- Urenregistratie faalt zelden op techniek en bijna altijd op moeite
- Schrijven moet binnen de minuut kunnen, anders gebeurt het aan het eind van de week
- Uren die uit het hoofd worden ingevuld, kloppen structureel niet
Elk bureau heeft urenregistratie en bij elk bureau wordt erover geklaagd. Dat is opvallend, want de techniek is al twintig jaar opgelost. Het probleem zit ergens anders: schrijven kost moeite op een moment dat de adviseur met iets anders bezig is.
Waarom uit het hoofd invullen niet werkt
Wie op vrijdagmiddag de week reconstrueert, verdeelt de uren over de opdrachten waarvan hij zich herinnert dat hij eraan gewerkt heeft. Onderzoek naar tijdsbesteding laat consequent zien dat die reconstructie systematisch afwijkt, en meestal in het nadeel van de kleinere opdrachten. De cijfers waarop u stuurt, zijn dan niet fout maar wel scheef.
De eisen aan een scherm dat wel werkt
- Schrijven binnen de minuut, met de opdrachten van vandaag bovenaan.
- Bereikbaar op de telefoon, want daar is de adviseur wel op.
- Een start- en stopknop voor wie per taak werkt, en losse invoer voor wie dat niet doet.
- Direct zicht op wat er al geschreven is, want dat is de beste herinnering.
Invoeren zonder dat het als toezicht voelt
De toon waarop dit wordt ingevoerd, bepaalt of het slaagt. Wordt het gepresenteerd als controle op productiviteit, dan wordt er defensief geschreven en zijn de cijfers alsnog waardeloos. Wordt het gepresenteerd als middel om overschrijdingen op tijd te zien en meerwerk betaald te krijgen, dan is het belang van de adviseur hetzelfde als dat van het bureau.
Wat het koppelt
Urenregistratie levert pas rendement op als de uren doorlopen naar de facturatie en naar de budgetbewaking. Zolang iemand ze maandelijks overzet, blijft het een administratieve last. Die koppeling is doorgaans het eerste wat wij bouwen.
