- Specialisten zijn schaars en projecten schuiven altijd
- Plan op vakgebied en beschikbaarheid, niet op gemiddelden
- Een planning zonder werkelijke uren is een aanname
Bij engineering en technische dienstverlening zit de capaciteit in mensen met specifieke kennis. Er zijn er per vakgebied een paar, projecten schuiven en de vraag komt in golven. Een planning die daar geen rekening mee houdt, klopt op maandag en niet meer op woensdag.
Waarom plannen op gemiddelden misgaat
Veel planningen rekenen met beschikbare uren per medewerker per week. Dat gaat voorbij aan het feit dat niet iedereen alles kan. Vier beschikbare engineers zijn geen vier inzetbare engineers als het project om een specifiek vakgebied vraagt waar er maar een van is.
Wat er in de planning hoort
- Vakgebied per medewerker, met onderscheid tussen kan zelfstandig en kan onder begeleiding.
- Werkelijke beschikbaarheid, inclusief verlof, opleiding en toegezegde uren aan andere projecten.
- Voorspelde vraag per vakgebied, uit de projecten die in de offertefase zitten.
- Wat er gebeurt als een project schuift, want dat is de meest voorkomende gebeurtenis.
De offertefase hoort erbij
Een veelgemaakte fout is om alleen bevestigde projecten te plannen. In de praktijk bepaalt juist de offerteportefeuille of u over drie maanden mensen tekortkomt. Door offertes met een kansinschatting mee te nemen, ziet u een capaciteitsprobleem aankomen op het moment dat u er nog iets aan kunt doen.
Beginnen bij de urenregistratie
Ook hier geldt dat planning zonder registratie een aanname blijft. Wij beginnen daarom meestal met uren per project en per vakgebied. Na een kwartaal weet u wat een bepaald type project werkelijk vraagt, en pas dan wordt een capaciteitsplanning meer dan een schema.
