- Werken volgens een verouderd protocol is bij elke controle een bevinding
- Alleen de vrijgegeven versie hoort zichtbaar te zijn
- Wie wanneer welke versie heeft gevolgd, moet achteraf vast te stellen zijn
In onderzoek en in gereguleerde productie is het protocol leidend. Het wordt met zorg opgesteld, beoordeeld en vrijgegeven. Daarna wordt het als document gedeeld, en vanaf dat moment is er geen zekerheid meer over welke versie er in gebruik is.
Het probleem van documenten
Een protocol dat als bestand circuleert, bestaat binnen een maand in meerdere versies. Er staat er een op de gedeelde schijf, een in een mailbox en een uitgeprint bij de werkplek. Bij een wijziging worden ze niet alle drie bijgewerkt, en de uitgeprinte versie wordt zelden vervangen.
Wat versiebeheer moet doen
- Alleen de vrijgegeven versie tonen, met versienummer en vrijgavedatum zichtbaar.
- Vastleggen wie de vrijgave heeft gedaan en op basis waarvan.
- Bij het uitvoeren vastleggen welke versie van kracht was op dat moment.
- Melden aan wie het aangaat dat er een nieuwe versie is, met bevestiging van kennisname.
Kennisname vastleggen
Bij een controle telt of de uitvoerenden op de hoogte waren van het protocol, niet alleen of het protocol zelf actueel was. Een bevestiging van kennisname, gekoppeld aan de versie, is daarvoor het eenvoudigste bewijs en kost de medewerker een klik.
Bewaren wat gold
Oude versies moeten bewaard blijven, want bij een vraag over een resultaat van twee jaar geleden telt het protocol dat toen gold. Het systeem bewaart daarom de hele reeks versies, met de periode waarin elke versie van kracht was.
