- Batchregistratie koppelt grondstof, productie en aflevering aan elkaar
- De winst zit in registratie aan de bron, niet in een extra administratie
- Een eerste fase met batch en houdbaarheid start rond de 12.500 euro
In de levensmiddelendistributie is registratie geen administratieve bijkomstigheid maar een voorwaarde om te mogen leveren. Afnemers vragen om herleidbaarheid, de wet vraagt erom en bij een klacht moet u binnen uren kunnen aantonen waar een partij is gebleven. Toch gebeurt dat vastleggen in veel bedrijven nog met een combinatie van etiketten, mappen en een werkblad dat een enkele medewerker beheert.
Wat batchregistratie precies inhoudt
Batchregistratie is het vastleggen van welke partij grondstof in welke productiecharge terecht is gekomen, en naar welke afnemer die charge vervolgens is gegaan. Het gaat om een keten van drie schakels. Zolang een van die schakels in een apart systeem of op papier staat, is de keten niet doorzoekbaar en moet iemand hem met de hand reconstrueren.
Waar het in de praktijk misgaat
- De houdbaarheidsdatum staat op de verpakking maar nergens in het systeem, dus uitgifte op volgorde van houdbaarheid gebeurt op zicht.
- De inkooppartij is bekend bij inkoop, de charge bij productie en de aflevering bij expeditie, elk in een eigen bestand.
- Bij een deellevering wordt de charge niet apart vastgelegd, waardoor een pallet achteraf niet meer te herleiden is.
- De registratie kost het magazijn zoveel tijd dat er onderweg wordt afgeweken van het voorschrift.
Hoe wij dit inrichten
Het uitgangspunt is dat vastleggen onderdeel wordt van een handeling die toch al plaatsvindt. Bij ontvangst wordt de partij gescand, bij productie wordt de charge aan de gebruikte partijen gekoppeld en bij uitgifte hangt de charge aan de pakbon. Niemand voert iets dubbel in, en de keten ontstaat vanzelf. Uitgifte op houdbaarheid wordt daarmee een voorstel van het systeem in plaats van een beslissing van de heftruckchauffeur.
Wat het oplevert
Het duidelijkst merkbare verschil is de snelheid bij een klacht of een terugroepactie. Waar een reconstructie eerder een dag kostte, is de vraag welke afnemers een bepaalde partij hebben ontvangen een zoekopdracht van minuten geworden. Daarnaast neemt derving af, omdat uitgifte op houdbaarheid niet meer afhangt van wie er die dag in het magazijn staat.
Wat het kost
Een eerste fase met ontvangst, batchkoppeling en uitgifte op houdbaarheid, inclusief een koppeling met uw bestaande boekhouding, ligt doorgaans rond de twaalfduizend vijfhonderd euro en wordt werkend opgeleverd. Uitbreidingen zoals conditieregistratie of een portaal voor afnemers bouwen wij daarna in fases erbij.
