- Bij de eindafrekening wint de partij met de beste vastlegging
- Onderbouwing ontstaat tijdens het project, niet erna
- Tijd, plaats, beeld en akkoord zijn samen genoeg
In de bouw en afbouw verdwijnt de marge zelden in de calculatie. Zij verdwijnt in het meerwerk dat wel is uitgevoerd maar niet is vastgelegd. Bij de eindafrekening staat het woord van de uitvoerder tegenover dat van de opdrachtgever, en dan is de uitkomst voorspelbaar.
Waarom achteraf verzamelen niet lukt
Na oplevering is de situatie op locatie veranderd, staan de betrokkenen op een ander project en zijn de details vervaagd. Wat overblijft is een aantekening in een agenda en een herinnering. Dat is geen onderbouwing, en dat weet de opdrachtgever ook.
Wat er op het moment zelf vast moet liggen
- Wat er is gevraagd, in de woorden van de opdrachtgever en niet in vaktermen.
- Beeldmateriaal van de situatie, met tijdstip en locatie automatisch erbij.
- Wie op locatie akkoord heeft gegeven, met een handtekening op het scherm.
- De koppeling met het bestek of de oorspronkelijke opdracht, zodat de afwijking zichtbaar is.
Minderwerk hoort er ook bij
Bedrijven leggen meerwerk vast en vergeten minderwerk. Dat lijkt in uw voordeel, maar het ondermijnt uw positie: een opdrachtgever die ziet dat u alleen registreert wat u extra in rekening brengt, gaat elke post wantrouwen. Wie beide vastlegt, voert een ander gesprek.
Doorwerken naar de afrekening
Vastleggen heeft alleen zin als het meerwerk automatisch aan het project hangt en op de eindafrekening verschijnt. Anders ligt de onderbouwing in een app en de factuur in de boekhouding, en moet iemand die alsnog bij elkaar zoeken. Die doorwerking is het deel dat wij het eerst inrichten.
