- Als kantoor en werkvloer verschillende cijfers zien, gaat het gesprek over de cijfers
- Wijs per gegevenssoort een bron aan en laat de rest volgen
- Actualiteit is belangrijker dan precisie
Een vestigingsleider kijkt naar zijn kassasysteem, het hoofdkantoor kijkt naar de rapportage, en de twee komen niet overeen. Dat is een van de meest voorkomende bronnen van wrijving tussen kantoor en werkvloer, en het gesprek gaat vervolgens over wiens cijfers kloppen in plaats van over de zaak.
Waar de verschillen vandaan komen
- Verschillende peilmomenten: het ene systeem werkt bij om middernacht, het andere realtime.
- Verschillende definities: telt een retour mee in de omzet van de dag of van de oorspronkelijke verkoop?
- Verschillende afbakening: hoort een online bestelling die in de winkel wordt afgehaald bij de winkel of bij online?
- Correcties die op een plek worden doorgevoerd en op de andere niet.
Definities eerst, techniek daarna
De meeste van deze verschillen zijn geen technisch probleem maar een definitiekwestie. Voordat er een koppeling wordt gebouwd, moet er een besluit liggen over wat omzet is, wanneer die telt en waar die wordt toegerekend. Zonder dat besluit bouwt u een koppeling die twee verschillende antwoorden netjes synchroniseert.
Actualiteit boven precisie
Voor sturing op de werkvloer is een cijfer van een uur geleden dat op vijf procent nauwkeurig is, bruikbaarder dan een exact cijfer van gisteren. De boekhouding vraagt om precisie, de vestiging om actualiteit. Dat zijn twee rapportages uit dezelfde bron, en niet twee systemen.
Wat het oplevert
Als iedereen dezelfde cijfers ziet, gaat het maandgesprek over wat er te doen is in plaats van over de betrouwbaarheid van het overzicht. Dat klinkt bescheiden en het is bij organisaties met meerdere vestigingen een van de merkbaarste verbeteringen.
