- Elke afnemer hanteert zijn eigen artikelcodering voor hetzelfde product
- Die vertaling hoort in het systeem, niet in het hoofd van de binnendienst
- Een vertaaltabel per relatie is snel te bouwen en voorkomt veel fouten
Zodra u aan grotere afnemers levert, komt u het tegen. Uw artikel heeft een nummer, de klant heeft er een ander voor, en op de order staat alleen dat van de klant. Iemand op de binnendienst weet hoe dat zit, of zoekt het op in een bestand dat ooit is aangelegd.
Waarom dit meer kost dan het lijkt
De vertaling zelf duurt seconden. De kosten zitten in wat eromheen gebeurt: een verkeerd gekozen artikel dat als retour terugkomt, een order die blijft liggen omdat de vaste medewerker afwezig is, en de onmogelijkheid om orderinvoer te automatiseren zolang die kennis niet vastligt. Dat laatste is het duurst, want het blokkeert elke vervolgstap.
Hoe een vertaaltabel werkt
Aan elk artikel hangt per relatie een alternatieve code, en daarnaast eventueel een afwijkende omschrijving, verpakkingseenheid of prijsafspraak. Komt er een order binnen, dan zoekt het systeem eerst op de code van die klant en pas daarna op uw eigen nummering. Wordt er niets gevonden, dan komt de regel op een controlescherm in plaats van dat de order vastloopt.
De tabel gevuld krijgen
- Begin bij de tien afnemers die samen het grootste deel van uw orders leveren.
- Vul de codes bij de eerstvolgende order aan in plaats van vooraf alles te verzamelen.
- Laat het systeem voorstellen doen op basis van eerdere orders, met bevestiging door een medewerker.
- Leg ook afwijkende verpakkingseenheden vast, want daar ontstaan de meeste leverfouten.
Wat het oplevert
De kennis is niet meer persoonsgebonden, retouren door verkeerde artikelkeuze nemen af en de weg naar geautomatiseerde orderverwerking ligt open. In de praktijk is dit vaak de goedkoopste stap met het grootste vervolgeffect, omdat elke verdere automatisering erop voortbouwt.
