- Calculatie en werkelijkheid lopen uiteen zodra het project loopt
- Houd de afwijking zichtbaar terwijl er nog gestuurd kan worden
- Meer- en minderwerk hoort in dezelfde stand te zitten
Bij bouw- en vastgoedprojecten wordt vooraf gecalculeerd en achteraf nagerekend. Tussen die twee momenten zit de looptijd, en in die periode wordt bepaald of het project geld oplevert. Wie pas na oplevering rekent, verantwoordt alleen nog.
De stand moet meelopen
Een werkbare opzet houdt per kostenpost drie getallen bij: wat er is gecalculeerd, wat er is verplicht en wat er is besteed. Dat derde getal is wat de boekhouding kent, dat tweede is wat er al is toegezegd aan onderaannemers en leveranciers, en juist het verschil daartussen bepaalt of u nog kunt bijsturen.
Waarom verplichtingen zo belangrijk zijn
- Een getekende onderaannemersovereenkomst is een uitgave, ook zonder factuur.
- Zonder verplichtingen ziet u een overschrijding pas als de facturen binnenkomen.
- Bij lange doorlooptijden zit daar maanden tussen.
- Op dat moment is de verplichting al aangegaan en valt er niets meer aan te doen.
Meer- en minderwerk hoort erbij
Een project dat boven calculatie uitkomt door goedgekeurd meerwerk, is geen probleem. Een project dat er evenveel boven zit door uitloop, is dat wel. Zolang beide in een getal zitten, kunt u die twee niet uit elkaar houden en stuurt u op een cijfer dat niets zegt.
Wat het oplevert voor de volgende calculatie
Na een aantal afgeronde projecten ziet u waar de calculatie structureel afwijkt: op welke posten, bij welk type project en bij welke onderaannemers. Dat maakt de volgende calculatie scherper, en bij projectmatig werken is dat op termijn meer waard dan de bijsturing op het lopende project.
