- Het misgaan zit zelden in het transport en bijna altijd in de papieren
- Vijf punten waar het in de praktijk vastloopt
- Voorkomen kan aan de voorkant, bij het aanmaken van de order
Leveren aan Belgische en Duitse afnemers is voor bedrijven in deze regio dagelijkse praktijk. De rit is niet het probleem, de administratie eromheen wel, en de kosten van een fout zijn hoger dan bij een binnenlandse levering omdat de zending onderweg kan blijven staan.
Vijf punten waar het misgaat
- Een ontbrekend of onjuist btw-identificatienummer van de afnemer.
- Een goederencode die niet klopt of ontbreekt, waardoor de inklaring vastloopt.
- Bewijs van vervoer dat niet is bewaard, wat bij een controle achteraf een probleem wordt.
- Een factuur die niet voldoet aan wat de afnemer administratief nodig heeft.
- Afwijkende verpakkings- of etiketteringseisen die pas bij aankomst blijken.
Alles wijst naar de voorkant
Wat deze vijf gemeen hebben, is dat ze allemaal aan de voorkant te ondervangen zijn. Op het moment dat de order wordt aangemaakt, is bekend waar hij heen gaat en wat erin zit. Op dat moment kan het systeem controleren of alle benodigde gegevens er zijn, en anders melden wat er ontbreekt.
Bewijs van vervoer
Het punt dat het vaakst wordt onderschat is het bewaren van vervoersbewijs. Bij een controle jaren later moet u kunnen aantonen dat de goederen het land daadwerkelijk hebben verlaten. Als dat bewijs in een mailbox van een oud-medewerker zit, heeft u een probleem dat aanzienlijk duurder is dan het vastleggen ervan zou zijn geweest.
Wat u erin moet investeren
De controles aan de voorkant zijn doorgaans onderdeel van een bredere orderinrichting en vragen geen apart project. Waar het wel om een losse koppeling gaat, bijvoorbeeld met een inklaringspartij, ligt dat vanaf ongeveer vijftienhonderd euro en verdient het zich terug bij de eerste zending die niet blijft staan.
