- Twee administraties naast elkaar leveren verschillen op die niemand kan verklaren
- Maak de registratie op de werkvloer leidend voor de verantwoording
- Controleer op volledigheid op het moment van vastleggen, niet aan het eind van de periode
Bij veel zorgorganisaties bestaat er een systeem waarin de zorg wordt vastgelegd en een tweede waarin de verantwoording richting de financier wordt opgebouwd. Aan het eind van elke periode moeten die twee op elkaar aansluiten, en dat kost dagen.
Waarom de verschillen ontstaan
De verschillen ontstaan doordat beide administraties op een ander moment worden bijgewerkt door andere mensen met een ander doel. De een legt vast wat er is gedaan, de ander wat er declarabel is. Dat is niet hetzelfde, en het verschil is legitiem. Het probleem is dat niemand achteraf kan uitleggen waar het verschil precies zit.
Een bron met een afleiding
De werkbare opzet is een bron en een afleiding. De registratie op de werkvloer is de waarheid. De verantwoording wordt daaruit berekend volgens regels die zijn vastgelegd. Wijkt er iets af, dan is dat een bewuste correctie met een reden erbij, en die correctie is achteraf zichtbaar.
Controle op het juiste moment
- Ontbrekende gegevens melden bij het vastleggen, wanneer de zorgverlener het nog weet.
- Onwaarschijnlijke combinaties direct signaleren in plaats van bij de periodeafsluiting.
- Een dagelijks overzicht van wat er nog incompleet is, per team.
- De periodeafsluiting reduceren tot een controle in plaats van een reconstructie.
Wat het oplevert
De afsluiting gaat van dagen naar uren en de verschillen zijn verklaarbaar. Bij een controle door de financier is dat het verschil tussen een gesprek over de inhoud en een gesprek over de betrouwbaarheid van uw administratie.
