- Herleidbaarheid is een keten van inkoop naar productie naar aflevering
- Elke registratie krijgt een tijdstip en een gebruiker, anders telt hij niet
- Vooruit en achteruit kunnen zoeken is de kern van het ontwerp
Bij een audit is de vraag zelden of u de gegevens heeft. De vraag is of u ze binnen redelijke tijd kunt tonen. Bedrijven die dat niet kunnen, verliezen dagen aan reconstructie en maken bij de auditor een slechtere indruk dan de feiten rechtvaardigen.
Waarom reconstructie zoveel tijd kost
In de meeste bedrijven staat de inkooppartij in de inkoopadministratie, de charge in het productiesysteem en de aflevering in de expeditie. Elk van die drie is op zichzelf netjes bijgehouden. Wat ontbreekt is de verbinding, en die moet dus met de hand worden gelegd, order voor order.
Wat een keten in de praktijk betekent
- Vanaf een inkooppartij kunt u vooruit kijken: in welke charges is dit verwerkt en waar is het heen gegaan.
- Vanaf een klacht kunt u achteruit kijken: welke charge is dit, en welke grondstoffen zitten erin.
- Elke stap draagt een tijdstip en de gebruiker die hem heeft vastgelegd.
- Deelleveringen worden apart vastgelegd, want anders breekt de keten bij de laatste schakel.
Het ontwerp bepaalt de snelheid
Herleidbaarheid achteraf op een bestaand systeem plakken werkt zelden. De koppeling tussen partij, charge en aflevering moet ontstaan op het moment dat de handeling plaatsvindt. Daarom richten wij dit in als voorwaarde bij het scannen, boeken en uitgeven, en niet als een rapportage die achteraf gegevens bij elkaar zoekt.
Wat het oplevert bij een audit
Een charge komt in een paar klikken naar boven, met alles wat eraan vastzit: grondstofpartijen, uitgevoerde handelingen, betrokken medewerkers, afnemers en verzenddata. Wat eerder dagen kostte, is een handeling van minuten. Dat scheelt tijd en geeft de auditor het gevoel dat de zaak op orde is.
