- Elk land en elke afnemer vraagt een eigen set documenten
- Leg de regel vast in het systeem, niet in een werkinstructie
- De order bepaalt dan zelf welke stukken nodig zijn
Een handelsbedrijf dat binnen Nederland levert, heeft aan een pakbon en een factuur genoeg. Zodra er over de grens wordt geleverd, komt daar per bestemming een set stukken bij, en die set verschilt per land, per goederensoort en soms per afnemer.
Waarom werkinstructies hier falen
De gebruikelijke oplossing is een map met werkinstructies per land. Die wordt gelezen bij indiensttreding en daarna niet meer. De kennis zit in de twee mensen die het dagelijks doen, en bij hun afwezigheid gaat het mis of blijft de order liggen. Dat is geen kennisprobleem maar een plaatsingsprobleem: de kennis staat op de verkeerde plek.
De regel in het systeem
- Per bestemming welke documenten verplicht zijn.
- Per goederensoort welke aanvullende stukken nodig zijn.
- Per afnemer welke afwijkende eisen gelden bovenop de landelijke.
- Welke gegevens nodig zijn om die stukken te kunnen maken, met controle vooraf.
Controle voor de order de deur uitgaat
Het praktische verschil is dat het systeem bij het aanmaken van de order al meldt welke gegevens ontbreken. Een ontbrekend nummer of een onbekende goederencode komt dan aan het licht op het moment dat er nog rustig tijd is om het uit te zoeken, in plaats van als de vrachtwagen voor de deur staat.
Wijzigingen bijhouden
Eisen veranderen. Als ze in het systeem staan, is een wijziging een aanpassing op een plek die direct voor iedereen geldt. Staan ze in werkinstructies, dan is een wijziging een mail die sommigen lezen. Dat verschil merkt u pas als er iets verandert, en dan is het te laat om het nog anders in te richten.
