- Een portaal vervangt de mailwisseling over stukken en status
- De winst zit vooral in minder vragen aan de binnendienst
- Een eerste versie begint rond de 4.500 euro
Stukken uitwisselen per mail werkt tot een bepaald volume. Daarna wordt het zoeken: welke versie is de laatste, is dat document nu wel of niet ontvangen, en in welke draad stond die bijlage ook alweer. Voor uw klant geldt precies hetzelfde, met als verschil dat die u erover belt.
Wat een portaal oplost
- Documenten hebben een vaste plek met een zichtbare versiehistorie.
- De klant levert stukken aan waar ze horen in plaats van in een mail.
- De stand van zaken is zelf op te zoeken, dus daar wordt niet meer over gebeld.
- Facturen en betalingsstatus staan op dezelfde plek als het dossier.
Wat een portaal niet oplost
Een portaal maakt een rommelig proces niet netjes. Als intern onduidelijk is wie een dossier behandelt of wanneer een stuk als ontvangen geldt, wordt dat in een portaal alleen maar zichtbaarder. Wij bekijken daarom eerst het proces en pas daarna het scherm.
Bouwen op wat er al staat
Een portaal hoeft geen nieuw systeem te zijn. In de meeste gevallen haalt het zijn gegevens uit de systemen die u al gebruikt, zodat er geen tweede administratie ontstaat. Dat scheelt in de bouwkosten en het voorkomt dat medewerkers dingen op twee plekken moeten bijhouden.
Kosten en uitbreiding
Een eerste versie met dossier, documenten en facturen begint rond de vierduizend vijfhonderd euro. Uitbreidingen zoals digitale ondertekening, meldingen bij nieuwe stukken of online betaling bouwen wij daarna in fases erbij, telkens met iets werkends als resultaat.
