- Bij producten die dagen meegaan is een administratie van gisteren waardeloos
- Registreren moet meelopen met de handeling in het magazijn
- Uitgifte op houdbaarheid hoort een voorstel te zijn, geen keuze
In de agrofood is tijd een eigenschap van het product. Een partij die vandaag prima is, is over vier dagen afval. Dat maakt de eis aan de administratie anders dan in vrijwel elke andere sector: het gaat niet om nauwkeurigheid achteraf maar om actualiteit nu.
Waarom een dagelijkse verwerking niet volstaat
Veel bedrijven verwerken ontvangsten en uitgiftes aan het eind van de dag. Dat is administratief netjes en operationeel te laat, want gedurende de dag verkoopt de binnendienst op cijfers van gisteren. Bij een product met een houdbaarheid van vijf dagen is dat twintig procent van de levensduur.
Registreren waar het gebeurt
- Ontvangst wordt geboekt bij het lossen, met de houdbaarheidsdatum erbij.
- Uitgifte wordt geboekt bij het picken, niet bij het maken van de vrachtbrief.
- Verplaatsingen tussen locaties worden gescand.
- Afkeur en derving worden vastgelegd op het moment dat het wordt geconstateerd.
Dat laatste punt wordt overgeslagen
Derving wordt in de praktijk vaak pas bij de telling zichtbaar. Dan weet u wel dat er iets weg is maar niet waarom of wanneer. Door het bij constatering vast te leggen met een korte reden, ziet u binnen een kwartaal waar het verlies werkelijk ontstaat: bij ontvangst, in de opslag of bij de uitgifte.
Wat het oplevert
De verkoop werkt met actuele cijfers en de uitgifte gaat op volgorde van houdbaarheid zonder dat iemand daarop hoeft te letten. Bij producten met korte houdbaarheid is de afname van derving doorgaans de post die de investering in zijn eentje verantwoordt.
