- Een melding achteraf is een constatering, geen signaal
- Stel grenzen in op zeventig en negentig procent van het budget
- Laat het signaal naar de behandelaar gaan, niet alleen naar de directie
Budgetbewaking wordt vaak ingericht als rapportage: aan het eind van de maand rolt er een overzicht uit met de opdrachten die over budget zijn. Dat is nuttig voor de verantwoording en nutteloos voor de sturing.
Het verschil tussen melden en signaleren
Een melding vertelt wat er is gebeurd. Een signaal vertelt wat er dreigt te gebeuren. Voor het tweede heeft u niet meer nodig dan een budget per opdracht en een drempel waarbij het systeem zich meldt. De techniek is eenvoudig, de organisatorische kant is dat minder, want er moet iemand zijn die op dat signaal handelt.
Waar u de grenzen legt
- Op zeventig procent: informatief, zodat de behandelaar weet waar hij staat.
- Op negentig procent: actie vereist, met een verplichte keuze tussen bijsturen of meerwerk bespreken.
- Bij overschrijding: zichtbaar in het opdrachtoverzicht totdat er een besluit is vastgelegd.
Naar wie het signaal gaat
Het meest gemaakte ontwerpfout is dat het signaal alleen bij de directie terechtkomt. Die kan er niets mee, want zij zit niet bij de klant. Het signaal hoort bij de behandelaar te liggen, met een afschrift naar de verantwoordelijke partner. Dan wordt het een werkinstrument in plaats van een controlemiddel.
Wat het oplevert
Het effect is meestal binnen een kwartaal zichtbaar in de afgeschreven uren. Niet omdat er harder gewerkt wordt, maar omdat het gesprek over meerwerk op het juiste moment plaatsvindt. Dat is bovendien een prettiger gesprek voor beide partijen dan een discussie over de eindafrekening.
