- Dezelfde gegevens op drie plekken leveren drie antwoorden op
- Wijs per gegevenssoort een bron aan en laat de rest volgen
- Dubbele invoer wegnemen is meestal de snelste winst
In vrijwel elk gegroeid productiebedrijf staan artikelgegevens op meerdere plekken. In het productiesysteem, in de boekhouding en in een werkblad dat de verkoop gebruikt. Alle drie kloppen ze, en alle drie geven ze een ander antwoord.
Waarom dit zelden opvalt
Zolang iedereen zijn eigen bron gebruikt, merkt niemand het verschil. Het komt aan het licht bij de jaarafsluiting, bij een klantklacht of wanneer iemand voor het eerst twee overzichten naast elkaar legt. Dan blijkt dat de discussie niet over de zaak gaat maar over welke cijfers kloppen, en dat is een gesprek waar niemand iets aan heeft.
De bron aanwijzen
De oplossing begint niet met techniek maar met een besluit: voor elke gegevenssoort wijst u aan waar hij thuishoort. Artikelgegevens in het ene systeem, klantgegevens in het andere, prijzen op een derde plek. Daarna zorgt een koppeling dat de overige systemen die bron volgen in plaats van hun eigen versie bij te houden.
Wat u daarbij tegenkomt
- Elke plek heeft net andere velden, dus er moet een vertaling worden vastgelegd.
- Er zijn altijd gegevens die nergens netjes thuishoren, en daar moet een keuze voor gemaakt worden.
- Iemand moet eigenaar worden van de bron, anders verzandt het beheer alsnog.
- Historische verschillen moeten eenmalig worden opgeruimd, en dat is handwerk.
De volgorde die werkt
Begin bij de gegevenssoort waar de meeste dubbele invoer op zit, meestal artikelen of relaties. Die eerste koppeling levert direct tijdwinst op en maakt het draagvlak voor de rest. Alles in een keer opschonen klinkt grondig maar levert een project op dat te lang duurt om vol te houden.
