- Drie landen betekent drie sets regels voor documenten en facturatie
- Leg die regels vast in het systeem, niet in drie werkwijzen
- De order bepaalt dan zelf wat er nodig is
Voor bedrijven in de grensstreek is leveren aan Duitsland en België dagelijkse praktijk. Elk land brengt eigen eisen mee aan documenten, facturatie en soms aan verpakking. De gebruikelijke oplossing is dat de binnendienst per land een andere werkwijze aanhoudt.
Waarom drie werkwijzen niet houdbaar zijn
Drie werkwijzen betekent dat een medewerker drie keer zoveel moet weten, dat inwerken langer duurt en dat vervanging bij afwezigheid lastig is. Bovendien is er geen manier om te controleren of de juiste werkwijze is gevolgd, behalve door achteraf te kijken of er iets misging.
De regels in het systeem
- Per land welke documenten verplicht zijn en welke gegevens daarvoor nodig zijn.
- Per land de btw-behandeling en de controle op het identificatienummer van de afnemer.
- Per afnemer aanvullende eisen, want die gaan vaak verder dan de landelijke.
- Welk factuurformaat en welke aanleverwijze er geldt.
Controle aan de voorkant
Het praktische verschil is dat het systeem bij het aanmaken van de order meldt wat er ontbreekt. Een onjuist identificatienummer of een ontbrekende goederencode komt aan het licht terwijl er nog tijd is, in plaats van bij de inklaring of maanden later bij een controle.
Bewijs bewaren
Bij intracommunautaire levering moet u jaren later kunnen aantonen dat de goederen het land hebben verlaten. Dat bewijs komt binnen bij de expeditie en hoort automatisch aan de zending gekoppeld te worden. Zit het in een mailbox, dan heeft u een risico dat pas zichtbaar wordt als het te laat is om er iets aan te doen.
