- Verstuurd is niet hetzelfde als aangekomen of geaccepteerd
- Houd per bericht de hele levenscyclus bij
- Zonder overzicht zoekt u bij een klacht in logbestanden
Een statusbericht doorloopt meer stappen dan de meeste systemen bijhouden. Het wordt aangemaakt, verstuurd, ontvangen, gevalideerd en geaccepteerd of afgekeurd. In veel koppelingen wordt alleen de eerste stap vastgelegd, en dan denkt u dat het goed is gegaan terwijl de tegenpartij het bericht heeft geweigerd.
Wat er per bericht vast hoort te liggen
- Wanneer het is aangemaakt en op basis van welke gebeurtenis.
- Wanneer het is verstuurd en naar welke bestemming.
- Wat de tegenpartij heeft teruggegeven, letterlijk en niet samengevat.
- Of het definitief geaccepteerd is, en zo niet, waarom niet.
Een scherm in plaats van logbestanden
De praktische winst zit in een overzicht dat een medewerker kan bekijken zonder technische kennis. Belt een opdrachtgever dat hij een melding mist, dan is de vraag binnen een minuut te beantwoorden in plaats van dat er iemand in logbestanden moet duiken. Dat scheelt tijd en het scheelt vooral in hoe u overkomt.
Afgekeurde berichten afhandelen
Afkeur is normaal en hoort een werkstroom te hebben: het bericht komt in een wachtrij, met de reden van de tegenpartij erbij, en een medewerker corrigeert en verstuurt opnieuw. Zonder die werkstroom blijven afgekeurde berichten liggen tot iemand er toevallig over struikelt.
Bewaken op stilte
Naast bewaking op fouten hoort er bewaking op uitblijven te zijn. Als er van een opdrachtgever normaal gesproken elk uur berichten binnenkomen en er is twee uur niets, dan is er iets aan de hand. Die controle is eenvoudig te bouwen en vangt de storing die anders het langst onopgemerkt blijft.
