- De ene klant wil per project factureren, de andere per regel of per periode
- Leg die voorkeur per relatie vast in plaats van per factuur handmatig aan te passen
- Afwijkende opbouw is de meest voorkomende reden dat facturen blijven liggen
Facturen worden zelden betwist om het bedrag. Ze worden betwist om de opbouw: de klant kan niet controleren waar het over gaat, mist een referentie of krijgt regels bij elkaar die in zijn administratie apart moeten. Het gevolg is een factuur die blijft liggen en een debiteurentermijn die oploopt.
Wat er per afnemer kan verschillen
- Groepering: per project, per orderregel, per leverdatum of per kostenplaats.
- Verplichte referenties: inkoopordernummer, kostenplaats of contractnummer.
- Frequentie: per zending, wekelijks of maandelijks verzameld.
- Aanleverwijze en formaat, want steeds meer afnemers accepteren alleen elektronische facturen.
Waarom handmatig aanpassen niet houdbaar is
Bij vijf afnemers met een eigen wens is handmatig aanpassen te doen. Bij vijftig is het een dagtaak en een bron van fouten, en het blokkeert bovendien elke vorm van automatische facturatie. Zolang iemand elke factuur moet nalopen, kunt u het proces niet versnellen.
De referentie is het belangrijkste
Van alle punten is de verplichte referentie de meest onderschatte. Een factuur zonder het juiste inkoopordernummer wordt bij grotere afnemers automatisch geweigerd, ongeacht of de levering klopt. Door die referentie al bij de order verplicht te stellen, voorkomt u het probleem aan de voorkant.
Wat het oplevert
Bedrijven die dit doorvoeren, zien de gemiddelde betaaltermijn merkbaar korter worden. Niet doordat klanten sneller betalen, maar doordat er minder facturen zijn die eerst een ronde vragen en antwoorden moeten doorlopen voordat ze in behandeling komen.
