldatum, uren per project en per bestek, cao-toeslagen en de administratie rond onderaannemers en ingeleend personeel, zoals de controle op de documenten die u voor ketenaansprakelijkheid bewaart.
6. Financiële kern en facturatie
Termijnfacturen, meer- en minderwerk, nacalculatie en de koppeling met de boekhouding. Veel bedrijven hebben hier al een goed werkend pakket. Het probleem zit meestal in de aanvoer: uren, meerwerk en inkoopfacturen die handmatig uit andere systemen moeten worden overgenomen.
Drie routes: pakket, losse tools of maatwerk
Route 1: een alles-in-een branchepakket
Een bouwpakket dekt de zes onderdelen in een systeem met een vaste werkwijze. Het voordeel is dat alles aan elkaar vastzit en dat u snel kunt starten. Het nadeel is dat u zich voegt naar hoe het pakket werkt. Dat gaat goed als uw projecten lijken op die van de gemiddelde klant van de leverancier. Werkt u met afwijkende projecttypen, zoals onderhoud naast nieuwbouw, of met een eigen manier van meerwerk afhandelen, dan ontstaan er spreadsheets naast het pakket. U betaalt doorgaans een abonnement per gebruiker per maand, plus implementatie.
Route 2: losse tools die u koppelt
U kiest per onderdeel de beste tool: een calculatieprogramma, een urenapp, een planningstool en uw bestaande boekhouding. Dat geeft vrijheid en de tools zijn vaak goed in hun eigen taak. Het risico zit in de gaten ertussen. Als de urenapp niet weet welke projecten er zijn en de boekhouding niet weet welk meerwerk is goedgekeurd, wordt iemand op kantoor de koppeling, en die persoon typt over.
Die gaten zijn vaak met een koppeling te dichten. Hoe dat werkt en wat het kost, leest u in API-koppelingen uitgelegd.
Route 3: maatwerk rond het projectdossier
Bij maatwerk wordt de software gebouwd op uw projecttypen, uw manier van calculeren en uw afspraken met opdrachtgevers en onderaannemers. Dat hoeft niet in een keer. Vaak blijft de boekhouding staan en wordt eerst het onderdeel gebouwd dat de meeste marge kost, meestal de uitvoeringsfase met uren en meerwerk. Het voordeel is dat de software uw werkwijze volgt. Het nadeel is een hogere investering vooraf en een doorlooptijd van enkele weken tot maanden.
Een uitgebreidere vergelijking tussen beide richtingen staat in maatwerk software of standaardpakket.
Welke route past bij uw bedrijf?
- Kleine aannemer of zzp'er met overzichtelijke projecten: een standaardpakket of een paar losse tools is meestal voldoende
- Bedrijf dat al een goed pakket heeft maar vastloopt op de bouwplaats: houd het pakket en bouw of koppel alleen de uitvoeringsfase
- Bedrijf met afwijkende projecttypen, veel onderaannemers of een eigen manier van meerwerk afrekenen: maatwerk rond het projectdossier, in fases
- Bedrijf met drie of meer systemen waar dezelfde gegevens in worden ingevoerd: begin met koppelen, en kijk daarna wat er nog knelt
Waar het in de praktijk misgaat
De software zelf is zelden het probleem. Het misgaat op drie plekken. De eerste is meerwerk dat op de bouwplaats wordt afgesproken zonder vastlegging van datum, foto en akkoord. De tweede is dubbele invoer: uren die de vakman op papier schrijft, de uitvoerder overneemt in een app en kantoor nog een keer in de loonadministratie zet. De derde is acceptatie door de mensen buiten. Een app die meer velden vraagt dan het papieren formulier, wordt na een paar weken niet meer gebruikt.
Test daarom elk pakket of elke tool met een uitvoerder op een echte bouwplaats, liefst op een plek met slecht bereik. Werkt het daar niet, dan werkt het niet.
Wat kost bouwsoftware?
Bij een standaardpakket betaalt u een abonnement per gebruiker per maand, oplopend met het aantal modules. Reken daarnaast op implementatie, het overzetten van uw gegevens en training. Bij losse tools telt u de abonnementen op en komen er kosten voor koppelingen bij. Bij AxiOps kost een koppeling tussen twee systemen 1.500 tot 7.500 euro.
Bij maatwerk betaalt u een eenmalige investering plus beheer. Bij ons begint een eerste fase voor bouw en afbouw, een projectdossier met uren en meerwerk op locatie, vanaf 12.500 euro, werkend opgeleverd. Een compleet systeem met begrotingsbewaking en oplevering met restpunten ligt tussen 25.000 en 50.000 euro. Alle bedragen zijn exclusief btw en worden na een intake als vaste prijs geoffreerd.
Hoe u zo'n bedrag afzet tegen wat het oplevert, staat in de terugverdientijd van automatisering berekenen. Alle trajecten en serviceniveaus vindt u op de prijzenpagina.
Zeven vragen voordat u bouwsoftware kiest
- Werkt het op de bouwplaats, ook zonder goed bereik, en synchroniseert het daarna vanzelf?
- Kan de uitvoerder meerwerk vastleggen met foto en een handtekening van de opdrachtgever op het scherm?
- Kan het uw verschillende projecttypen aan zonder dat er twee systemen nodig zijn?
- Koppelt het met uw boekhouding en loonadministratie, zodat uren en meerwerk niet worden overgetypt?
- Kunnen onderaannemers erin werken zonder volledige licentie, en ziet elke partij alleen haar eigen deel?
- Kunt u uw gegevens op elk moment volledig exporteren?
- Wie helpt u als het vastloopt, en binnen welke tijd?
Kiest u voor maatwerk, leg dan ook vast wie de rechten op de software heeft en wat er bij oplevering gebeurt. Daarvoor is deze checklist voor een contract voor maatwerk software bedoeld.
Hoe AxiOps bouwsoftware bouwt
Wij beginnen bij het projectdossier met uren en meerwerk, omdat daar in de bouw de snelste winst zit. De uitvoerder legt meerwerk vast op het moment zelf, met omschrijving, uren, materiaal, foto en akkoord van de opdrachtgever, en dat komt vanzelf op de eindafrekening. Uw boekhouding blijft staan en krijgt de gegevens via een koppeling. Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen acht tot twaalf weken. Begrotingsbewaking, documentbeheer met versies en oplevering bouwen wij daarna in fases erbij.
Meer over wat wij voor bouw- en afbouwbedrijven bouwen, leest u op software voor bouw en afbouw. Wilt u weten welke route bij uw bedrijf past? Plan een gesprek van dertig minuten, dan kijken wij samen waar uw marge nu verdwijnt.
