- Achteraf stukken najagen kost meer tijd dan het werk zelf
- Maak een compleet dossier de voorwaarde om te kunnen afmelden
- Wat ontbreekt moet met naam genoemd worden, niet als algemene melding
Opdrachtgevers in de energie- en netwerktechniek verlangen per opdracht een dossier: beeldmateriaal van de situatie voor en na, meetwaarden, gebruikte materialen en een ondertekende oplevering. Bij veel aannemers wordt dat dossier op kantoor samengesteld uit wat de monteur heeft aangeleverd.
Waarom dat een dure werkwijze is
De monteur staat op de volgende locatie, dus ontbrekende gegevens moeten telefonisch worden nagevraagd of vragen om een tweede bezoek. Bij tien procent van de opdrachten is dat al een aanzienlijke kostenpost, en de facturatie schuift ondertussen op omdat het dossier niet compleet is.
De omkering
Maak het dossier de voorwaarde om af te kunnen melden. De monteur kan de opdracht pas sluiten als alles wat vereist is aanwezig is. Dat klinkt streng en het is in de praktijk juist prettiger, want hij hoeft er daarna nooit meer op terug te komen.
Wat het scherm moet doen
- Tonen wat er nog ontbreekt, met naam en toenaam in plaats van een algemene foutmelding.
- Beeldmateriaal met tijdstip en locatie automatisch vastleggen, zonder extra handeling.
- Meetwaarden waar mogelijk rechtstreeks uit de apparatuur overnemen.
- Een uitzonderingsroute voor gevallen waarin iets werkelijk niet kan, met vastlegging van de reden.
Wat het verandert
Het dossier is compleet op het moment van afmelden, de factuur kan direct de deur uit en narapportage vervalt. Bij bedrijven die honderden opdrachten per maand uitvoeren, is dat het verschil tussen een administratie die achterloopt en een die bij is.
