Bedrijfsprocessen automatiseren: de complete gids voor het mkb

• Bedrijfsprocessen automatiseren begint bij het werk dat elke week terugkomt en dat iemand met de hand doet: overtypen, doorsturen, controleren, herinneren
• De volgorde die werkt: eerst het proces vastleggen, dan de tijd meten, dan het kleinste stuk automatiseren dat het meeste oplevert, en pas daarna uitbreiden
• Een afgebakend proces automatiseren kost bij ons 2.500 tot 15.000 euro en duurt 2 tot 6 weken; een koppeling tussen twee systemen 1.500 tot 7.500 euro in 1 tot 4 weken

Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software een reeks handelingen overneemt die nu door mensen wordt gedaan: een order overtypen in het boekhoudpakket, een werkbon controleren, een klant herinneren aan een openstaande factuur, een planning bijwerken na een ziekmelding. Het doel is niet minder mensen, maar minder handwerk per persoon en minder fouten in het werk dat overblijft. Deze gids beschrijft hoe u dat aanpakt: welke processen zich lenen voor automatisering, in welke volgorde u ze aanpakt, wanneer een standaardtool volstaat en wanneer maatwerk nodig is, wat het kost en hoe u vooraf uitrekent of het zich terugverdient.

Wat is bedrijfsprocesautomatisering?

Een bedrijfsproces is een vaste reeks stappen met een duidelijk begin en eind: van aanvraag tot offerte, van order tot factuur, van storing tot herstel. Automatiseren betekent dat de overgang tussen die stappen vanzelf gaat. Een order die binnenkomt maakt zelf de werkbon aan, een afgeronde werkbon maakt zelf de factuur, een vervallen factuur stuurt zelf de herinnering. De mens blijft de uitzonderingen beoordelen; de software doet het gewone werk.

Drie vormen komen in de praktijk het meest voor.

• Koppelen: twee systemen die elkaar niet kennen laten samenwerken, zodat gegevens een keer worden ingevoerd. Bijvoorbeeld de webshop die orders doorgeeft aan het boekhoudpakket
• Workflows: een reeks stappen die zichzelf afhandelt met regels. Bijvoorbeeld een aanvraag die automatisch bij de juiste collega belandt, met een herinnering als er na drie dagen niets is gebeurd
• Registratie aan de bron: het werk vastleggen op het moment en de plek waar het gebeurt, zodat de administratie erna vervalt. Bijvoorbeeld een monteur die op zijn telefoon materiaal scant in plaats van een papieren bon inlevert

Wilt u eerst een beeld van welke processen er in een bedrijf zijn, lees dan dertig voorbeelden van bedrijfsprocessen per afdeling.

Waarom bedrijven nu automatiseren

De aanleiding is zelden een visie op techniek. Het is een concreet probleem dat groter wordt naarmate het bedrijf groeit.

• Dezelfde gegevens worden op drie plekken ingevoerd, en op een van die drie plekken staat het verkeerd
• De facturatie loopt dagen achter op het werk, omdat de bonnen eerst binnen moeten komen en overgetypt moeten worden
• Een planning of prijslijst staat in een spreadsheet die een persoon beheert, en die persoon is onmisbaar geworden
• Klanten bellen om te vragen hoe het staat, omdat niemand het zonder rondbellen kan zien
• Nieuwe medewerkers hebben weken nodig om te leren waar alles staat, omdat het proces in hoofden zit

Elk van deze punten kost uren per week. Die uren zijn zichtbaar te maken, en dat is de eerste stap van elk automatiseringstraject.

Welke processen lenen zich voor automatisering?

Niet elk proces is het waard. Een proces is een goede kandidaat als het aan drie voorwaarden voldoet.

1. Het komt vaak voor: dagelijks of wekelijks, niet twee keer per jaar
2. Het verloopt meestal hetzelfde: weinig uitzonderingen, duidelijke regels
3. Het bevat overtypen, controleren of doorsturen: werk dat geen oordeel vraagt

Per afdeling zijn dit de processen die in de praktijk het eerst aan de beurt komen.

Verkoop en offertes

Aanvragen die binnenkomen via mail of website worden automatisch geregistreerd en toegewezen. De offerte wordt opgebouwd uit vaste prijsregels in plaats van uit een oude offerte die wordt aangepast. Na verzending volgt een herinnering na een vaste termijn, en een akkoord maakt de order aan.

Orderverwerking en inkoop

Orders uit de webshop, per mail en via een uitwisseling met grote afnemers komen in een werkvoorraad, met controle op voorraad en kredietruimte. Inkooporders ontstaan uit een minimumvoorraad of uit een verkooporder, en de inkoopfactuur wordt gecontroleerd tegen de bestelling en de ontvangst voordat iemand ernaar kijkt.

Planning en uitvoering

Werkbonnen staan op de telefoon van de monteur of chauffeur, met de opdracht vooringevuld. Uren, materiaal en een handtekening van de klant worden ter plekke vastgelegd. Meerwerk krijgt een foto en een akkoord op het moment zelf, niet achteraf.

Administratie en facturatie

Een afgeronde werkbon of levering wordt een factuurregel. Facturen gaan de dag na het werk de deur uit, herinneringen volgen automatisch, en betalingen worden afgeletterd op de factuur. Dit is bijna altijd de automatisering met het snelste effect op de kasstroom.

Rapportage

Het maandrapport dat een dag kost wordt een dashboard dat altijd actueel is, gevoed door de bronsystemen. Omzet, marge per klant, openstaande posten en bezetting, zonder handmatig verzamelen.

Zeven van deze processen staan uitgewerkt met uitgangssituatie en tijdwinst in zeven voorbeelden van geautomatiseerde processen. Per bedrijfstype, met bedragen en doorlooptijd, vindt u ze in 21 voorbeelden van maatwerk software.

Stappenplan: bedrijfsprocessen automatiseren in zes stappen

De volgorde is belangrijker dan de techniek. Wie begint met een tool kiezen, automatiseert meestal het verkeerde proces.

1. Kies een proces. Neem het proces dat het vaakst voorkomt, het minst leuk is en het meest foutgevoelig. Niet het grootste probleem, wel het duidelijkste
2. Leg het proces vast zoals het nu werkelijk gaat. Loop het door met de mensen die het uitvoeren, en pas daarna met de leidinggevende. Schrijf elke stap op, inclusief de omwegen en de plekken waar het wacht
3. Meet de tijd en de fouten. Hoeveel minuten kost een order, een bon, een factuur, en hoe vaak gaat het mis? Vermenigvuldig met het aantal per week. Dit getal is uw begroting
4. Bepaal de kleinste automatisering die het meeste oplevert. Meestal is dat een koppeling of een enkele workflow, geen nieuw systeem
5. Bouw, test met echte gegevens en laat de uitvoerders meetesten voordat het live gaat. Wat op papier klopt, klopt op de werkvloer vaak net niet
6. Meet opnieuw na vier weken en pak het volgende proces. Het resultaat van de eerste stap is het draagvlak voor de tweede

Hoe u de tijdwinst en de terugverdientijd doorrekent, staat stap voor stap in hoeveel tijd automatisering bespaart.

Standaardtool of maatwerk: wanneer kiest u wat?

Er zijn drie routes, en de meeste bedrijven gebruiken er uiteindelijk twee naast elkaar.

Route 1: de module van uw eigen pakket

Pakketten als AFAS, Exact of SnelStart hebben modules voor werkbonnen, projecten of inkoop. Als het proces standaard is en het pakket het al kan, is dit de goedkoopste en snelste route. De grens is bereikt zodra uw proces afwijkt van wat de module aankan en de afdeling er omheen gaat werken.

Route 2: een koppeltool

Tools als Zapier, Make of Power Automate verbinden bekende programma's met elkaar zonder programmeerwerk: een formulier dat een rij in een spreadsheet maakt, een mail die een taak aanmaakt. Sterk voor eenvoudige stappen tussen bekende programma's. Zwak zodra er bedrijfslogica nodig is, zoals prijsregels, goedkeuringen of een controle op voorraad, en zodra het volume oploopt en een fout niet meer opvalt.

Route 3: maatwerk

Maatwerk is aan de orde als het proces afwijkt van de standaard, als er meerdere systemen bij betrokken zijn, of als het proces de kern van het bedrijf is. Een koppeling met eigen regels, een workflow met logging en foutafhandeling, of een bedrijfsapplicatie die het hele proces draagt. Dit kost meer dan een tool, en het levert een systeem op dat werkt zoals het bedrijf werkt in plaats van andersom.

Een eerlijke vuistregel: begin met route 1 of 2 als het proces gangbaar is en het volume laag. Kies route 3 zodra u merkt dat u het proces aanpast aan de tool in plaats van andersom, of zodra een fout in de automatisering geld kost en niemand het ziet.

De afweging tussen een standaardpakket en maatwerk staat uitgebreider in maatwerk software of een standaardpakket.

Wat kost bedrijfsprocessen automatiseren?

De kosten hangen af van de route en van het aantal systemen dat erbij betrokken is. Onze eigen bandbreedtes, exclusief btw en als vaste prijs op een afgebakende scope:

• Koppeling tussen twee systemen: 1.500 tot 7.500 euro per koppeling, doorlooptijd 1 tot 4 weken. Inbegrepen: veldenoverzicht, bouw en test op een acceptatieomgeving, herstelbare wachtrij bij storing, monitoring en meldingen
• Procesautomatisering van een afgebakend proces: 2.500 tot 15.000 euro per traject, doorlooptijd 2 tot 6 weken. Inbegrepen: procesanalyse en terugverdienberekening, bouw van de workflow, logging en foutafhandeling, overdracht aan uw eigen beheerder
• Bedrijfsapplicatie die een heel proces draagt: 15.000 tot 45.000 euro voor de eerste werkende versie, doorlooptijd 6 tot 12 weken
• Losse opdrachten en meerwerk: 182,50 euro per uur, na schriftelijk akkoord

Binnen een bandbreedte zit het verschil vrijwel altijd in het aantal koppelingen en het aantal gebruikersrollen. Twee systemen en een rol zit onderin; vijf systemen en vier rollen bovenin. Na de oplevering rekent u op beheer: bij ons in drie serviceniveaus vanaf 50 euro per maand, met vaste reactietijden.

Alle bedragen per traject en per branche staan op de prijzenpagina. Hoe die bedragen zijn opgebouwd leest u in wat kost maatwerk software.

Terugverdientijd: zo rekent u het uit

De rekensom is eenvoudig en moet vooraf worden gemaakt, niet achteraf.

1. Tel de uren per week die het proces nu kost, over alle betrokkenen. Reken met de werkelijke tijd, gemeten in stap 3 van het stappenplan
2. Vermenigvuldig met het uurtarief inclusief werkgeverslasten. Dat is de jaarlijkse kostenpost van het handwerk
3. Tel de kosten van fouten erbij: creditnota's, herstelwerk, te laat betaalde facturen, gemiste keuringen
4. Zet daar de bouwkosten en het jaarlijkse beheer tegenover. De verhouding tussen die twee is de terugverdientijd in maanden

Een automatisering die zich binnen een jaar terugverdient is in de regel een goede beslissing. Duurt het langer dan twee jaar, dan is het proces waarschijnlijk te klein of te onregelmatig, of is de gekozen route te zwaar.

De fouten die het vaakst worden gemaakt

• Beginnen met de tool in plaats van met het proces. De tool bepaalt dan hoe het bedrijf werkt
• Een proces automatiseren dat nog niet vastligt. Software legt een werkwijze vast; is de werkwijze voor iedereen anders, dan legt u de chaos vast
• Alles tegelijk willen. Een eerste fase van een enkel proces bewijst meer dan een plan voor het hele bedrijf
• De uitvoerders pas bij de oplevering betrekken. Wie de werkbon invult, moet hem ook hebben getest
• Geen foutafhandeling. Een koppeling die stilletjes stopt is erger dan geen koppeling; elke automatisering hoort een melding te geven als er iets misgaat
• Geen eigenaar. Elk geautomatiseerd proces heeft iemand nodig die de uitzonderingen beoordeelt en de regels bijhoudt

Hoe een traject bij AxiOps verloopt

Wij automatiseren bedrijfsprocessen in vier fases, met een vaste prijs per fase en een tot twee uur per week van uw kant.

1. Analyse: wij lopen het proces door met de mensen die het uitvoeren. Uitkomst is een procesplaat en een berekening van wat de huidige situatie kost aan tijd en fouten
2. Voorstel: scope, planning en vaste prijs op papier, inclusief wat er buiten valt. Bij twijfel over de omvang start u met een afgebakende eerste fase
3. Bouw: rondes van twee weken, elk met iets dat in productie kan. U test mee, zodat afwijkingen aan het licht komen wanneer bijsturen nog goedkoop is
4. Beheer: monitoring, updates en doorontwikkeling volgens een afgesproken serviceniveau, met een vast technisch aanspreekpunt

Wat wij precies bouwen, van koppeling tot workflow, staat op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren met AxiOps. De afspraken die vooraf vastliggen, over gegevens, meerwerk en opzegging, staan bij onze aanpak.

Veelgestelde vragen over bedrijfsprocessen automatiseren

Wat is bedrijfsprocesautomatisering?

Software die de overgangen tussen de stappen van een proces overneemt, zodat gegevens een keer worden ingevoerd en het gewone werk vanzelf doorloopt. Mensen beoordelen alleen nog de uitzonderingen.

Welk proces automatiseer ik als eerste?

Het proces dat vaak voorkomt, weinig uitzonderingen kent en veel overtypen of controleren bevat. In de praktijk is dat meestal facturatie, orderintake of de werkbon.

Wat kost bedrijfsprocessen automatiseren?

Een koppeling tussen twee systemen kost bij ons 1.500 tot 7.500 euro, een afgebakend proces 2.500 tot 15.000 euro en een bedrijfsapplicatie 15.000 tot 45.000 euro voor de eerste werkende versie. Exclusief btw, als vaste prijs na een gesprek van dertig minuten.

Hoe lang duurt het?

Een koppeling 1 tot 4 weken, een procesautomatisering 2 tot 6 weken, een bedrijfsapplicatie 6 tot 12 weken voor de eerste werkende versie.

Kan ik mijn huidige pakket houden?

Meestal wel. Wij koppelen eraan of automatiseren het proces eromheen. Vervangen is pas aan de orde als het pakket het proces zelf blokkeert.

Is een tool als Zapier of Power Automate niet genoeg?

Voor eenvoudige stappen tussen bekende programma's vaak wel. Zodra er bedrijfslogica, meerdere systemen of hoge volumes bij komen, wordt maatwerk betrouwbaarder en op termijn goedkoper.

Hoe weet ik of het zich terugverdient?

Meet de uren en fouten van het huidige proces, reken die om naar een jaarbedrag en zet dat tegenover bouw en beheer. Wij maken die berekening in de analysefase, voordat er iets gebouwd wordt.

Wat gebeurt er na de oplevering?

Beheer volgens een serviceniveau met vaste reactietijden, vanaf 50 euro per maand, en doorontwikkeling per fase tegen een vaste prijs. Uw gegevens blijven van u.

Neem het proces dat u het meeste kost mee naar een gesprek van dertig minuten. Daarna krijgt u een procesplaat, een terugverdienberekening en een vaste prijs.