- Declarabiliteit achteraf meten is verantwoorden, niet sturen
- De stand per opdracht hoort dagelijks zichtbaar te zijn
- Uren, budget en dossier moeten in dezelfde omgeving staan
Bij een adviesbureau, een accountantskantoor of een ingenieursbureau zit het resultaat in de verhouding tussen geschreven uren en gefactureerde uren. De meeste bureaus kennen die verhouding pas na de maandafsluiting, en dat is precies een maand te laat om er iets aan te doen.
Waarom de maandafsluiting te laat is
Een opdracht die uit de hand loopt, doet dat geleidelijk. In week twee zit u vijf procent boven budget, in week vier vijftien procent. Op dat moment is het gesprek met de klant nog goed te voeren. Twee maanden later is het meerwerk feitelijk al geleverd en staat u met lege handen, want de klant heeft er nooit opdracht voor gegeven.
Wat er dagelijks zichtbaar moet zijn
- Besteed budget tegenover afgesproken budget, per opdracht.
- Het aandeel geschreven uren dat daadwerkelijk declarabel is.
- Welke uren nog niet gefactureerd zijn en hoe oud die zijn.
- Welke opdrachten een grens naderen, met een signaal in plaats van een rapportage.
Waarom losse systemen dit niet oplossen
Vrijwel elk bureau heeft een urenpakket en een boekhoudpakket, en beide doen hun werk goed. Wat ontbreekt is het verband met het dossier. Zolang de afspraak met de klant in een mail staat en het budget in een werkblad, kan geen enkel systeem melden dat u eroverheen gaat.
Wat dit in de praktijk verandert
Bureaus die dit invoeren, zien niet zozeer meer omzet als wel minder afgeschreven uren. Overschrijdingen komen boven water terwijl er nog over te praten valt, en het gesprek met de klant gaat over de inhoud van het meerwerk in plaats van over een verrassing op de eindfactuur.
