- Vier orderkanalen leveren vier werkwijzen en vier soorten fouten op
- Herkenning vooraf betekent dat alleen uitzonderingen bij een mens komen
- Een koppeling per kanaal begint rond de 1.500 euro
Bij een groothandel die is doorgegroeid, komen orders binnen via de mail, aan de telefoon, via een webshop en via de klantportalen van de grotere afnemers. Elk kanaal heeft zijn eigen gewoontes en zijn eigen bewaker op de binnendienst. Het gevolg is dat de doorlooptijd van een order vooral afhangt van de route waarlangs hij binnenkomt.
Waarom overtypen zo hardnekkig is
Overtypen voelt overzichtelijk. Een medewerker leest een order, controleert of hij klopt en zet hem in het systeem. Het probleem is dat die controle en die invoer aan elkaar vastzitten: u kunt de invoer niet wegnemen zonder ook de controle te regelen. Daarom stranden veel automatiseringspogingen halverwege, want zodra er iets niet automatisch te herleiden valt, valt het hele proces terug op de oude route.
Herkennen, en alleen twijfel voorleggen
De werkende oplossing scheidt die twee. Alles wat het systeem met zekerheid kan herleiden, verwerkt het zelf: bekende afnemers, bekende artikelen, prijzen die binnen de afspraak vallen. Alles waarover twijfel bestaat, komt op een controlescherm terecht met de reden erbij. Uw medewerker beoordeelt dan tien afwijkingen in plaats van tweehonderd orders in te voeren.
Wat er per kanaal nodig is
- Mail: herkenning van bijlagen en van vaste opmaak per afnemer.
- Klantportaal: een koppeling die orders ophaalt en statussen terugmeldt.
- Webshop: een directe koppeling naar uw voorraad en prijzen.
- Telefoon: een invoerscherm dat net zo snel is als de bestaande werkwijze.
Wat het oplevert
Bedrijven die dit doorvoeren zien de orderbevestiging van dagen naar dezelfde dag gaan, en de binnendienst verschuift van invoerwerk naar het bewaken van uitzonderingen en openstaande posten. Even belangrijk: groei kost geen extra binnendienst meer, omdat het aantal uitzonderingen niet evenredig meegroeit met het aantal orders.
