- Offertes, facturatie en rapportages zijn bijna altijd de snelste winst
- Automatiseer eerst processen die vaak voorkomen, saai zijn en foutgevoelig
- Begin met één proces en meet de bespaarde uren; dat overtuigt de rest van het team
Vraag een ondernemer waar de tijd heen gaat en het antwoord is zelden "aan klanten". Het zit in offertes overtypen, facturen nalopen, gegevens van het ene naar het andere systeem kopiëren en rapportjes bouwen in Excel. Precies dat werk is automatiseerbaar. Dit zijn de zeven processen waar wij in de praktijk de snelste winst zien.
1. Offertes en opvolging
Een aanvraag komt binnen, iemand maakt handmatig een document, mailt het en vergeet na een week op te volgen. Geautomatiseerd: de aanvraag vult zelf een offerte met de juiste prijzen, de klant ontvangt hem digitaal ter ondertekening en het systeem herinnert automatisch na drie en zeven dagen. Meer over die aanpak leest u in ons artikel over het offerteproces automatiseren.
2. Facturatie en betalingsherinneringen
Elke geleverde order hoort vanzelf een factuur te worden, en elke vervallen factuur vanzelf een vriendelijke herinnering. Dit is meestal de eenvoudigste automatisering met het meest directe effect op uw kasstroom.
3. Rapportages
Het maandelijkse managementrapport dat iemand een dag kost, kan een dashboard zijn dat altijd actueel is. Omzet, marge, openstaande posten en teambezetting, live uit de bronsystemen.
4. Onboarding van nieuwe klanten
Contract getekend? Dan horen accounts, mappen, een welkomstmail en een interne taakverdeling vanzelf klaar te staan. Dat voorkomt de valse start waarbij een nieuwe klant twee weken op inloggegevens wacht.
5. Gegevens tussen systemen overnemen
Alles wat uw team overtypt van systeem A naar systeem B is een API-koppeling waard: van webshop naar boekhouding, van CRM naar mailinglijst, van urenregistratie naar factuur.
6. Planning en roosters
Beschikbaarheid, reistijden en vaardigheden meenemen in een planning is voor mensen een puzzel en voor software een rekensom. Zeker bij buitendienst en service levert dit uren per week op.
7. Leadopvolging
Wie een lead binnen vijf minuten belt in plaats van na dertig minuten, heeft volgens onderzoek van MIT en InsideSales.com 21 keer meer kans om die lead te kwalificeren. Automatische bevestiging, kwalificatie en toewijzing aan de juiste collega maken dat verschil, elke dag opnieuw.
Hoe begint u zonder groot project?
Kies één proces dat vaak voorkomt, niemand leuk vindt en foutgevoelig is. Automatiseer dat eerst, meet de bespaarde uren en laat het resultaat het draagvlak creëren voor de volgende stap. Hoe u die besparing vooraf doorrekent, leest u in ons artikel over de ROI van automatisering.
Hoe wij zo'n traject aanpakken, van procesanalyse tot een workflow die zichzelf draait, en wat het kost, staat op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren.
