- Een werkinstructie wordt eenmaal gelezen en daarna zelden geraadpleegd
- Kennis hoort op de plek te staan waar het werk gebeurt
- Het systeem moet de volgorde bewaken, niet de medewerker
Elk bedrijf van enige omvang heeft werkinstructies. Ze zijn met zorg geschreven, ze staan op een gedeelde schijf en ze worden niet gebruikt. Dat is geen luiheid: wie midden in het werk zit, gaat geen document opzoeken om te controleren of hij een stap vergeet.
Waar de kennis wel terechtkomt
In de praktijk verhuist de kennis naar de mensen die het werk het langst doen. Dat werkt goed en het is tegelijk uw grootste risico. Bij ziekte, vertrek of vakantie zakt de kwaliteit in, en bij groei is het niet over te dragen aan het tempo waarin u nieuwe mensen aanneemt.
Kennis verplaatsen naar het proces
- Verplichte velden die aangeven wat er bij dit type order nodig is.
- Volgorde die het systeem bewaakt, zodat een stap niet overgeslagen kan worden.
- Voorstellen op basis van eerdere gevallen, met bevestiging door een mens.
- Uitleg op het scherm bij de velden die verkeerd worden ingevuld, in plaats van in een document elders.
Niet alles hoeft in het systeem
Er blijft vakkennis die zich niet laat vastleggen, en dat is prima. Het gaat om de procedurele kennis: welke stap wanneer, welk document waarbij, welke controle voor de vrijgave. Dat is het deel dat nieuwe medewerkers maanden kost en dat het systeem kan overnemen.
Wat u ermee wint
Het meest tastbare effect is dat de inwerktijd korter wordt en dat de kwaliteit niet meer afhangt van wie er die dag werkt. Voor bedrijven die moeite hebben met het vinden van personeel, is dat vaak de doorslaggevende reden om ermee te beginnen.
