- Begin met een lijst van elk pakket, abonnement en spreadsheet
- Volg de gegevens: waar worden ze ingevoerd en waar worden ze overgetypt
- Test of terugzetten van een back-up echt werkt
In een groeiend bedrijf komen systemen er vanzelf bij. Een boekhoudpakket, een planningstool, een CRM, een urenapp, een gedeelde map met spreadsheets. Niemand is verantwoordelijk voor het geheel, en dus weet niemand precies wat er draait, wat het kost en wat er gebeurt als er iets uitvalt. Met deze zes punten licht u uw eigen systemen door.
Hoe wij dit voor opdrachtgevers bouwen en wat het kost, leest u op de pagina over API-koppeling laten maken.
1. Maak een lijst van alle systemen
Zet elk pakket, elk abonnement en elke belangrijke spreadsheet onder elkaar. Noteer per systeem wie de eigenaar is, wie het gebruikt, waarvoor en wat het per maand kost. Vergeet de kleine dingen niet: een formulierentool, een losse app voor handtekeningen, een script dat elke nacht een export maakt.
De bankafschriften en de creditcardoverzichten van het afgelopen jaar zijn een goede bron. Daar staan abonnementen op die niemand meer op het netvlies heeft.
2. Vergelijk licenties met werkelijk gebruik
Leg per pakket het aantal betaalde gebruikers naast het aantal mensen dat er de afgelopen maand werkelijk mee heeft gewerkt. Accounts van oud-medewerkers, dubbele accounts en een duurder abonnement dan nodig komen vaak voor. Opzeggen of afschalen levert direct iets op.
3. Volg de gegevens
Kies de belangrijkste gegevens: klanten, artikelen, projecten en facturen. Ga per soort na waar ze voor het eerst worden ingevoerd en in welke andere systemen ze daarna terechtkomen. Gebeurt dat automatisch, via een export die iemand handmatig importeert, of door overtypen?
Elke plek waar gegevens met de hand worden overgenomen, kost tijd en levert fouten op. Dat zijn de kandidaten voor een koppeling.
Hoe koppelingen tussen pakketten werken en wat ze kosten, leest u in API-koppelingen uitgelegd.
4. Controleer de kwaliteit van uw gegevens
Neem een steekproef uit uw klantenbestand en uw artikelbestand. Hoeveel klanten staan er dubbel in? Hoeveel adressen zijn verouderd? Hebben artikelen in verschillende systemen dezelfde code? Slechte gegevens zijn de reden dat rapportages niet kloppen en dat elke maandafsluiting een discussie wordt.
5. Ga na wie toegang heeft
Loop per systeem de lijst met gebruikers en hun rechten langs. Kunnen oud-medewerkers nog inloggen? Worden wachtwoorden gedeeld? Heeft iedereen beheerrechten omdat dat ooit makkelijk was? Verwerkt een pakket persoonsgegevens, dan vraagt de AVG dat u weet wie erbij kan en dat er een verwerkersovereenkomst met de leverancier is.
6. Test wat er gebeurt bij uitval
Een back-up is pas iets waard als terugzetten werkt. Vraag per bedrijfskritisch systeem: waar staat de back-up, hoe vaak wordt hij gemaakt, en hoe lang duurt het om weer te draaien? Probeer het daarna een keer echt, op een testomgeving. Veel bedrijven ontdekken pas bij een storing dat de back-up onvolledig was of dat niemand weet hoe terugzetten werkt.
Van overzicht naar plan
Geef na deze zes punten elk systeem een van vier adviezen.
- Houden: het systeem doet zijn werk en past bij het proces
- Koppelen: het systeem is goed, maar gegevens worden met de hand overgenomen
- Vervangen: het systeem houdt het proces tegen of is twee keer aanwezig
- Opzeggen: het systeem wordt niet of nauwelijks gebruikt
Zet de adviezen in volgorde van opbrengst. Opzeggen en opschonen gaat snel, koppelen kost een paar weken, vervangen vraagt een eigen traject.
Het CRM verdient daarbij extra aandacht, omdat daar de meeste klantgegevens samenkomen en de meeste dubbele invoer zit. Twijfelt u of uw huidige pakket nog past, lees dan maatwerk of standaardpakket of bekijk Brixio, ons eigen CRM.
Wilt u dat wij de doorlichting doen en het plan opstellen? Bekijk onze dienst technische bedrijfsoptimalisatie.
