- Als vastleggen een aparte taak is, gebeurt het aan het eind van de dienst
- Registratie hoort onderdeel te zijn van de handeling zelf
- Alles wat het systeem al weet, moet niet gevraagd worden
In de zorg wordt veel geregistreerd en weinig met plezier. Dat komt zelden doordat men het nut niet ziet. Het komt doordat registreren in de meeste systemen een aparte handeling is die plaatsvindt nadat het werk is gedaan, op een computer die ergens anders staat.
Waarom achteraf invullen misgaat
Wie aan het eind van de dienst zes cliënten reconstrueert, vult in wat hij zich herinnert. Dat is niet onwaar maar wel onvolledig, en het duurt lang. Het gevolg is dat de registratie tegelijk als tijdrovend wordt ervaren en als onbetrouwbaar wordt behandeld, en dat is de slechtste combinatie die er is.
Registreren tijdens het werk
- Op het toestel dat de zorgverlener toch al bij zich heeft.
- Met de cliënt en het tijdstip al ingevuld door het systeem.
- Met de handelingen die bij deze cliënt gebruikelijk zijn bovenaan.
- Met bevestigen als hoofdhandeling en invullen als uitzondering.
Het verschil met een digitaal formulier
Veel systemen hebben het papieren formulier een op een digitaal gemaakt. Dat is geen verbetering: dezelfde velden op een kleiner scherm kosten meer tijd dan op papier. De winst zit in het weglaten van alles wat het systeem al weet en in het omkeren van invullen naar bevestigen.
Wat het oplevert
De registratie wordt vollediger en actueler, en de dienst eindigt niet meer met een half uur administratie. Voor een organisatie met honderd medewerkers is dat een aanzienlijke tijdwinst, maar het belangrijkste effect is dat de gegevens bruikbaar worden voor de verantwoording.
