- Verantwoording heeft alleen waarde als gegevens niet ongemerkt kunnen veranderen
- Corrigeren mag, maar de correctie moet zichtbaar blijven naast het origineel
- Wie, wat en wanneer hoort bij elke wijziging vastgelegd te worden
Een registratie die achteraf stilletjes kan worden aangepast, is bij een controle niets waard. Tegelijk moet er in de praktijk gecorrigeerd kunnen worden, want er worden nu eenmaal fouten gemaakt. De kunst zit in het verschil tussen corrigeren en overschrijven.
Corrigeren zonder wissen
Het uitgangspunt is dat een vastgelegde waarde blijft staan. Een correctie wordt een nieuwe regel die naar de oude verwijst, met een reden erbij. In het scherm ziet de gebruiker de actuele stand, maar de geschiedenis blijft opvraagbaar. Dat is bewerkelijker om te bouwen dan simpelweg overschrijven, en het is precies wat het verschil maakt bij een controle.
Wat er per wijziging vastligt
- Wie de wijziging heeft doorgevoerd, met de rol die deze persoon op dat moment had.
- Het tijdstip, vastgelegd door het systeem en niet door de gebruiker.
- De oude en de nieuwe waarde, allebei.
- De reden, waar dat relevant is, uit een korte vaste lijst met een vrij veld.
De valkuil van te veel vastleggen
Alles vastleggen klinkt veilig maar levert een berg op waarin niets terug te vinden is, en het vertraagt het systeem. Verstandiger is om per gegevenssoort te bepalen of de historie relevant is. Bij een productieregistratie of een dossier is dat vrijwel altijd zo, bij een zoekopdracht of een schermvoorkeur niet.
Bewaartermijnen horen erbij
Onveranderbaar betekent niet eeuwig. Er gelden bewaartermijnen, en bij persoonsgegevens is te lang bewaren ook een overtreding. Wij leggen daarom bij het ontwerp vast hoe lang welke categorie bewaard blijft en wat er daarna gebeurt, zodat dat niet iets is wat jaren later alsnog moet worden uitgezocht.
