- Bijna elk gegroeid bedrijf heeft een schil van werkbladen rond het hoofdpakket
- De kosten zitten in tijd, in fouten en in afhankelijkheid van een paar mensen
- Reken het uit voordat u besluit of vervangen of aanvullen loont
Vrijwel elk bedrijf dat is gegroeid op een standaardpakket heeft er een laag omheen gebouwd. Een werkblad voor de planning, een tweede voor de marges, een derde om de facturatie voor te bereiden. Elk bestand is ooit ontstaan omdat het pakket iets niet kon, en samen vormen ze een schaduwsysteem waar niemand eigenaar van is.
Waarom die laag onzichtbaar blijft
De kosten van die schil staan nergens in de boekhouding. Er is geen factuur en geen licentie. De kosten zitten in uren die als normaal worden ervaren, in fouten die als incident worden afgedaan en in het feit dat een paar mensen onmisbaar zijn geworden. Precies daarom wordt er zelden op gestuurd.
Zo rekent u het uit
- Tel hoeveel uur per week aan het bijwerken en controleren van die bestanden opgaat.
- Schat hoeveel fouten er per maand uit voortkomen en wat een gemiddelde fout kost aan herstel of aan creditering.
- Kijk hoeveel mensen zonder hulp met het bestand kunnen werken. Is dat er een, dan heeft u een risico dat geld waard is.
- Tel op hoeveel tijd het inwerken van een nieuwe medewerker kost door die schil.
Een voorbeeld
Twaalf uur per week aan bijwerken en controleren, tegen een belast tarief van vijftig euro, is ruim eenendertigduizend euro per jaar. Daar komen de herstelkosten bij en de weken vertraging bij vakantie of ziekte van de beheerder. Bij dat soort bedragen is de vraag niet of automatisering loont, maar welk deel u als eerste aanpakt.
Vervangen is niet altijd het antwoord
Uit zo een berekening volgt niet automatisch dat het hoofdpakket eruit moet. Vaak zit tachtig procent van de last in twee of drie bestanden, en is die last weg te nemen met een afgebakende toepassing of een koppeling van enkele duizenden euro. Wij kijken bewust eerst naar die route, omdat hij sneller resultaat geeft en minder risico draagt.
